責任のない生活を送っているのでない限り、太陽が昇って毎日のカレンダーに定着するでしょう。毎日何が起こっているかを知らなければ、すぐに約束の欠席や突然の会議の迷路に迷い込んでしまう可能性があります。
Outlook のカレンダーについて話しましょう (おそらく、場合によってはさらにそうでしょうが)、組織的で生産的であるかどうかは、イベントを管理し、物事を成し遂げる能力に依存しているからです。 Outlook が、おそらく他のほとんどのアプリケーションよりも迅速に実行できる機能の 1 つは、予定表の作成です。 Outlook のカレンダー機能は、イベントの作成、変更、共有に関しては誰にも負けません。
この記事では主に単純なものに焦点を当てます。カレンダーを作成および管理し、予定や会議を追加し、アドレス帳で他のユーザーと共有して簡単に共同作業を行う方法を説明します。この作業が完了するまでに、Outlook を電子メール、 連絡先、アドレス帳など の基本的な用途に使用するだけでなく、忙しい生活にカレンダーを組み込んで自宅や小規模オフィスを改善できる方法を説明します。
カレンダーの基本
Outlook を使用するときはいつでも、その予定表機能を自由に利用できます。電子メール アカウントを設定していない場合でも、Outlook の残りの機能を使用できます。ただし、カレンダーは共同機能を活用できれば最も効果的に機能するため、電子メール アカウントを使用すると、会議への招待を送信したり、出席者への通知を受信したりすることができます。
とにかく、これは基本的な毎日のカレンダー、つまり、デフォルトの Outlook プロファイルに関連付けられたデフォルトのカレンダーです。これは月単位の表示ですが、「配置」タブの機能を使用して表示を変更できます。
たとえば、以下は週労働時間ビュー (週全体ビューと比較) です。とてもシンプルで、天気 (あなたの町に設定できます) と検索ボックスがあります。会議や予定がある場合は、ここに表示されます。カレンダーの端にある [前の予定] ボタンまたは [次の予定] ボタンをクリックすると、前週または次の週にスキップできます。
少し話を進めて、特定のニーズに合わせてカレンダーの配置を変更する方法に焦点を当てましょう。
カレンダーの筋肉を柔軟にする
カレンダーの配置や外観を変更するには、かなりのことができます。以下の [表示] タブをチェックすると、組織のニーズに合ったカレンダーに採用できるさまざまなスタイルが表示されます。
次のカレンダーをご確認ください。外観にいくつかの小さな変更を加えました。 1 つは、色を変更できることです。これは、微妙ですが良い感じです。
[表示] タブでは、他のビューを追加して、現在のモードを強調できます。たとえば、右側の列にカレンダー、人、タスクを追加できる To Do バーがあります (上記を参照)。この To Do バーは現在のモードに合わせてカスタマイズできるため、上記のスクリーンショットのようにタスクとカレンダーが有効になっている場合でも、受信トレイに切り替える場合は、To を再度有効にする必要があります。 -ドゥバー。
すべてがまったく同じではないため、各モードの [表示] タブを試してみることをお勧めします。たとえば、閲覧ウィンドウはカレンダー ビューではあまり使用されませんが、受信トレイに追加すると間違いなく役立ちます。
同様に、日次タスク ビューを有効にして日次カレンダー ビューを確認してください。ここでは、以下の期限のタスクを含む日次カレンダーを確認できます。
タスクについては今後の記事で詳しく説明しますが、ここでは予定と会議について知りたいことすべてに焦点を当ててみましょう。
予定と会議の追加
約束と会議の設定を見てみましょう。次の例では、ピザ パーティーを企画しています。もちろん、主題は約束の性質であり、ピザ パーティーは必ずしも「約束」ではありませんが、アイデアは理解できます。次に、ピザ パーティーが開催される場所、開始時間と終了時間など、その他の詳細を追加できます。
イベントへのメモ、指示、指示を追加するためのスペースがたくさんあります (技術的には無制限)。もちろん、そこに他の人がいなければ、それほどパーティーとは言えません。したがって、何人かの参加者を招待する必要があります。人を招待すると、それは約束とみなされなくなります。代わりに、Outlook によって会議が会議に変更されます。次のスクリーンショットでは、新しい予定が会議になっていることがわかります。
名前を手で入力することも、「宛先」ボタンをクリックしてアドレス帳から出席者を追加することもできます。まだアドレス帳を設定していない場合は、連絡先を追加および管理する方法や、Gmail などの 他のソースから連絡先をインポートする 方法を説明します 。
リボンの [ホーム] タブから [新しい会議] をクリックするだけで、すぐに本題に入ることができます。出席者を招待する場合、さらに応答オプションを要求するオプションがあります。
(単に言葉を発してそのままにするのではなく) 応答を要求すると、招待者には応答する機会が与えられます。これは、Outlook.com 電子メール アカウントなどの Microsoft 製品でうまく機能し、メッセージ内に直接応答オプションが表示されることに注意してください。
Gmail では、ほぼ同じ方法で招待に応じることができます。どのように応答しても、イベント主催者に送信され、その主催者の Outlook に自動的に追加されます。
約束や会議の内容が明確になったので、変更やキャンセルに移ります。変更は避けられず、最善を尽くした計画が失敗する場合もあります。
会議の変更またはキャンセルと応答の追跡
問題が発生したので、ピザパーティーを土曜日の夜に変更する必要があります。私たちにとっては問題ありませんが、参加者にとってはどうなのでしょうか?まあ、彼らの計画は完全に彼ら次第ですが、Outlook を使用すると、少なくとも変更を知らせるのが簡単になります。
会議を変更して出席者に警告するには、まず Outlook カレンダーからイベントを開き、必要な変更を加えます。この場合、会議を 1 日遅らせるだけです。 「更新を送信」をクリックすると、招待者に変更内容が更新されることに注意してください。
この時点で、以前に招待を承諾した参加者がいる場合は、再度招待を承諾する必要があります。
会議の進行状況を追跡する方法を説明する良い機会かもしれません。 「追跡」ボタンをクリックすると、会議の進行状況を確認できます。現在、招待者が 1 人しか受け入れていないため、今週土曜日はあまり良い時期ではないかもしれません。
ああ、また何か問題が出てきたので、会議をキャンセルする必要があります。 「ミーティングをキャンセル」ボタンをクリックするだけです。招待状が変更され、クリックして悪いニュースを送信するための「キャンセルを送信」ボタンが表示されます。
それはとても簡単です。以前の招待者には更新されたメールが届き、そのイベントは Outlook カレンダーから削除されます。
イベント
予定から会議を入力して保存すると、カレンダーに表示されます。カーソルを合わせると、関連する詳細が表示されます。この時点ですべてがうまくいっている場合は、そのままにして他のことに進むことができます。
ただし、変更または削除したい場合は、ダブルクリックするか、リボン上の適切な操作 (ここでは「開く」ボタン) を使用して開くことができます。
右クリックのコンテキスト メニューから同じリボン コントロールの多くにアクセスすることもできます。
会議または予定が開いたら、[オプション] タブに注目してください。このタブでは、ステータス (予定中、仮、不在中など) の変更、リマインダーの設定、タイムゾーンの変更、最後に、定期的なイベントとして。
毎週の会議や四半期ごとの収益イベント、友人との単なるランチなど、定期的なイベントが一般的であるため、その設定方法を知っておくとよいでしょう。スクリーンショットからわかるように、これは非常に簡単に解決できるはずです。予約の時間、パターン、そしてもちろん繰り返しが発生する範囲や期間を設定できます。
次の画像にあるように、毎週月曜日の午後 1 時に定期的なイベントが設定されており、これは無期限に継続されます。
会議と予定にはいくつかの重要な違いがありますが、見た目も同じ方法で変更できるため、予定に対して表示されるすべてのオプションは会議でも同じであることを覚えておくことが重要です。
カレンダーアイテムにファイルまたはドキュメントを添付する
ペットを獣医に連れて行ったり、オイルを交換してもらったりするなどの予約をしたとします。いずれの場合も、忘れないように添付したい文書や画像があるとします。
次の例では、最終的にオイルを交換することになり、そのためのクーポンを取得しています。クーポンを印刷して事前に覚えておくこともできますし、単に予定に添付して、Outlook が通知したときにクーポンがすぐそこにあるので、考えている間に印刷することもできます。
これを行うには、「ファイルを添付」をクリックして、ファイルが保存されている場所を参照します。ファイルをそのまま挿入することも、テキストとしてインラインに貼り付けることも、ファイルの場所をハイパーリンクとして挿入することもできます。今回はPDFをそのまま添付します。
もちろん、ビジネス会議で資料を共有したり、学生に学習資料を送信したり、補足情報が必要な場合には、これは非常に便利な機能になります。
カレンダーの管理と共有
カレンダーを管理すると、2 つのことを実現できます。さまざまなソースからカレンダーを開いたり、カレンダー グループを作成して保存したりできます。
「カレンダーを開く」ボタンをクリックすると、インターネットなどの複数のソースからカレンダーを作成することも、空のカレンダーを作成することもできます。空白のカレンダーを作成する利点の 1 つは、仕事と家庭生活を区別できることです。
次のスクリーンショットでは、いくつかのカレンダーが作成されており、作業用の特別なグループも作成されていることがわかります。実際に、あるカレンダーから別のカレンダーにイベントをドラッグできます。表示するために選択した 2 つのカレンダーに、毎週の会議のエントリがあることがわかります。
カレンダー間でイベントをドラッグできるということは、予定や会議の追加に時間を費やした後、別のカレンダーに追加する必要があると判断した場合でも、イベントを再作成する必要がないことを意味します。
最後に、カレンダーを共有できます。これは一目瞭然ですが、注目すべきはカレンダーを電子メールで送信できることです。 これについては、以前の記事で簡単に説明しました が、これは単にそれを実現する別の方法です。次のスクリーンショットでは、このオプションを使用すると何が起こるかを示しています。
共有するカレンダー、日付範囲 (1 日からカレンダー全体まで)、共有する詳細レベル (単純な可用性、制限付き、完全な詳細) を指定できます。さらに、使用できる詳細オプションがいくつかあります。
この方法で共有すると、自分の予定表情報を他の Outlook ユーザーに迅速、簡単、シームレスに配布できるだけでなく、自分に送信された予定表を統合できることになります。
カレンダーのオプション
分類するカレンダーのオプションはかなりたくさんあります (ただし、電子メールほど多くはありません)。これらのオプションのほとんどは、仕事上および個人的なニーズに合わせてより効果的に機能するようにカレンダーを構成することを目的としています。
たとえば、勤務時間と勤務週を変更したり、休日を追加したり、タイムゾーンを変更したり、デフォルトの色を設定したり、華氏と摂氏のどちらかを選択したりすることもできます。ゆっくりと時間をかけて作業を進め、自分にとって最適なものを試してください。
Outlook の予定表機能は一流であり、中央の Exchange サーバーを使用する組織で働いている場合は、共有予定表で共同作業したり、イベントを表示したりする方法に精通しているでしょう。これらすべてはローカルの Outlook インストール内でシームレスに動作し、機能と利便性が向上します。
自宅では、同じプログラムに非常に多くの機能を備えたカレンダーがあると便利です。電子メール アプリからカレンダー アプリに切り替える必要はなく、マウス ボタンを数回クリックするだけで、イベントをスケジュールしたり、参加者をすばやく招待したりできます。
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