すでにご存知かと思いますが、Microsoft Word には、あらゆる種類の文書を作成および書式設定するためのツールが豊富に用意されています。しかし、本格的なドキュメントを作成するには、次の機能のうちどれを使用すべきでしょうか?ここでは役立つヒントをいくつか紹介します。
ジョブに適したフォントを選択する
ビジネス文書を作成する場合でも、大学の論文を作成する場合でも、読みやすいフォントを選択してください。
文書を印刷する 場合は、Times New Roman や Georgia などのセリフ フォントを選択できます。名前が示すように、 セリフ文字には翼または尾と呼ばれるセリフがあり 、フォントをより華やかに見せます。これらは印刷物にうまく表示されます。
デジタル ドキュメントの場合は、Arial や Calibri などのサンセリフ フォントを使用してください。これらのフォント スタイルにはセリフ (翼や尾) がないため、コンピューターやモバイル デバイスの画面で読みやすくなります。
サイズや色とともにフォント スタイルを変更するには、リボンの [ホーム] タブと [フォント] セクションに移動します。
すべてのドキュメントの デフォルトのフォントを変更する には、右下隅にある小さな矢印を使用してフォント ランチャーを開きます。
選択を行って、「デフォルトとして設定」を選択し、「OK」を選択します。
余白を適切に調整する
余白の要件がある場合は、必要な正確なサイズに簡単に設定できます。そうでない場合、標準は 4 辺すべてで 1 インチです。作成しているドキュメントの種類によっては、表や図を入れるために余白を小さくする必要がある場合があります。この場合、両側に 0.5 インチの狭い 余白設定 を使用できます。
余白を調整するには、[レイアウト] タブに移動し、[余白] ドロップダウン メニューを開いて選択します。
正確なサイズのマージンを使用するには、リストの下部にあるカスタムマージンを選択します。必要に応じて溝を含む上部の寸法を入力し、「OK」をクリックして変更を保存します。
Word にはカスタム余白の追加オプションがあることに注意してください。ページの向き、ページの種類ごとに詳細を設定し、文書全体、特定のセクション、または次の時点から余白を適用できます。
適切な行間隔と段落間隔を選択する
行間隔と段落間隔は 文書の読みやすさに影響する可能性があるため、これも留意すべき書式設定オプションの 1 つです。 大学のエッセイ などでは ダブルスペース を必要とする場合がありますが、そうでない場合、 Word 文書 のデフォルトは 1.15 ポイントで、ほとんどの文書タイプに適しています。
「ホーム」タブの「段落」セクションから間隔を調整できます。文書内のすべてのテキストを選択するか、必要に応じて特定のテキストを選択します。次に、[行と段落の間隔] ドロップダウン メニューを開いて選択を行います。
間隔をカスタマイズするには、リストから「行間隔オプション」を選択します。 「インデントと間隔」タブの「間隔」セクションを使用して、段落の前後のポイントを変更します。次に、[行間隔] ドロップダウン ボックスを使用して、 [単一]、[二重] 、または別のオプションを選択できます。
変更を加えると、下部にプレビューが表示されます。選択内容に問題がなければ、「OK」を選択して適用します。 [デフォルトとして設定] ボタンを使用して、今後のすべてのドキュメントに対してこれらの設定を保持することもできます。
インデントを調整する
繰り返しになりますが、 インデントの表示方法 に関する要件がある場合は、その調整方法を示します。しかし、最近の多くの文書では左揃えのテキストが使用されています。段落を分割するには、段落の間に余分な行を挿入します。
一方、段落間に余分なスペースを入れずに、各段落の最初の行をインデントする必要がある場合があります。このタイプのレイアウトは 1 行目のインデントと呼ばれ、たとえば書籍で見られるものです。
「レイアウト」タブに移動し、「段落」セクションのインデント設定を使用して、現在のインデントを変更します。
または、右下隅にある小さな矢印を使用して段落ランチャーを開きます。その後、「インデントと間隔」タブの「インデント」セクションで調整を行うことができます。左右のインデントに必要なものを追加するか、最初の行や ぶら下がりインデント などの特別なオプションを右側で選択します。
列が収まるときに列を使用して書式設定する
コラムは、 パンフレットや ニュースレター などの特定の種類の文書に使用されます。この種のドキュメントを作成している場合は、[レイアウト] タブに移動し、[列] ドロップダウン メニューを使用して列の数を選択します。
追加のオプションについては、下部にある「その他の列」を選択します。次に、プリセットを使用し、各列の幅と間隔を選択し、それを文書全体または特定の部分にのみ適用できます。
列は、作成している文書の種類で列が必要な場合にのみ役立つことに注意してください。これにより、文書は新聞スタイルの外観になりますが、通常は学校の新聞、ビジネス提案書、会社の報告書には適していません。
セクションを識別するための見出しを追加する
長いドキュメントがある場合、または さまざまなセクション からメリットが得られるドキュメントがある場合は、セクションを識別するために見出しを適用できます。これは、文書を視覚的に区切って読みやすくするだけでなく、 目次の作成 にも役立ちます。
見出しを適用する には、テキストを選択し、「ホーム」タブに移動します。 [スタイル] セクションのボックスを使用して、希望のサイズとスタイルに応じて見出し 1 または見出し 2 を選択します。
見出しの色も変更できます。たとえば、青色で表示されているのに黒色が必要な場合があります。見出しを選択し、テキストの上のフローティング ツールバーまたは [ホーム] タブの [フォント] セクションにある色のドロップダウン ボックスを使用します。
テキストと段落の間に画像を配置する
文書に画像を追加している可能性があります。 Word で 画像の外観 を調整する方法は数多くありますが、その 1 つは、画像を周囲のテキストとどのように配置するかです。
たとえば、単語が回り込む テキスト内に小さな装飾画像を含める ことができます。あるいは、段落間に独立して存在する大きな説明画像があるかもしれません。
画像を選択し、右上に表示される「レイアウト オプション」ボタンをクリックします (Windows のみ)。
あるいは、[図の形式] タブに移動し、リボンの [配置] セクションにある [位置] および [テキストの回り込み] ドロップダウン メニューを使用します。
次に、さまざまな間隔オプションを使用して 画像の周囲に テキストを折り返すことも、画像の上部と下部にテキストを配置することも、左側または右側のみにテキストを折り返すこともできます。
さらにオプションを追加するには、レイアウト オプション ポップアップ ウィンドウの [もっと見る] を選択するか、[テキストの位置] または [テキストの回り込み] メニューで [その他のレイアウト オプション] を選択します。
画像とオブジェクトの位置合わせツールを使用する
文書の見栄えを良くするためのもう 1 つのヒントは、画像、図形、オブジェクトなどに Word の配置ツールを使用する ことです。ページ上で要素を移動したときにのみ表示される配置ガイドや、有効化するとすぐに表示されて残るグリッド線を使用できます。
これら 2 つのツールは、均等な スペースを確保してアイテムを隣り合わせに配置して、 見た目をすっきり整頓するのに役立ちます。
画像を移動する方法については、「 方法」を参照してください。
使用する項目の種類に応じて、[図の形式]、[図形形式]、または [グラフィック形式] タブに移動します。次に、[整列] ドロップダウン ボックスを開いて、[整列ガイドを使用する] または [グリッド線を表示] を選択します。両方を同時に使用することはできないことに注意してください。
これらの提案を参考にして、本格的な Word 文書を作成していただければ幸いです。
