Word 文書は、大量の画像、フォント、その他のオブジェクトが埋め込まれた、巨大で異常に長く複雑な文書になることがあります。しかし、一見何の理由もなく書類が増えて手に負えなくなることもあるようです。巨大なドキュメントを扱っている場合は、ファイル サイズを減らすために次のことを試してみてください。
Word 文書が少し大きすぎる場合は、まず文書内の画像を圧縮します。これは、How-To Geek のようなサイトが その方法を説明する包括的な記事 を書いているためでもありますが、画像を使用すると Word 文書のサイズが常に理由を超えて増大するように見えるためでもあります。画像がある場合は役立つため、この記事に記載したヒントに従ってください。
ただし、画像を持っていない場合、またはこれらのヒントに従っていてファイル サイズをさらに削減する必要がある場合は、私たちが解決します。共有したいヒントがたくさんあるので、Word 文書のサイズを減らすのに確実に役立つもの、役に立つかもしれないもの、一般的に提案される、気にする必要のないヒントに分けて紹介します。 。
始めましょう。
文書のサイズを確実に減らすのに役立つヒント
見つかったすべてのヒントが役に立つとは限りません。これは、それらがあなたの状況に当てはまらないためである場合もありますが (画像がない場合、画像圧縮に関するヒントは役に立ちません)、場合によってはそのヒントがまったく間違っている場合もあります。このセクションのヒントはすべてテスト済みなので、機能することがわかっています。
ドキュメントを DOCX 形式に変換する
Microsoft は Office 2007 で DOCX 形式 をリリースしたため、まだ .doc 形式を使用している場合は変換する時期が来ています。新しい .docx ファイル タイプは、基本的に文書の内容を圧縮することで ZIP ファイルとして機能するため、.doc ファイルを .docx 形式に変換するだけで文書のサイズが小さくなります。 (ちなみに、これは Excel (.xls から .xslx)、PowerPoint (.ppt から .pptx)、Visio (.vsd から .vsdx) などの他の Office 形式にも当てはまります。)
.doc ファイルを変換するには、Word でファイルを開き、[ファイル] > [情報] > [変換] をクリックします。
表示されるプロンプトで [OK] をクリックし、[保存] ボタンをクリックすると、Word によって文書が .docx に変換されます。 Word は、新しい形式で文書の新しいバージョンを作成することによってこの変換を行うため、古い .doc バージョンを引き続き使用できます。
これを、6 つの画像、さまざまな表、書式設定マークを含む 20 ページのサンプル .doc ファイルを使用してテストしました。元の .doc ファイルは 6,001 KB でしたが、変換された .docx ファイルは 721 KB にすぎませんでした。これは元のサイズの 12% です。以下で提案する方法は他にファイル サイズの削減に役立つものはないため、.doc ファイルを .docx に変換できる場合は、作業は完了する可能性があります。
写真をコピーして貼り付けるのではなく挿入する
画像をコピーして文書に貼り付けると、Word は画像の処理方法について一定の仮定を立てます。これらの前提条件の 1 つは、貼り付けるイメージを、大きなファイル タイプである BMP 形式にするか、場合によっては依然として非常に大きい PNG 形式にすることです。簡単な代替方法は、編集プログラムに画像を貼り付け、JPG などの小さい形式で保存し、[挿入] > [図] を使用して画像をドキュメントに挿入することです。
以下の小さなスクリーンショットを空白の Word 文書に直接貼り付けると、その文書のサイズが 22 KB から 548 KB に跳ね上がりました。
そのスクリーンショットをペイントに貼り付け、JPG として保存し、その JPG を空のドキュメントに挿入すると、ドキュメントのサイズがわずか 331 KB にまで跳ね上がりました。これは 40% 以上小さいことになります。さらに良いことに、GIF 形式を使用すると、ドキュメントが 60% 以上小さくなりました。スケールアップすると、10 MB ドキュメントと 4 MB ドキュメントの違いになります。
もちろん、常にこの問題を回避できるわけではありません。場合によっては、BMP や PNG などの形式で提供できるより優れた画質が必要になることがあります。ただし、画像が小さい場合、または超高画質が必要ない場合は、軽量形式を使用して画像を挿入すると効果的です。
画像の保存中に編集を行う
Word で画像を編集すると、すべての画像編集が文書の一部として保存されます。つまり、文書内の 画像をトリミングし ても、Word では元の画像全体が保持されます。 画像を白黒に変更しても 、Word では元のフルカラー画像が保持されます。
これにより文書のサイズが不必要に増大するため、画像に変更を加えた後、それらの画像を元に戻す必要がないと確信できる場合は、Word で 編集データを破棄する ことができます。
ただし、ドキュメントから不要なデータを削除するよりも、最初からドキュメント内に不要なデータを含めない方が良いでしょう。トリミングや矢印の追加などの単純な編集であっても、画像を文書に挿入する前に画像エディターで編集するのが最善です。
すべての画像を一度に圧縮
はい、最初にこの記事はファイル サイズを減らす他の方法について述べましたが、このテーマに関するほとんどの記事 ( 記事 を含む) では、画像を 1 つずつ圧縮する方法が説明されています。私たちは物事を行うためのより良い方法を見つけることをすべて考えています。
[ファイル] > [名前を付けて保存] > [その他のオプション] をクリックします。 (OneDrive の自動保存がオンになっている場合は、[名前を付けて保存] ではなく [コピーを保存] が表示される場合があります。)
これにより、[名前を付けて保存] ダイアログ ボックスが開き、いくつかの追加オプションにアクセスできます。 [ツール] > [画像の圧縮] をクリックします。
これにより、[画像の圧縮] パネルが開き、すべての画像に一度に適用する圧縮を決定できます。
「この画像にのみ適用」オプションはグレー表示になっています。これは、これが全か無かのツールであるためです。ドキュメントを保存するときにすべての画像にこれらのオプションが適用されるか、どの画像にも適用されません。したがって、異なる画像に対して異なるオプションを選択したい場合、これは機能しません。ただし、すべての画像を一度に圧縮したい場合は、これを使用するオプションを選択します。
選択肢を選択して [OK] をクリックし、すべての画像を圧縮してドキュメントの新しいバージョンを保存します。
文書へのフォントの埋め込みをやめる
はるか彼方の銀河系の珍しいフォントを 使用している場合を除き、文書を共有する相手は誰でも Word のコピー (または Libre Office などの無料の代替ソフト) を使用して文書を読むことができることはほぼ確実です。では、なぜフォントを埋め込んでファイル内のスペースを無駄にしたいのでしょうか?この問題が発生しないようにするには、[ファイル] > [オプション] > [保存] に移動し、[ファイルにフォントを埋め込む] オプションをオフにします。
これでは大した違いはないと思うかもしれませんが、それは間違いです。フォントの埋め込みがオンになっており、「一般的なシステム フォントを埋め込まない」オプションがオフになっている場合、ファイル サイズの違いはほぼ 2 MB です。 「一般的なシステム フォントを埋め込まない」をオンにしても (つまり、Calibri、Arial、Courier New、Times New Roman などのフォントは含まれません)、ファイルのサイズは依然として約 1.3 MB 大きくなります。
はい、文書にフォントを埋め込むのはやめてください。
可能であれば他のファイルの埋め込みをやめてください
最近、 Excel スプレッドシートを Word 文書に埋め込む方法またはリンクする方法 を説明しました (これは、PowerPoint プレゼンテーションや Visio 図などの他のファイルでも同様に行うことができます)。スプレッドシートを埋め込む代わりにリンクできれば、Excel ファイルのサイズをほとんど節約できます。リンクされたスプレッドシートによってある程度のサイズが追加されるため、すべてを保存することはできませんが、リンクを含めたドキュメントは完全に埋め込むよりもはるかに小さくなります。もちろん、リンクにはメリットだけでなくデメリットもありますので、リンクを行う前に必ずその記事を読んで理解してください。
ドキュメントのサムネイルの保存を停止する
かつて、Word では文書のサムネイル画像を保存でき、Windows がファイル エクスプローラーでプレビューを表示できました。最近では、ファイル エクスプローラーはこれを単独で行うことができ、Word の助けを必要としませんが、このオプションは文書内にまだ存在します。 721 KB のテスト ドキュメントでは、このオプションをオンにすると、ファイル サイズが 3247 KB に増加しました。これは元のファイルの 4.5 倍のサイズです。何の意味もありません。この設定は、[ファイル] > [情報] > [プロパティ] > [詳細プロパティ] にあります。
「すべての Word 文書のサムネイルを保存する」チェックボックスをオフにして、「OK」をクリックします。
このオプションの名前は、「すべての Word ドキュメント」と表示されていますが、ここでオフにすると開いているドキュメントにのみ影響するため、少し誤解を招きます。ドキュメントの作成時にこれがデフォルトでオンになっている場合は、Normal.dotx テンプレートでオフにする必要があります。その方法がわからない場合は、Microsoft がこれを行うための 優れた手順 を提供しています。
「名前を付けて保存」ダイアログでこの設定をオフにすることもできます。この設定は、もう少し正確には「サムネイルを保存」と呼ばれています。
文書から個人情報や隠された情報を削除する
個人情報は文書のサイズを増大させるだけでなく、読者に知られたくない情報を与えてしまう可能性もあります。非表示としてフォーマットされている情報もあるかもしれません。文書内でこの非表示のテキストが必要ない場合は、削除してみてはいかがでしょうか。
この不要な情報を文書から削除するには、「ファイル」>「情報」>「問題のチェック」に進み、「文書の検査」ボタンをクリックします。
「ドキュメントのプロパティと個人情報」がオンになっていることを確認し、「検査」をクリックします。インスペクターの実行が終了したら、「ドキュメントのプロパティと個人情報」セクションの「すべて削除」をクリックします。
このアクションにより、テスト ファイルのサイズが 7 KB 減少しましたが、それほど大きな量ではありません。ただし、ファイルから個人情報を削除することは良い習慣であるため、おそらく削除する必要があります。このデータを削除した後は復元できないことに注意してください。削除する前に、データが削除されても問題がないことを確認してください。 「非表示コンテンツ」オプションと「隠しテキスト」オプションでも同じことを行うことができますが、これによりファイルが小さくなるのは、非表示コンテンツがある場合のみです。
自動回復をオフにする (勇気がある場合)
Word の優れた機能の 1 つ (実際、すべての Office アプリの優れた機能の 1 つ) は自動回復です。この機能は、作業中にファイルのバックアップを定期的に作成するため、Word がクラッシュしたり、コンピューターが予期せず再起動したりした場合 (Windows が夜間にシステム更新を行った場合など)、次回起動時に開いている文書の自動的に復元されたバージョンが表示されます。言葉。もちろん、これらのバージョンはすべてファイルのサイズを大きくするため、自動回復をオフにするとファイルは小さくなります。
[ファイル] > [オプション] > [保存] に移動し、[自動回復情報を [x 分] ごとに保存する] オプションをオフにします。
これによりすぐには違いが生じませんが、作業中にファイルに新しい AutoRecover バージョンが追加されなくなります。
自動回復バージョンはもう提供されないため、Word がクラッシュするか予期せず終了すると、最後に保存してからの作業内容がすべて失われることに注意してください。
すべてを新しいドキュメントにコピーする
文書で作業しているときに、Word は作業を助けるためにさまざまなものをバックグラウンドで保存します。可能な場合はこれらをオフにする方法と、Word が収集するデータを削除する方法を説明しましたが、文書内にはまだ必要のないものが存在する可能性があります。このようなドキュメント サイズの変更が発生する場合は、新しいドキュメントを作成し、そこにすべてをコピーすることができます。
まず、新しい空のドキュメントを作成します。 Ctrl+A を押して、現在のドキュメント内のすべてのコンテンツを選択します。新しいドキュメントで、Ctrl+V を押してすべてを貼り付けます。これにより、テキスト、セクション、書式設定、ページ レイアウト オプション、ページ番号など、必要なものがすべてコピーされます。
新しいドキュメントには以前のバックグラウンド保存、自動回復情報、または以前のバージョンが含まれないため、ファイル サイズが削減されます。
これを行うと画像内の編集データがすべてコピーされるため、新しいドキュメントにすべてをコピーする前に、まず元のドキュメントから編集データを削除することをお勧めします。そうでなければ、それは大したことではありません。新しいドキュメントから削除することもできます。
数キロバイトから数メガバイトまでの可能性があるため、これによってどのくらい節約されるかはわかりませんが、ドキュメントからできるだけ多くのデータを削除したい場合は、実行する価値があります。
おまけに、この新しい文書へのコピー/貼り付けのトリックにより、他の方法では追跡するのが困難だった Word 文書内の奇妙なエラーが解決されることも確認されました。
ドキュメントのサイズを減らすのに役立つヒント
役に立ちそうなヒントもいくつかありましたが、良い結果は得られませんでした。ファイル サイズの削減に役立たないとは言いませんが、恩恵を受けるには特定の環境が必要なようです。まずは前のセクションのヒントを試してから、必要に応じてこれらのヒントを試してみることを強くお勧めします。
バックグラウンド保存をオフにする
文書が複雑であるほど、また文書を保存してから時間が経っているほど、「保存」ボタンをクリックしてから保存するまでに時間がかかることがあります。これを回避するために、Word には [ファイル] > [オプション] > [詳細設定] に「バックグラウンド保存を許可する」という設定があります。
この設定はデフォルトで有効になっており、作業中にドキュメントがバックグラウンドで保存されます。 「保存」をクリックすると、保存する変更が少なくなり、保存時間が大幅に短縮されるという考えです。これは主に、Word がそれに比例して大量のシステム リソースを占有していた時代への逆戻りであり、最新のシステムでは、特に非常に長い文書や複雑な文書を編集していない場合には、おそらく必要ありません。
これがファイルサイズに影響を与えるかどうかについては、まだ結論が出ていません。この設定をオンにしてドキュメントを開いたままにしても、テスト ドキュメントのサイズに変化はありませんでした (一方、自動回復をオンのままにしておくと、ファイル サイズは増加しました)。約 30 分かけて変更を加えても、「バックグラウンド保存を許可する」がオンかオフかに関係なく、ドキュメントのサイズはそれほど変化しませんでした。これをオフにしても、文書の保存速度は変わりません。
要するに、これはあなた次第です。これをオフにしてもファイル サイズが減らない場合は、オンのままにしておきます。Word が文書を自動的に保存するために行うことはすべて良いことであるためです。
RTF に変換してから DOCX に戻す
RTF は Rich Text Format の略で、プレーン テキストよりももう少し多くの書式設定を提供するドキュメントのオープン スタンダードですが、DOCX の付加機能のすべてを備えているわけではありません。 DOCX を RTF に変換するということは、余分な書式設定と隠されたデータがすべて取り除かれ、RTF を DOCX ファイルとして保存し直すときにファイル サイズが小さくなるということです。
20 ページ、721 KB のテスト ドキュメントを RTF に変換すると、ファイル サイズは 19.5 MB になりました (そのため、小さなファイルが必要な場合は RTF を使用しないでください)。これを DOCX に変換し直すと、ファイルは 714 KB になりました。これは 7 KB の節約であり、1% 未満です。また、RTF では使用した単純なテーブルの書式設定の一部を処理できなかったため、再フォーマットする必要がありました。その結果、サイズは 721 KB に戻りました。
これは、特に最新の DOCX に RTF が処理できないほど多くの書式設定機能を備えている場合には、ドキュメントに多くの利点があるとは思えません。
HTML に変換してから DOCX に戻す
これは、HTML が Web 形式であることを除けば、RTF への変換と同じ考え方です。変換テストでは、RTF を使用した場合とほぼ同じ結果が得られました。
これを 721 KB の DOCX ファイルで試したところ、383 KB の HTML ファイルに変換されました。これを DOCX に変換し直すと、714 KB のファイルになりました。これは 1% の節約ですが、書式設定、特にヘッダーが台無しになるため、やり直す必要があります。
ドキュメントを解凍して圧縮する
DOCX ドキュメントは、7-Xip や WinRar で作成したアーカイブのような圧縮ファイルです。つまり、これらのツールのいずれかを使用してファイルを開いて、すべての内容を確認できるということです。ヒントの 1 つは、DOCX からすべてのファイルを抽出し、圧縮アーカイブに追加して、そのアーカイブの名前を DOCX ファイル拡張子に変更することです。こんにちは、圧縮された Word 文書を入手しました。理論的には、これはもっともらしく聞こえますが、7-Zip と WinRar の両方、およびさまざまなアーカイブ形式を使用すると、作成した .docx ファイルを開こうとするたびに、Word によってファイルが破損していると通知されることがわかりました。
このアイデアには利点があるかもしれません — 721 KB のファイルは最終的にわずか 72 KB になりました — しかし、それを手に入れるために多くの時間を費やして遊んでみたいと思わない限り、これはお勧めしません。働く。また、単に圧縮プロセスによって Word が文書を開くのを妨げるものが削除または圧縮されたため、保存されている可能性もありますが、確信は持てません。
あまり違いを生まない可能性が高い一般的に提案されるヒント
インターネット上には、賢明に聞こえますが、あまり効果のない提案がいくつかあります。これは、これらを試すべきではないということではなく、ドキュメントのサイズに大きな影響を期待すべきではないというだけです。
ドキュメントの以前のバージョンを削除する
Word では、作業中の文書の以前のバージョンが保持されます。これは自動保存機能であり、[ファイル] > [情報] > [ドキュメントの管理] に移動して古いバージョンを削除して、これらを削除することを提案する人もいます。
ただし、これらの古いバージョンは Word 文書ではなく Windows ファイル システムに保存されているため、これを実行しても意味がありません。それらを削除しても文書はそれ以上小さくなりません。ドキュメント内から以前のバージョン情報を削除したい場合は、以前に提案したように、コンテンツを新しいドキュメントにコピーするか、[ファイル] > [名前を付けて保存] を実行して新しいドキュメントに保存します。
書式設定ではなくテキストのみを貼り付けます
ある文書から現在の文書にコピーして貼り付ける場合は、さまざまな貼り付けオプションを使用できます。
[貼り付け] ボタンをクリックした場合 (または Ctrl+V キーを押した場合) に使用されるデフォルトのオプションは、[ソースの書式を維持] です。これにより、デフォルト以外のフォントや太字、斜体などの書式設定がコピーされます。ただし、代わりに [テキストのみを保持] オプションをクリックすると、理論的には書式設定が削除され、ファイル サイズが削減されます。
各ページのテキストにさまざまな書式設定が適用された 20 ページのドキュメントでこれを試したところ、平均サイズの差は 1 ページあたり 2 KB 弱でした。 250 ページを超える文書 (合計で約 0.5 MB になる) がある場合、これは重要になる可能性があります。しかし、本当に 250 ページの Word 文書を書式設定なしで作成するつもりでしょうか?おそらくそうではありません。ほとんど判読できないため、書式設定を元に戻すと節約した分が失われます。
この方法の利点はおそらく、上で述べたヒントによるものです。つまり、文書全体をコピーして新しい文書に貼り付け、以前のバージョンや古い編集の変更などを削除します。
ページのサイズを変更する
Word では、[レイアウト] > [サイズ] に移動し、デフォルトの「レター」サイズから変更することで、ページ サイズを変更するオプションが提供されます。 「A4」のような小さいながらも同様のサイズを選択すると、他の読者が気付かず、サイズを小さく節約できるというヒントが世間に出回っています。
721 KB の「レター」サイズを使用した 20 ページのドキュメントでこれを試しました。サイズを「A4」、「A5」（「A4」の半分のサイズ）、「B5」に変更しましたが、ドキュメントは毎回安定して 721 KB のままでした。言い換えれば、ファイルサイズにはまったく違いがありませんでした。
言語データの埋め込みをやめる
[ファイル] > [オプション] > [詳細設定] に「言語データの埋め込み」という設定があり、これをオフにするように指示するヒントがさまざまな場所に表示されます。表面的には、これは合理的であるように思えます。余分な言語データによってドキュメントのサイズが大きくなるのではないか?
つまり、最新の .docx ファイルを使用している場合、答えは「ノー」です。 Word は言語データをバックグラウンドで処理するため、文書内のスペースを占有しません。
このオプションをオフにすると、古い .doc ファイルに若干の違いが生じる可能性がありますが、それでも、手書きツールを使用していて、Word に保存する「手書き認識補正情報」が ある場合に限ります。それ以外の場合は、まったく違いはありません。
これは Word ファイルのサイズを縮小する方法のかなり包括的なリストですが、私たちは常に新しい方法を試して (または誤りを暴く) ために目を光らせています。私たちが見逃したテクニックを知っている場合は、コメント欄に書き込んでください。確認してみます。
