メールを素早くタスクに変える方法

OHIO (Only Handle It Once) を使用して電子メールをトリアージしている場合は、一部の電子メールをタスクに変換する必要があるでしょう。他のメールの処理を続けることができるように、これを迅速かつ効率的に行う方法を次に示します。

素早く簡単に

受信箱はやるべきことリストではありません。それは受信箱です。簡単なので受信トレイにメールを残しておきたくなるかもしれませんが、そうすると、大量に受信するメールの中に、達成する必要のあるタスクが埋もれてしまいます。

人々がトラブルに遭遇する理由はここにあります。電子メールをタスクに変換する手動プロセスは、多くの場合次のようになります。

好みの To Do リストマネージャーを開きます。
新しいタスクを作成します。
電子メールの関連部分をコピーして、新しいタスクに貼り付けます。
優先度、期日、カラーコード、その他使用するものなどの詳細を設定します。
新しいタスクを保存します。
電子メールをアーカイブまたは削除します。

To Do リストに何かを追加するだけの 6 つのステップです。メールが受信トレイを乱雑にすることになるのも不思議ではありません。この 6 つのステップを 4 つに減らすことができたらどうでしょうか?それとも3つ？

まあ、できますよ！その方法をご紹介します。

一部の電子メールクライアントは他の電子メールクライアントよりもタスクの作成に適しています

電子メールの管理に使用できるクライアントは数多くありますが、ご想像のとおり、タスクの作成に適したクライアントもあります。

ウェブクライアントの場合、Gmail は非常にうまく機能します。 Tasks アプリケーションが組み込まれているので、メールを簡単にタスクに変えることができます。メールから直接タスクを作成するためのキーボードショートカットもあり、マウス操作は必要ありません。デスクトップクライアントが不要な場合は、おそらく Gmail が最善の策です。

Windows デスクトップクライアントの場合、Outlook が断然勝ちです。 Thunderbird にはいくつかのタスク管理機能が組み込まれており、悪くはありませんが、Outlook の方がはるかにスムーズで、無数のサードパーティアプリに接続できます。何らかの理由で Outlook を使用できない場合は、Thunderbird が良い代替手段になります。ただし、すでにサードパーティの To Do リストマネージャーを使用している場合は、Thunderbird を使用しても問題はありません。

Mac では、画像は少しポジティブではありません。 Apple Mail は、Gmail や Outlook に比べてタスク管理が不十分です。デスクトップクライアントでタスクを管理したい場合、最良の選択肢はおそらく Thunderbird for Mac です。または、サードパーティの To Do リストマネージャーに電子メールを送信し、そこで管理することもできます。

モバイルアプリに関しては、Gmail と Outlook はどちらもほぼ同じように機能します。どちらにも Web バージョンやクライアントバージョンのタスク作成ツールはありませんが、どちらもアドインをサードパーティアプリに自動的に引き継ぎます。したがって、Trello でタスクを管理し、Gmail または Outlook クライアントにアドインをインストールすると、対応するモバイルアプリを開いたときにも自動的に利用できるようになります。さらに、Outlook にアドインをインストールすると、デスクトップクライアント、モバイルアプリ、Web アプリに自動的にインストールされます。

Mac の場合と同様、iPhone を持っていて Apple Mail を使いたい人は、モバイルアプリから多くのことを得ることができません。 Gmail または Outlook クライアントを使用することもできますが、携帯電話から Mac にタスクを同期する場合はあまり役に立ちません。

Gmail と Outlook はこの特定の作物の中心であるため、これらに焦点を当てます。タスクの作成をうまく処理してくれるお気に入りのクライアントがいる場合は、コメントでお知らせください。検討させていただきます。

Gmail からタスクを作成する

Google は、Gmail に組み込まれた Tasks というアプリケーションを提供しています。これは非常に最小限のオプションを備えたシンプルな To Do リストマネージャーですが、さらにいくつかのカスタマイズオプションを提供するモバイルアプリもあります。 Gmail の受信トレイと緊密に連携するシンプルなものが必要な場合は、Tasks が確実な選択肢です。電子メールをタスクに変換するのは非常に簡単です。電子メールを開いた状態で、タスクバーの [詳細] ボタンをクリックし、[タスクに追加] を選択します。

ショートカットを使用する場合は、Shift+T で同じことができます。サイドバーにタスクアプリが開き、新しいタスクが表示されます。

タスクを編集して期日、追加の詳細、またはサブタスクを追加する必要がある場合は、「編集」アイコンをクリックします。

変更は自動的に行われるため、保存する必要はありません。完了したら、受信トレイの [アーカイブ] ボタンをクリックして (またはキーボードショートカット「e」を使用して)、電子メールをアーカイブに移動します。

それは次の 3 つの簡単なステップです。

[タスクに追加] オプションをクリックします (または Shift+T ショートカットを使用します)。
期限、追加の詳細、またはサブタスクを設定します。
電子メールをアーカイブ (または削除) します。

おまけに、新しいタブを開いたときにタスクを表示するように Chrome を設定することもできます。があります。モバイルアプリでも Web アプリと同じくらい簡単にタスクを作成できます。メールの上部にある 3 つの点をクリックし、[タスクに追加] を選択します。

これにより、新しいタスクがすぐに作成されます。

Google Tasks に必要なものがすべて揃っていない場合、またはすでに別の ToDo マネージャーに慣れている場合は、おそらく Gmail アドインが利用できるでしょう。現在、Any.do、Asana、Jira、Evernote、Todoist、Trello などの人気の ToDo アプリ用のアドインがあります (ただし、Microsoft To-Do や Apple Reminders にはありません)。

以前に Gmail アドインのインストール全般と、 Trello アドインのインストールについて説明しました。アドインによって提供されるオプションは異なりますが、通常、すべての To Do リストアドインで、選択した電子メールから直接タスクを追加できます。 To Do リストアドインは、相互に自動的に同期する Web アプリやモバイルアプリとしても利用できます。 ToDo リストと同様に、Gmail モバイルアプリを使用しているときにアドインにアクセスできます。

Outlook からのタスクの作成

Outlook には Tasks という組み込みアプリがあり、Office 365 の Web アプリとしても利用できます。ここでの話は少し複雑になります。2015 年に Microsoft が人気の To Do マネージャーである Wunderlist を買収したからです。過去 4 年間を費やして、これを (おそらく少し想像力に欠けるが) Microsoft To-Do と呼ばれる新しい Office 365 Web 専用アプリに変えました。最終的には、Outlook に組み込まれているタスク機能が置き換えられる予定です。

ただし、現時点では、タスクは依然として Outlook の ToDo マネージャーであり、これが変更される日付や Outlook のバージョンは決まっていません。 O365 を使用している場合、Outlook のタスクに追加したタスクはすべて Microsoft To-Do にも表示されるため、これについてのみ言及しています。 To-Do には、タスクに追加できるすべてのデータがまだ表示されていませんが、ある時点で表示されるようになるでしょう。

現時点では、Microsoft Tasks は Outlook に組み込まれているタスクマネージャーなので、それに焦点を当てます。

Outlook デスクトップクライアントの使用

これは Microsoft が伝統的に優れている点であり、ここでも期待を裏切りません。あらゆる好みに合わせて電子メールからタスクを作成するには、複数の方法があります。あなたはできる：

電子メールを ToDo ペインにドラッグアンドドロップします。
右クリックのコンテキストメニューから電子メールをタスクフォルダーに移動またはコピーします。
クイックステップを使用してタスクを作成します。

ここでは、クイックステップの使用に焦点を当てます。これは、費用対効果が最も高く、キーボードショートカットをクイックステップに割り当てることができるためです。

これまで Outlook のタスクを使用したことがない場合は、 ToDo ウィンドウに関するガイドを参照して、メールの横にタスクを表示できるようにしてください。

[To-Do] ウィンドウを開いたら、電子メールを既読としてマークし、タスクを作成し、電子メールをアーカイブに移動するクイックステップを作成します。キーボードショートカットも追加する予定なので、電子メールからタスクを作成するためにマウスを使用する必要はありません。

クイックステップを使用すると、ボタン 1 回のクリック (またはキーボードショートカット) に対して複数のアクションを定義できます。これらは作成も使用もさらに簡単ですが、これまでチェックしたことがない場合は、それらに関する決定的なガイドがあります。このガイドを読んだら、新しいクイックステップを作成し、次のアクションを追加します。

メッセージのテキストを使用してタスクを作成します。
既読にする。
フォルダーに移動します (移動先のフォルダーとしてアーカイブフォルダーを選択します)。

キーボードショートカットを選択し、名前を付けて (「タスクの作成とアーカイブ」など)、「保存」をクリックします。これは、[ホーム] > [クイックステップ] セクションに表示されます。

今後は、電子メールをタスクに変換する場合は、[クイックステップ] をクリックするだけで (またはキーボードショートカットを使用することで)、新しいタスクが作成されます。電子メールの件名からタイトルが取得され、電子メールの本文がコンテンツになります。

必要な詳細を編集し (Outlook の仕事には Gmail の仕事よりも多くのカスタマイズオプションがあります)、[保存して閉じる] をクリックします。

Gmail とは異なり、新しいタスクを保存する必要がありますが、Gmail とは異なり、クイックステップによって電子メールがアーカイブされます。

Outlook の場合も、次の 3 つの簡単な手順になります。

[クイックステップ] をクリックします (または、割り当てたショートカットを使用します)。
必要に応じてオプションや詳細を設定します。
「保存して閉じる」をクリックします。

Outlook Web App の使用

この時点で、Outlook Web アプリ (Outlook.com) を使用してタスクを作成する方法を説明することを期待しているかもしれません。 Outlook Web アプリには電子メールをタスクに変換するネイティブな方法がないため、そうするつもりはありません。メールにフラグを付けると、そのメールがタスクリストに表示されますが、それだけです。

これはマイクロソフトによる驚くべき見落としです。ある時点で、Outlook > To-Do の緊密な統合を含む Microsoft To-Do への切り替えが行われるのではないかと感じずにはいられません。

ただし、サードパーティのアプリの統合に関しては、状況は少し良くなります。現在、Asana、Jira、Evernote、Trello などの人気の ToDo アプリ用のアドインや、その他のアプリ用のアドインがあります (ただし、Gmail タスクや Apple リマインダーは対象外)。アドインごとに提供されるオプションは異なりますが、Gmail と同様、すべての To Do リストアドインでは通常、選択したメールから直接タスクを追加でき、Web アプリとモバイルアプリの両方を自動的に同期できます。

Outlook モバイルアプリの使用

Outlook Web アプリと同様に、Outlook モバイルアプリからメールをタスクに変換するネイティブな方法はありませんが、 iOS と Android の両方で利用できる Microsoft To-Do アプリはあります。 Outlook アプリでフラグを付けたメールを追跡しますが、それは実際にはタスクの統合と同じではありません。 Outlook メールを Outlook タスクに変換する場合は、Outlook クライアントを使用する必要があります。

サードパーティの To Do リストマネージャーを使用している場合は、Outlook モバイルアプリを使用しているときにアドインにアクセスできます。

Apple Mailからタスクを作成する

Apple Mail を使用している場合、唯一の現実的な選択肢は、メールをサードパーティアプリ (Any.do や Todoist など) に転送してそこでタスクを管理するか、メールをリマインダーにドラッグアンドドロップすることです。したがって、Apple の場合、手動プロセスは次のようになります。

好みの To Do リストマネージャーを開きます。
電子メールをサードパーティのアプリに転送するか、リマインダーにドロップします。
優先度、期日、カラーコード、その他使用するものなどの詳細を設定します。
新しいタスクを保存します。
電子メールをアーカイブまたは削除します。

Apple はメールとリマインダーをあまり緊密に連携させていないため、そのプロセスを改善するためにできることはあまりありません。同社はまた、サードパーティのアプリとの統合をあまり許可していません。この状況が変わるまで (すぐにそうなるとは思えませんが)、最善の選択肢は、メールをサードパーティの To Do リストマネージャーに転送することです。

電子メールを 1 回だけ処理したい場合は、タスクの作成をできるだけ迅速かつ簡単にする必要があります。そうしないと、受信トレイは引き続き To-Do リストのままになります。

Gmail と Outlook では、To Do リストマネージャーとサードパーティのアドインを使用して、電子メールからタスクを迅速、簡単、効率的に作成するために必要なツールを提供します。