バックアップ ファイルから 1 つの電子メールを取得する場合、その電子メール ファイル全体を Outlook にインポートするのは時間のかかる過剰な作業です。ここでは、Microsoft Outlook で PST ファイルを開いて内容を参照する方法を説明します。インポートは必要ありません。
長期的な電子メール アーカイブを作成し、電子メール アカウントのスペースを節約するための良い方法です。ただし、潜在的な欠点の 1 つは、ファイル全体をインポートせずに PST ファイル内の個々の電子メールにアクセスする方法が明確ではないことです。
ありがたいことに、Outlook では PST ファイルをインポートせずに開くことができるため、単なるフォルダーであるかのようにコンテンツを参照できます。メッセージの読み取り、コピーまたはアカウントへの移動、削除、返信、転送、タスクや会議の作成など、従来の電子メールで実行できることはすべて実行できます。
まず、Microsoft Office アプリケーションを開き、[ファイル] をクリックして、[開いてエクスポート] > [Outlook データ ファイルを開く] を選択します。
開きたい PST ファイルを参照し、[OK] をクリックします。
PST はナビゲーション ウィンドウの下部に「Outlook データ ファイル」として表示されます。
Outlook の他のフォルダーと同様に、PST 内のフォルダーを参照します。 Outlook を閉じて再度開く場合でも、ファイルは必要なだけ開いたままにしておくことができます。 PST ファイル内のメッセージはオンライン アカウントではなくそのファイルにのみ存在するため、バックアップ ファイルは受信トレイ内の電子メールの量を減らすのに非常に便利です。
複数の PST ファイルを開いている場合、またはそのファイルが何であるかを思い出したい場合は、その名前をデフォルトの「Outlook データ ファイル」からよりわかりやすい名前に変更できます。
「Outlook データ ファイル」を右クリックし、メニューから「データ ファイルのプロパティ」を選択します。
「詳細設定」ボタンをクリックします。
「名前」フィールドをより意味のある名前に変更します。
これにより PST ファイルの名前は変更されず、Outlook に表示される名前のみが変更されます。
「パスワードの変更」をクリックして、PST ファイルをパスワードで保護することもできます。
これにより、「パスワードの変更」ダイアログウィンドウが開き、パスワードを追加できます。そうすれば、パスワードなしでは誰もファイルを開くことができなくなります。
ここで標準的な注意事項を示します。パスワードを紛失すると、PST のコンテンツにアクセスできなくなるため、パスワードは パスワード マネージャー などの安全な場所に保管してください。
「パスワードの変更」ダイアログで「OK」をクリックします…
…そして次の 2 つのパネルで「OK」をクリックします。
「Outlook データ ファイル」の名前は、変更した名前に変わります。
PST ファイルを参照する必要がなくなった場合は、追加するのと同じくらい簡単に削除できます。ファイル名を右クリックし、「[フォルダー名]を閉じる」を選択します。
Microsoft Outlook は名前を変更したかどうかを記憶しているため、PST を閉じて再度開くと、「Outlook データ ファイル」ではなく、変更した名前で表示されます。
