初心者: Outlook 2013 でカテゴリを作成、管理、および割り当てる方法

Outlook 2013 では、項目にカテゴリを割り当て、そのカテゴリをカスタマイズできます。カテゴリについて重要なのは、カテゴリが Outlook 全体で共通であり、各カテゴリをキーボードの組み合わせに割り当てることができるということです。そのため、数回の素早いキー操作で、電子メール、カレンダーのイベント、メモを分類できます。

過去数か月間、私たちは Outlook 2013 とそのさまざまな部分について多くのことを話してきました。連絡先の作成と管理、さらには Gmail 連絡先のインポートなど、その最も重要な機能をマスターする方法について説明してきました。また、タスクで、健康を維持するためのタスクリストを作成する方法など、Outlook のその他の機能についても説明しました。そしてもちろん、スケジュールを効果的に管理したい人にとって不可欠な、非常に重要なカレンダーがあります。

これが意味するのは、多忙な仕事や私生活をより適切に管理するために、このツールを活用すると、さまざまなことができるということです。ただし、Outlook 2013 についての説明を終える前に、指摘する価値があると思われる残りの 2 つの側面、つまりカテゴリと検索について簡単に説明する必要があると感じました。

それらのカテゴリーについて

カテゴリをカスタマイズするには、[カテゴリ] ボタンをクリックし、ドロップダウンメニューから [すべてのカテゴリ…] を選択します。このダイアログを使用すると、新しいカテゴリの作成、古いカテゴリの削除、名前の変更、色の変更、ショートカットキーの割り当てを行うことができます。

次のスクリーンショットでは、「CTRL+F2」を青色のカテゴリに割り当てていることに注目してください。

たとえば、必要なものにカテゴリを適用できるようになりました。以下の愚かな例を見てみましょう。「生きた生活をする」というタスクがあり、それを個人 (紫) と緊急 (赤) のカテゴリでマークしました。

この非常に役立つヒントを覚えておいてください。カテゴリにショートカットキーを割り当て、カテゴリをメモリに保存すると、メール、予定、その他の Outlook アイテムの整理を素早く行うことができます。

たとえば、これは受信トレイ内のメッセージの電子メールヘッダーで、「仕事」カテゴリのマークが付けられています。今後、この特定のメッセージを探す必要がある場合は、カテゴリを使用して無関係なメッセージを除外できます。

次のスクリーンショットのように、既定のカテゴリを使用すると、タスク、電子メール、その他の Outlook アイテムをすばやくマークできることにも注意してください。ここでは、[CATEGORIES] 列の小さなボックスをクリックするだけで、いくつかのタスクを緊急としてマークしました。

カテゴリが非常に役立つことは明らかですが、Outlook ではほとんど知られていない機能です。それらを効果的に使用する方法を学ぶと、すべてのものを関連するカテゴリ領域に整理しておくことができるようになります。

Outlook での簡単な検索

最後に、Outlook でのアイテムの検索について簡単に説明しましょう。これは主にメールに適用されることを意味しますが、検索はアプリケーション全体に適用されます。受信トレイ (またはその他のメールフォルダー) などの検索ウィンドウをクリックすると、リボンが変化して多数の検索ツールが表示されます。

なぜこんなものがここにあるのでしょうか？単純に、メッセージを検索する方法が増えるほど、メッセージが見つかる可能性が高くなります。次のスクリーンショットを参照して、「件名」ボタンをクリックすると、件名に含めたい内容を適切なスペースに入力できます。今回は「仕事」に関する話題を探したいと思います。

ポップアップされる結果は実際にはタスクであることに注意してください。これは、Outlook が保存されているすべてのものから検索結果を返す方法を示しています。

Outlook の検索スキルを最大限に活用したい場合は、少し時間をかけて検索リボンのオプションを試してみると、煩雑な問題をすばやく解決できます。結果が広すぎて多様な場合は、適切なタイトルのスコープツールを使用していつでも範囲を調整できることに注意してください。

最後に、検索を強力に制御する必要があると感じた場合は、[オプション] セクションの [検索ツール] ボタンをクリックして表示される高度な検索フォームを使用してみてください。

[高度な検索] フォームを使用するのが、Outlook を検索するための最も効果的で合理的な方法ですが、どの方法を使用しても、すぐに内容を見つける方法がわかると思います。

検索オプション

Outlook は、少し前にシリーズ全体を書いた Windows Search と連携して動作します。これらのオプションは、Windows と Outlook の両方でのアイテムの検索方法に影響します。

[インデックスオプション…] をクリックすると、[インデックスオプション] コントロールパネルが開き、Windows Search インデクサーによって Outlook にインデックスを作成する方法やインデックスを作成するかどうかを調整できます。これらのオプションの残りの部分は、検索結果の表示方法や結果の表示場所など、主に検索結果を扱います。

カテゴリと検索は、Outlook のレパートリーに追加できる 2 つの前例のない機能で、Office エクスペリエンスをかなり充実させてくれます。 Outlook を頻繁に使用し、大量の電子メールを受信したり、多数のカレンダーの予定を作成したり、長いタスクリストを作成したりする場合は、それらを整理できるだけでなく、特に知っている場合は何でも検索できることが重要です。あなたが探しているものは非常に貴重なものです。