Microsoft Word を使用して文書を作成している場合は、日常的に使用する機能に精通している可能性があります。しかし、 目立たないように、それ以上ではないにしても、同じくらい便利な機能が たくさんあります。
ここでは、使用すべきいくつかの Word 機能を見ていきます。これらのツールを使用すると、時間を節約し、文書の読みやすさを向上させ、さらには Microsoft Word 全体のエクスペリエンスを向上させることができます。
1. テキストブロックを挿入するためのクイックパーツ
Word のクイック パーツ ツールを使用すると、テキストのスニペット、 署名 、表などを保存できます。その後、数回クリックするだけで再度挿入することができます。
文書内にカーソルをドラッグして、文書内に保存したい内容を選択します。 [挿入] タブに移動し、[クイック パーツの探索] ドロップダウン矢印をクリックして、[選択内容をクイック パーツ ギャラリーに保存] を選択します。
クイック パーツに名前を付け、必要に応じてその他の詳細を追加し、[OK] をクリックします。
次に、アイテムを再利用するには、同じドロップダウン ボックスに移動して選択します。その後、ドキュメントに直接表示されます。
クイック パーツの他の機能を使用して時間を節約することもできます。 定型句機能の使用方法 を確認するか、ドキュメント プロパティを使用してフィールドを追加する方法を検討してください。
2. 気を散らさずに書くことに集中する
Word で頻繁に文章を書く場合、特に集中力が必要なものについては、Focus を使用すると 気を散らすことなく文章を書く ことができます。
ステータス バーまたは [表示] タブで [フォーカス] を選択して、この機能をオンにします。
リボンやステータス バーなど、集中力を妨げるものが何もなく、ドキュメントが画面全体に表示されることがわかります。
カーソルを上に移動すると、いつでもこれらの項目を再表示したり、フォーカスの選択を解除して通常のビューに戻ることができます。
3. 音声からテキストへのディクテーション
通常どおりに文書を入力できない状況に陥る可能性があります。 Microsoft Word のディクテーション機能を 使用すると、入力するのと同じように言葉を話すことができます。
[ホーム] タブに移動し、リボンの [音声] セクションで [ディクテーション] を選択します。
ディクテーション ツールバーが表示されたら、話し始めるだけです。一時停止および再開するには、マイクのアイコンをクリックします。
歯車アイコンを選択して、話し言葉の設定、句読点の自動検出、機密性の高いフレーズのフィルタリングを調整できます。
終了したら、ツールバーの右上にある [X] を使用してディクテーション ツールを閉じます。
4. 文書レビュー用の Microsoft エディター
Microsoft Office のもう 1 つの優れた機能は、エディターです 。これを使用すると、文書のスペル、文法、句読点、読みやすさなどをすべて 1 か所でチェックできます。
[ホーム] タブに移動し、リボンの [エディター] セクションで [エディター] を選択します。
サイドバーが開くと、上部にスコアが表示されます。その後、必要な修正やオプションの改良を確認し、同様の文書が Web 上に表示されているかどうかを確認できます。
[インサイト] セクションで [ドキュメントの統計] を選択すると、単語と段落の数、単語ごとの文字数と文ごとの単語の平均、学年レベルと受動態の文の可読性スコアが表示されます。
終了したら、エディター サイドバーの右上にある [X] を使用してツールを閉じます。
5. コピーしたアイテムを貼り付けるためのクリップボード履歴
文書をまとめるとき、切り取りやコピー＆ペーストでテキストのブロックを移動していることに気づくかもしれません。一方、これらのアクションを使用して、名前、住所、指示などのテキストの一部を繰り返し挿入することもできます。 クリップボード ツール を 使用すると、履歴を表示し、クリップボード アイテムをすぐに再利用できます。
Microsoft Word のクリップボードには、一度に最大 24 個の項目を保持できます。つまり、1 日を通して切り取ったりコピーしたものはすべて、クリックするだけで実行できるということです。
[ホーム] タブに移動し、リボンの [クリップボード] セクションの右下にある矢印をクリックします。
クリップボードの履歴が 左側のサイドパネルに表示されます。そこから、アイテムを確認したり、アイテムを選択して再利用したり、すべてを貼り付けたり、履歴をクリアしたりできます。
6. クイックイメージ用のスクリーンショットツール
デスクトップ上の別のアプリケーション、あるいはウィンドウの一部のスクリーンショットが必要になったことはありますか? 役に立ちます。
[挿入] タブに移動し、リボンの [イラスト] セクションにある [スクリーンショット] ドロップダウン矢印をクリックします。デスクトップの上部には、開いている他のウィンドウが表示されます。 1 つを選択するだけで、その画像が Word 文書に表示されます。
ウィンドウまたは他のアプリケーションの一部にキャプションを付けたい場合は、代わりにドロップダウン ボックスで「画面クリッピング」を選択してください。
カーソルが十字に変わったら、ドラッグして必要なものをキャプチャし、放します。
クリッピングはすぐにドキュメントに表示されます。
必要に応じて、 Microsoft Word の他の画像 と同様に、スクリーンショットやクリッピングを編集できます。
7. 参考文献および引用の研究者
Word のもう 1 つの機能であまり注目されませんが、 Researcher ツール です。これを使用すると、ドキュメントを離れることなく、インターネット上のほとんどのものを検索し、その詳細を挿入できます。
[参考資料] タブに移動し、リボンの [リサーチ] セクションで [研究者] を選択します。
研究者サイドバーが右側に開きます。ボックスに検索語を入力し、Enter キーを押します。
検索結果が表示されます。続きを読むには 1 つ選択してください。表示されているテキストをコピーして文書に貼り付け、サイドバーの項目の右上にあるプラス記号をクリックして引用を追加できます。
Researcher は、エッセイ、論文、研究文書に便利なツールです。
これらの優れた機能は、Microsoft Word で作成する文書、記事、論文の種類に関係なく役立ちます。それらを活用してみませんか？
