あなたが、進化し続ける ToDo リストが書かれたホワイトボードやメモ帳を持っている人、または重要なイベントを思い出させるポストイット ® がデスクやモニターに飾られている人なら、この記事があなたにぴったりです。
Outlook では、タスクで構成される To Do リストを作成でき、期日、リマインダー、カテゴリなどの設定など、あらゆる種類の操作を行うことができます。重要なのは、対話ができ、正直でいられる、よりアクティブな種類のタスク リストを作成することです。
タスクビューでの作業
最近、Outlook 2013 のさまざまな複雑さについて説明しているため、Outlook 2013 を初めて使用する場合は、 「はじめに」を読むことをお勧めします 。
それ以外の場合は、Outlook の [タスク] ビューを開いて、周りを見回してください。一見すると、かなり空虚で不毛な場所であることがわかります。それは、やらなければいけないことややらなければならないことがまだたくさんあるからです。
プロのようにタスクを使用し、Outlook で生活をさらに整理する方法を詳しく見てみましょう。少しの時間と作業で、包括的なタスクのセットが得られます。タスクの期日を通知するように設定したり、他の人にタスクを割り当てることもできます。
タスクの追加
まず、タスクを追加します。左側に見慣れたフォルダー ウィンドウがあることに気づくでしょう。このビューに新しいフォルダーを追加すると、タスクをカテゴリーに効果的に整理できます。必要に応じて、新しいフォルダー グループを作成して、仕事と私生活の間でタスクを再度分離することもできます。
まず、「My Tasks」というタスク フォルダー グループが 1 つと、「To-Do List」と「Tasks」という 2 つのサブ タスク フォルダーがあることに気づくでしょう。一番上のフォルダーを右クリックすると、「新しいフォルダー グループ」を作成できます。これに Work Tasks という名前を付けます。
[ここをクリックして新しいタスクを追加] をクリックするか、ホーム リボンの [新しいタスク] をクリックしてクイック タスクを追加できます。次の無題のタスクを確認してください。これにより、さまざまなオプションを適用したり、タスクとその詳細を表示したり、管理したりできます。
タスクに基本的な詳細を少し入力して、[保存して閉じる] をクリックしましょう。開始日、終了日 (該当する場合)、ステータス、優先度、完了率を選択できます。 [リマインダー] ボックスをオンにして、タスクの期限が近づいたら Outlook に通知させることもできます。
タスクの表示、変更、更新
いくつかのタスクを作成すると、それらがタスク ビューにリストされます。ここで期日の変更やカテゴリの割り当てなどの基本的な操作を行うことができますが、実際に表示して編集したい場合は、ダブルクリックして開く必要があります。
ここでもう一度私たちの任務が始まります。ステータスや優先度などを変更することも、「詳細」ボタンをクリックすることもできます。
タスクに関連するその他の詳細がある場合は、ここに入力できます。これはほとんどの人には関係ないかもしれませんが、独立した請負業者やコンサルタントと取引している場合、これはおおよその費用を把握するのに最適な場所です。
再発に進む前に、他にも言及できることがいくつかあります。タスクのインターフェースをうろうろしているときに、続行する価値がないと判断した場合、または他の人の意見が必要であると判断した場合は、タスクを削除または転送できることに注意してください。
また、タスクを完了としてマークしたり、割り当てたり、ステータス レポートを送信したりするなど、タスクを管理することもできます。それについては、後ほど詳しく説明します。ここでは、定期的なタスクを設定する方法を簡単に確認してみましょう。
定期的なタスクの操作
定期的なタスクの作成は、定期的な予定または定期的な会議の作成と同じです。 「繰り返し」ボタンをクリックしたときに表示されるダイアログは、おそらく見慣れたものでしょう。
これが私たちの「仕事のことについて話す」タスクです。毎週水曜日に繰り返され、終わりが見えません。また、タスクが再発するまでにタスクが完了していない場合でも、別のタスクが生成されることにも注意してください。
「新しいタスクを再生成する」オプションを選択することでこれをオーバーライドできます。これは、x 日に自動的に繰り返されるのではなく、現在のタスクが完了とマークされるまでタスクを再生成しません。
他の人にタスクを割り当てる
「仕事の話」を開催します！タスクはすべて準備できたので、あとは他の人にそれを質入れするだけです。リボンの「タスクの管理」セクションにある「タスクの割り当て」ボタンをクリックします。
これにより、タスクが電子メールとして開かれ、他の人に送信できるようになります。この場合、仕事のことについて話すタスクを他の人に割り当てるだけなので、その人に電子メールで送信します。
「宛先」フィールドにアドレスを入力することもできますし、アドレス帳から幸運な名前を選択することもできます。アドレス帳が設定されていませんか? Gmail から Outlook に直接連絡先をインポートする方法 など、 連絡先を作成および管理する方法についてお読みください 。
その受信者には、「承諾」または「拒否」のオプションが記載された電子メールが届きます。上司を怒らせたくないので、そのまま仕事を引き受けます。それに、仕事のことについて話すのは決して悪いことではありません。
最後に、権力者が現在割り当てられているタスクの進捗状況 (または進捗状況) を知りたい場合。ステータスレポートを送信できます。
全体として、平均的な在宅 Outlook ユーザーは、自宅で用事を済ませたり、家事を片付けたりする手段としてタスクを使用する可能性が高くなりますが、自分のタスク作成能力の全範囲を知っておくことは役に立ちます。ホーム リボンの残りの部分に進み、そこからタスクを管理するために何ができるかについて説明しましょう。
タスクの管理とビューによる並べ替え
1 週間の中で、完了するタスクもあれば、完了しないタスクもあります。完了したものは、完了としてマークして忘れることができます。しかし、達成できないタスクは、何らかの方法で管理する必要があります。そうしないと、膨大なタスクのリストが増え続けるだけになります。
それらを管理する方法はいくつかあります。リボンのその領域を見て、これらのツールを最大限に活用する方法を説明しましょう。
「リストから削除」ボタンをクリックすると、完了としてマークされ、リストから削除されます。タスクが繰り返し発生する場合やタスクが完了していない場合など、Outlook で問題が発生した場合、それに対してどうするかを尋ねるメッセージが表示されます。
タスク リストに表示されているタスクを直接操作することもできます。詳細については、次のスクリーンショットを確認してください。フラグ アイコンをクリックするだけで完了としてマークすることができ、右クリックしてフォローアップ オプションを表示できることがわかります。
次のスクリーンショットでは、「足を上げて座ってサッカーを観る」というタスクの期限が明日であることがわかりますが、来週もフォローアップするようにマークしました。フォローアップ タスクを作成すると、基本的に、それを完了するのに最適な時間だけ複製されます。この場合、明日のタスクを完了としてマークするか削除できますが、重複したタスクの期限は依然として来週になります。
事前に設定された 5 つの間隔のいずれかからタスクをフォローアップしたり、カスタム フォローアップを作成したりできることに注意してください。
最後に、ビューを変更すると、大量のタスクを切り分けるのに役立ちます。リボンに表示されていない場合は、「ビューの変更」ボタンをクリックすると、これらのオプションが表示されます。
単純なリストは次のようになります。このビューでは、完了状態やカテゴリなどは区別されません。過去、現在、将来のすべてのタスクを 1 つのシンプルなビューに表示するだけです。
一方で、アクティブなタスクごとにビューを分類すると、物事が大幅に絞り込まれていることがわかります。
生産性を最大限に高めるために、タスク ビューを変更したり、すばやく並べ替えたり非表示にしたりできるように、常にタスク ビューを変更することを忘れないでください。
タスクのオプション
最後に、タスクのオプションについて確認または再認識しましょう。タスク オプションを使用すると、設定を変更したり、その動作や外観を変更したりできます。 [ファイル] メニューから [オプション -> タスク] をクリックしてアクセスできます。
期限、期限を過ぎたタスクと完了したタスクの色、作業時間、その他の簡単な調整を含むタスクのリマインダーのオプションを設定できます。したがって、期限を過ぎたタスクを明るい青色にしたい場合、またはデフォルトのリマインダーを一日の始まりではなく終わりにしたい場合は、ここで変更を加えることができます。
ご覧のとおり、Outlook は非常に総合的なアプリケーションであることが明らかになりつつありますが、予定表とメモについてはまだ話していません。タスクを使用して組織スキルをさらにレベルアップできることを願っています。設定や割り当ては非常に簡単で、リマインダーがあり、リスト上のすべての項目がゆっくりとチェックされていくのを見るのは素晴らしいことです。
それまでの間、皆様のご意見をお待ちしております。ご質問やコメントがございましたら、お気軽にお問い合わせください。私たちのディスカッション フォーラムに参加して、積極的に発言してください。
