Microsoft Office では、Office ドキュメント内に非表示のメタデータが保存されます。これには、ドキュメントで作業した時間、ドキュメントで作業した全員の名前、ドキュメントの作成日、ドキュメントの以前のバージョンなども含まれます。
Office ドキュメントを公に公開したり、誰かに送信したりする前に、ドキュメントにどのような非表示の情報が含まれているかを確認し、機密データを削除する必要があるでしょう。このメタデータはプライバシーを侵害したり、恥ずかしい思いをさせたりする可能性があります。
隠しデータの表示と削除
または Office 2010 では、[ファイル] メニューをクリックし、[情報] をクリックすると、ドキュメントの検査ツールが最前面に表示され、ドキュメントに含まれる可能性のある機密情報について通知されます。この情報は、古いバージョンの Office よりも明白ですが、Office がこの機密データをドキュメントに追加していることを認識していないと、依然として見逃しがちです。
Office 2007 では、リボン上の [Office] ボタンをクリックし、[準備] をポイントして、[ドキュメントの検査] をクリックします。
ドキュメント内の非表示のメタデータを表示するには、[問題の確認] ボタンをクリックし、[ドキュメントの検査] をクリックして、ドキュメントを検査するメタデータの種類を選択します。すべてのオプションを選択したままにして、ドキュメントのあらゆる種類のメタデータを検査することができます。
[検査] をクリックすると、Office がドキュメントのメタデータを検査します。メタデータの種類の横にある [すべて削除] ボタンをクリックして、メタデータを削除します。
このメタデータのほとんどは、削除すると復元できなくなることに注意してください。このため、Microsoft では、メタデータを削除してドキュメントを公開する前に、ドキュメントの新しいコピーを作成する (名前を付けて保存機能を使用する) ことをお勧めします。これで、メタデータを含むドキュメントのコピーが作成されます。もちろん、このメタデータがまったく不要な場合は、コピーの保存を気にせずに削除できます。
Office はどのような種類のメタデータを保存しますか?
Office では、作成者、件名、タイトル、ドキュメントの作成日、最終変更日、 などの詳細を含むドキュメントのプロパティが保存されます。これらのプロパティには、ドキュメント、電子メール ヘッダー、およびその他の関連情報の作成時に使用したテンプレートの名前も含まれます。これは潜在的に恥ずかしいことになる可能性があります。たとえば、TPS レポートを上司に送り、一日中一人でその作業に費やしたと言うかもしれません。しかし、メタデータによって、TPS レポートの作成に数分しかかからず、他の人々と共同作業したことや、作成時に「Useless TPS Report Template」という名前のテンプレートを使用したことが判明する可能性があります。さらに悪いことに、ここには他のプライバシーへの影響もあります。自分の名前を関連付けずにドキュメントを Web 上に公開したい場合がありますが、デフォルトでは自分の名前がドキュメントのプロパティに表示されます。
ヘッダー、フッター、透かし、および隠しテキストとしてフォーマットされたテキストも含めることができますが、文書をざっと見ただけでは表示されません。このツールは、文書にこの情報が含まれているかどうかを示します。
他の人と共同でドキュメントを作成した場合は、さらに多くのデータが含まれることになります。メタデータには、ドキュメントで作業した全員の名前、コメント、改訂マーク、インク注釈、ドキュメントの以前のバージョンが表示されます。自分が作成したドキュメントを公開する場合は、このデータを共有するのではなく、すべて削除した方がよいでしょう。
Office によるメタデータの保存を停止する方法
残念ながら、ドキュメントを公開したり誰かと共有したりする前に、ドキュメント検査ツールを使用して個々のドキュメントから機密データを削除する必要があります。この情報を複数のドキュメントから一度に削除する組み込みの方法はなく、Office がこのデータをドキュメントに適用しないようにする Office 全体の設定もありません。
ただし、ファイルを保存するたびに Office でメタデータを自動的に削除するように設定できます。この設定は、使用する各ドキュメントに適用する必要があります。これはドキュメント固有の設定であり、システム全体の設定ではありません。
Office がドキュメントと一緒にメタデータを保存しないようにするには、[ファイル] メニューをクリックし、[オプション] をクリックして、[セキュリティ センター] カテゴリを選択します。 [セキュリティ センターの設定] ボタンをクリックし、[プライバシー オプション] を選択します。 「保存時にファイルのプロパティから個人情報を削除する」オプションを有効にします。グレー表示になっている場合は、下の [ドキュメント検査] ボタンをクリックし、ドキュメント検査を実行して、ドキュメントの個人情報をすべて削除します。これで、チェックボックスをクリックできるようになります。
このオプションはドキュメントごとに個別に変更する必要があることに注意してください。
この情報は役立つ場合があり、その一部はコラボレーションや企業がドキュメントの作業者を追跡するために非常に重要です。ただし、ドキュメントを公開する段階になったら、おそらくこのメタデータを削除する必要があるでしょう。
