電子メールは、私たちが思っている以上に物理的な郵便に似ています。おそらく、大量の 不要な電子メールを 受け取ることになるでしょう。しかし、文字通り、処分するまでメールボックスがいっぱいになる物理的な郵便とは異なり、未読の電子メールは永遠に積み重なったままにしておくことができます。そんなことは起こらないでください。
メールが受信箱に届いたら、いくつかの選択肢があります。電子メールを開いて読むことも、すぐに アーカイブまたは削除 すること も、完全に無視して未読のまま放置することもできます。その最後の選択についてお話したいと思います。
メールを「未読」のままにしてしまうのはなぜですか?
電子メールの興味深い点は、人によって使い方が少しずつ異なることです。未読メールが何千通も残る人もいれば、簡単に「 受信トレイ ゼロ 」を維持できる人もいるのはこのためです。
誰かが意図的にメールを「未読」のままにする理由はいくつかあります。最も一般的なのは、後で読む予定であり、忘れたくないということです。これは基本的に、未読メールを一種の To-Do リストとして使用することです。
もう 1 つの主な理由は、単にメールを無視することです。受信トレイには件名と送信者が表示されますが、電子メールを読んだり、やり取りしたりすることに興味がありません。これで対話は終了し、次の作業に進みます。
人々がメールを未読のままにする主な理由は、スペクトルの正反対にあります。 1 つは後で使用するために保存し、もう 1 つは決して保存しないことです。しかし、受信トレイではこれらのメールはすべて同じように見えるため、実際にどれを読みたかったのかを知ることがさらに難しくなりました。そしてその数は増え続けています。
もっと良い方法があります
問題は、インターネット上のすべての電子メール サービスには、この問題を解決するために設計された機能があるということです。私はアドオンやサードパーティのコンパニオン アプリについて話しているのではありません。非常に基本的なコア電子メール機能だけです。
まず、後でアクションを起こすためにメールを未読のままにしておくのは本質的に何も悪いことではないと言いたいです。私もいつもそうしています。問題となるのは、メールを無視した結果、メールが未読のままになっている場合だけです。これでは、受信トレイを ToDo リストとして使用する目的が完全に無効になります。
どうでもいいメールには一秒たりとも費やしたくないという気持ちはわかります。しかし、長期的には自分自身にとって物事をさらに困難にするだけです。最善の方法は、「既読としてマーク」をクリックするか、すぐに アーカイブ/削除すること です。はい、これには多少の努力が必要ですが、長期的には受信トレイが使いやすくなります。
他にできることは、後で読みたいメールに「スター」を付けることです。これにより、後でどのメールに対処する必要があるかがさらに明確になります。ほとんどの受信トレイには、スター付きメール用の別のセクションもあります。そのため、余分な未読メールがたくさんある場合でも、どのメールが重要であるかがわかります。
受信トレイがすでに混乱している場合はどうすればよいですか?
まっ白な状態から始めているのであれば、すべて問題ありませんが、受信トレイがすでに未読のメールで溢れている場合はどうなるでしょうか?これはよくある苦境です。自分で穴を掘ってしまいましたが、簡単に抜け出す方法はないようです。
まあ、それは本当です。簡単な方法はありません。すべてのメールに目を通し、どれが重要かを確認するには時間がかかります。ただし、おそらくそれはスキップできます。未読のメールが大量に溜まっている場合、それらは最初からそれほど重要ではなかった可能性があります。
ソリューション？すべての電子メールを選択し、 既読としてマークします 。そう、これは核の選択肢だ。すべてをアーカイブしたり削除したりするほど積極的ではありませんが、それでも白紙の状態から始めることになります。そこに重要なものがあったことを覚えていても、電子メール クライアントの検索機能を使用して見つけることができます。
ここでの話の教訓は、おそらくあなたも以前に聞いたことがあるものです。無視して事態が悪化するよりも、すぐに対処する方が良いでしょう。メールの受信トレイが未読メールで整理されていない状態である必要はありません。この 1 つをコントロールして、生活から少しの不安を取り除きましょう。
