Google ドキュメントには 、Microsoft Office にあるような機能が満載された乱雑なリボンはありませんが、便利な機能が多数用意されています。これらの機能は、探してみないと見つからないかもしれません。
Google の Web ベースのオフィス スイートは 長年にわたって成熟しており、現在ではオフライン アクセスからサードパーティのアドオン サポートまであらゆるものを提供しています。優れたリアルタイム コラボレーション機能を備え、どこでも機能する使いやすいオフィス スイートです。
オフラインアクセスを有効にする
Google ドキュメントは オフラインでも使用 できます。これにより、新しいドキュメントを作成したり、現在のドキュメントで作業を続けたり、インターネットに接続していないときでもドキュメントを表示するだけで済みます。再度インターネットに接続すると、変更内容がオンラインで同期されます。
この機能には Google Chrome が必要であるため、Windows、Linux、Mac OS X、Chromebook で動作します。これを設定するには、 Google ドライブ Web サイト を開き、サイトの右上隅にある歯車ボタンをクリックして、[設定] をクリックします。 [全般] ウィンドウで、[オフラインで編集できるように作業内容をこのコンピューターに同期する] オプションが有効になっていることを確認し、[完了] をクリックします。オフライン時に Google ドキュメントを使用するには、インターネットに接続していないときに Chrome で Google ドライブの Web サイトに戻るだけです。
リアルタイムでコラボレーションする
Google ドキュメントには、デスクトップ バージョンの Microsoft Office よりも優れた コラボレーション機能が あります。リアルタイムで共同作業することができ、ドキュメントにアクセスできる全員が一度に編集できます。ドキュメント内に他の人のカーソルが表示され、リアルタイムで入力する様子を観察できます。
[ファイル] > [共有] をクリックして、ドキュメントの共有を開始します。電子メール アドレスを使用して個々のユーザーを招待したり、ドキュメントへの特別なリンクを持つユーザーにドキュメントの編集を許可したりできます。
共有は単に編集するだけではありません。共有機能を使用すると、ドキュメントを 1 人以上のユーザーと共有して、ドキュメントを閲覧できるようになります。常に最新のコピーが保持されるため、ファイルを電子メールで送信するよりも便利かもしれません。また、ユーザーがドキュメントにコメントを残せるようにして、ドキュメントの変更を許可せずに意見を得ることができるようにすることもできます。
ドキュメントを公開する
Google ドキュメントを使用すると、ドキュメントをオンラインですばやく公開できます。 [ファイル] > [Web に公開] をクリックし、[公開開始] ボタン をクリックするだけです。公開された形式でドキュメントへの公開リンクを受け取るので、他のユーザーと共有して表示することができます。ドキュメントを独自のサーバー上でホストする必要はありません。
この機能は共有機能とは別のものです。ドキュメントが公開されると、リンクを知っている人は誰でもそれを閲覧できます。共有する場合、少数の人とのみ共有できます。ユーザーが共有ドキュメントにアクセスすると、Google ドキュメント エディタが表示されます。公開されたドキュメントにアクセスすると、そのドキュメントは通常の Web ページとして表示されます。
次のタイプミス / 前のタイプミスに移動
間違いをすばやく修正するには、Ctrl + ‘ キーボード ショートカットを使用して現在の文書内の次のタイプミスに移動し、Ctrl + ; を使用します。前のタイプミスに移動します。これにより、現在の文書をスクロールして赤い下線を探すことなく、タイプミスをすばやく修正できます。
Google ドキュメントには最近、現在の文書の問題点をすばやくざっと確認できるスペル チェック機能も追加されました。この機能は長い間欠けていました。使用するには、[ツール] > [スペル チェック] をクリックするだけです。
リンクを検索して挿入する
Google ドキュメントには Google 検索の機能が組み込まれており、現在のドキュメントにリンクを簡単に挿入できます。新しいブラウザ タブを開いてリンクしたいページを検索するのではなく、リンク ダイアログから直接検索できます。これを行うには、「挿入」>「リンク」オプションをクリックします。ダイアログに検索を入力すると、検索に一致するページが表示されます。ページをクリックすると、選択したアドレスへのリンクが作成されます。
テキストスタイルを構成する
ドキュメント内のすべてのテキストを手動で書式設定するのではなく、代わりにスタイルを使用してテキストを書式設定する必要があります。つまり、すべての見出しを特定のフォント サイズと太字に設定するのではなく、スタイル ボックスをクリックして「見出し 1」に設定するだけです。
さまざまなスタイルに使用されるフォント設定を簡単に編集することもできます。まず、スタイルに使用する書式設定のタイプを使用するようにテキストを書式設定します。そのテキストを選択し、画面上部のスタイル ボックスをクリックし、変更するスタイルの右側にある矢印をクリックします。 「一致するように「スタイル名」を更新」オプションをクリックすると、そのスタイルは選択した書式設定のタイプを使用するようになります。
これらのカスタマイズしたスタイルを保存して他のドキュメントで使用するには、ここのリストの下部にある [オプション] メニューをクリックし、[デフォルト スタイルとして保存] を選択します。
個人辞書を管理する
Google ドキュメントで単語がタイプミスであると判断されても、それが正しいことがわかっている場合は、下線のある単語を右クリックして [個人辞書に追加] を選択できます。次に、[ツール] > [個人辞書] をクリックして、個人辞書の単語のリストを編集できます。スペルミスの単語を誤ってこのリストに追加した場合は、Google が再度警告する前に、ここからその単語を削除する必要があります。
このオプションはかなり最近の機能です。以前の Google ドキュメントでは、このリストに追加した単語を削除することはできませんでした。リストを見て、過去に誤って間違った単語をリストに追加していないことを確認するとよいでしょう。
Webクリップボードを使用したコピー＆ペースト
Google ドキュメントには、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド間で共有するウェブ クリップボード機能があります。このクリップボードは Google アカウントに関連付けられているため、使用しているすべてのコンピュータで追跡されます。標準のオペレーティング システムのクリップボードとは異なり、Web クリップボードには複数の項目を含めることができます。クリップボードは、Google ドキュメントのテキスト、画像、描画、その他のデータをサポートします。
この機能を使用するには、テキストを選択し、「編集」をクリックし、「Web クリップボード」メニューを使用します。これは、図面などの一部の種類のデータを、異なる種類の Google ドキュメント間でコピーする場合に最適な方法です。 Web クリップボードに保存したアイテムは、操作しないと 30 日後に消去されます。
リサーチツールを使用する
Google ドキュメントには、調査用に設計されたサイドバーが含まれています。[ツール] > [調査] をクリックして開きます。このサイドバーを使用すると、画像、引用、Web 結果を検索して、それらを文書に簡単に挿入できます。また、学術研究を検索したり、MLA、APA、またはシカゴの引用形式に適切な脚注や引用をすばやく挿入したりすることも簡単になります。 Web の結果に引用をすばやく挿入することもできます。これは、学校の論文の参考文献を簡単に作成する方法です。
アドオンのインストール
アドオンはかなり新しい機能です。これらは、Google Apps Script で作成されたサードパーティ製のソフトウェアです。これらは、[ツール] > [アドオンの管理] をクリックしてインストールできます。その後、[アドオン] メニューから使用できるようになります。
たとえば、シソーラス アドオンをインストールすると、任意の単語を選択し、[アドオン] > [シソーラス] > [選択した単語の同義語の検索] をクリックして、ドキュメントの作成中に同義語を表示できます。その他のアドオンには、簡単な参考文献作成ツール、図作成ツール、目次ジェネレーターなどがあります。
Google ドキュメントにはさらに多くの工夫が凝らされています。 [ファイル] > [形式を指定してダウンロード] メニューは特に便利で、ドキュメントをさまざまな形式でダウンロードできます。特定のファイル形式でドキュメントを送信または電子メールで送信する必要がある場合は、PDF または Microsoft Office ドキュメントとしてダウンロードできます。
