就職活動や年配の家族と写真を共有するときなど、昔ながらの方法、つまり電子メールの添付ファイルとして送信する必要がある場合があります。仕事でメールをする場合は、メールのレパートリーの一部になるかもしれません。
添付ファイルについては、送信に関して書かれていないコードのようなものがあるということです。たとえば、巨大なファイルを電子メールで送信することはできますが (使用しているサービスまたは ISP がどれだけ許可するかによって異なります)、それは必ずしも効率的であるとは限りません。同様に、複数のファイルを送信する場合は、通常、コンテナ ファイルに圧縮して送信する方が効率的です。
もちろん、ファイルの種類によっては、宛先に到着する場合とそうでない場合があります。 .EXE、.BAT、その他の実行可能タイプで終わるファイルなどのファイルは、マルウェアとの関連性が原因で (通常は) ブロックまたは削除されることがよくあります。このようなファイルを送信したい場合は、おそらく .ZIP アーカイブにファイルを含める必要があります。
Outlook で 、連絡先を管理するのは非常に簡単で、添付ファイルの追加と処理は今ではごく当たり前のことになっていますが、多くのユーザーはもっとうまくできることに気づいていないかもしれません。
添付ファイルの追加
添付ファイルを追加するには、1 つまたは複数のファイルを空の電子メール メッセージにドラッグすると、添付ファイルとして貼り付けられます。または、リボンの「含める」セクションにある「ファイルを添付」ボタンをクリックします。
添付するファイルがある場所を参照し、メッセージに含めるファイルを選択して、[挿入] をクリックする必要があります。あるいは、小さな矢印をクリックして [テキストとして挿入] を選択すると、添付ファイルがインラインで挿入されます。つまり、添付ファイルは別のファイルとしてではなくメッセージ内に表示されます。
添付すると、件名行の下の「添付済み」フィールドに表示されるようになります。
最後に、添付ファイルを添付していて、それが間違っていることに気づいたとしましょう。問題ありません。添付ファイルを選択してキーボードの「削除」ボタンを押すか、右クリックして「削除」を選択するだけです。
ただし、メッセージに添付できるのはファイルだけではなく、アイテムや署名も添付できます。
他のものを取り付ける
アイテムには、名刺 (前述の .VCF ファイル)、予定表、Outlook アイテム (メモ、タスク、連絡先など、Outlook で開くもの) が含まれます。
カレンダーも、場合によっては共有したくなるものです。[アイテムを添付] ボタンをクリックすると、それが簡単にできることがわかります。カレンダーを共有するということは、毎日すべてのアイテムを共有する必要があるという意味ではありません。会社旅行や家族旅行の旅程など、数日または 1 週間だけを共有したい場合があります。
カレンダーを共有すると、実際のカレンダー、日付範囲、詳細、その他の詳細オプションを選択するオプションが表示されます。
[OK] をクリックすると、カレンダーが電子メール メッセージに添付され、開いて表示できるようになりますが、受信者が一目で確認できるように実際のメッセージにも貼り付けられます。
Outlook アイテムは基本的に Outlook で作成できるものであり、添付して他の Outlook ユーザーに送信できます。次のスクリーンショットでは、これがどのように機能するかを示しています。ソースを選択し、そこから添付するアイテム (複数選択可能) を選択します。
アイテムを実際の物理的な添付ファイルとして受信するか、テキストのみとしてインラインで受信するかを決定できることに注意してください。これは、前に説明した「テキストとして挿入」できる場合と同じで、物理メッセージの一部として表示されます。
名刺は、使用するものや必要なものの 1 つである場合とそうでない場合がありますが、シンプルで便利なパッケージで直接の詳細を共有する非常に便利な方法です。自分 (または他の人の) 名刺を共有したい場合は、[アイテムの添付] メニューから名刺を選択するだけで、連絡先が表示されます。
添付したいカードを選択して「OK」をクリックすると、カードがテキストとして表示され、.VCF ファイルとしても添付されます。つまり、そのようなファイルをサポートする アドレス帳にインポート できます。
連絡先を名刺として共有することは、他の人に連絡先情報を提供したり、アドレス帳に手で入力することなく他の人から連絡先情報をインポートしたりするための非常に迅速かつ便利な方法です。
添付ファイルの処理
もちろん、電子メールでは、与えるだけでなく受け取る機会も常にあります。では、添付ファイル付きのメッセージが受信トレイに届いたらどうしますか?通常は、次の図のように非常に簡単です。画像が添付されたテスト メッセージが到着したことがわかります。
添付ファイルをクリックするだけで、リボンの「添付ファイル ツール」呼び出しにオプションが表示されることがわかります。ここから、それに対してアクションを起こすことができます。また、複数のファイルを受信した場合は、すべての添付ファイルを一度に保存できることにも注意してください。また、添付ファイルを開いた方が賢明かどうかわからない場合は、添付ファイルを削除できます。ただし、次のような場合は、単にメッセージを削除する方が賢明です。あなたは疑問を持っています。
メッセージ内の添付ファイルを右クリックし、表示されるドロップダウン メニューを使用して、リボンにあるのと同じアクションを実行することもできます。
添付ファイルを扱うときは、多くの注意事項があります。過去 20 年間に電子メールを使用したことのある人なら誰でも証言できるように、添付ファイルは危険な可能性があります。結論としては、知らない人や信頼していない人からのものではないものは開かず、常にコンピュータでウイルス/マルウェア スキャナを使用してください。
複数のファイルまたは大きなファイルを添付ファイルとして処理する
1 つまたは数個の添付ファイルを処理する方法について少し説明しましたが、数十、さらには数百のファイルを添付する場合はどうすればよいでしょうか?または、大きなファイルを添付したい場合はどうすればよいでしょうか?
大きな添付ファイルを送信するのは、特にその過程で大量の電子メールを受信する場合には、ちょっと格好悪いです。大きなファイルを電子メールで送信する場合の問題は、メール サーバーが特定のサイズを超える添付ファイルを許可するかどうかということではありません。ほとんどの場合、1 ～ 2 メガバイトを超えるファイルを送信することはおそらくないでしょう。あるいは、少なくとも送信すべきではありません。
それでも、少し扱いにくいものを送信する必要がある場合もあります。 Yahoo、Gmail、Microsoft などの Web メール サービスを使用している場合、ISP (Comcast、Time Warner、AT&T など) と同様に、サイズ制限 (それぞれ 25Mb、25Mb、20Mb) があります。通常は約 10 Mb)。
ほとんどの場合、ファイルが過度に大きいか多数の場合、クラウド サービスの使用は延期されます。クラウド サービスには、大部分のファイルを送信するのに十分な空き容量が豊富にあります。多くの場合、単にファイルをクラウド ドライブにアップロードして共有する方が、電子メールよりも高速で信頼性が高くなります。さらに詳しく知りたい場合に備えて 、大きなファイルを電子メールで送信する方法を正確に説明した便利なハウツーを 用意しています。
複数のファイルを送信する場合、少数であれば問題ありませんが、数十枚の写真やドキュメントを添付し始めると、少し面倒になることがあります。もう一度、クラウド サービスの使用を検討してください。いずれにせよ、複数のファイルを送信する前に必ず圧縮することをお勧めします。 Windows は zip ファイルをネイティブにサポートしているため、受信者が zip ファイルを開けないことを心配する必要はありません。
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これは、添付ファイルに関する議論を終了するのに非常に適した場所だと思われます。これらは複雑な主題ではありませんが、Outlook、Gmail、またはその他の電子メールを使用するかどうかに関係なく、ファイルを送信するには、単にファイルを添付するだけでなく、いくつかの追加手順が必要になる場合があります。
これまでのところ、Outlook の電子メール機能の最も基本的な部分 (連絡先、アドレス指定、作成) について説明しましたが、これらはすべて非常に単純なものです。アタッチメントを使用すると、単純なことについてかなり幅広い知識が得られます。
さあ、ゲームをさらに強化する時が来ました。 Outlook を使用して電子メールを蓄積すると、クイック ステップやルールなどのツールを使用して電子メールを管理する方法を学ぶ必要があります。これについては、次の機能で説明します。それまでの間、いつものように、ディスカッション フォーラムでフィードバックをお寄せいただくことをお勧めします。
