私たちが約束されていた「ペーパーレスオフィス」は、多くの人には決して届かないようです。しかし現実には、ペーパーレス オフィスを利用しようと思えば、今日でも利用できるのです。
今でも電子メール、Web ページ、その他のドキュメントを印刷する人は、今すぐやめても構いません。情報を追跡し、より迅速にアクセスするためのより良い方法があります。結局のところ、物理的な紙の上で単語を検索することはできません。
印刷に反対するケース
印刷は高価で不便であり、しばしば高価なインク カートリッジ、プリンタ用紙、そして安価なインクジェット プリンタが必然的に故障した場合には新しいプリンタが必要になります。紙はすべて乱雑になり、適切に整理しなければ、探しているものを決して見つけることができなくなります。オフィスから離れているときはアクセスできず、横断的に検索することもできず、1 部しか持っていないため、何かが起こった場合に困ります。
コンピューターが机に取り付けられた重いレンガだった時代には、印刷が必要でした。私たちは現在、ポケットにコンピューターを入れ、紙一枚ほどの大きさのタブレットを持ち歩き、すべてのドキュメントをバックアップしてすべてのデバイス間で同期できるクラウド サービスを持ち歩いています。保存したドキュメントは、そのドキュメントに含まれる単語によって検索できるため、複雑なファイル システムをセットアップして使いこなす必要はありません。
印刷しない方法
私たちオタクはとっくの昔に印刷をやめてしまったかもしれませんが、世の中には今でも定期的に電子メールや Web ページを印刷している人がたくさんいます。ここでは、ユーザーをプリンターから離れて、意味のある情報の保存と整理の新しい方法に導くためのヒントをいくつか紹介します。
- デジタル ファイル キャビネットを作成する : まず、印刷する代わりに保存する場所を決定します。すべてを保存する一貫した場所を 1 つ用意しておくと便利です。 PC だけでなくスマートフォンやタブレットでもアクセスできるように、すべてのデバイス間で同期する何らかのクラウド サービスをお勧めします。多くの人は、すべてのメモやドキュメントのアーカイブとして Evernote を 使用していますが、 Dropbox 、 Google Drive 、または Microsoft OneDrive などのクラウド ストレージ サービスに保存することもできます。どうしてもローカル ストレージを使用したい場合は、ファイルを PC 上の 1 つのフォルダーに保存することもできますが、必ずバックアップしてください。ファイルを別の場所で表示したい場合は、手動で他のデバイスにファイルをコピーする必要があるため、あまり便利ではありません。
- PDF に印刷 : 領収書、文書、電子メール、Web ページなど、印刷したいものはすべて PDF ファイルに印刷できます。まず、 Windows コンピュータに PDF プリンタをインストールする 必要があります。その後、仮想 PDF プリンターを選択して、通常どおり印刷プロセスを実行できます。 Evernote や Dropbox などに保存できるファイルが得られます。
- メールの印刷 : メールも同様に PDF に印刷できます。 (Gmail を使用している場合は) スターを付けたり、後で参照できるように特別なフォルダーやラベルに追加したりすることもできます。これらのメールには、後で電子メール クライアントを使用して任意のデバイスからアクセスできます。印刷する必要はありません。
- Web ページの印刷 : 後で参照するために Web ページを印刷する場合は、代わりに PDF に印刷できます。ブックマークして後で表示することもできます ( ブックマークはすべてのデバイス間で同期できます )。後で Web ページを読みたい場合は、 Pocket や Instapaper などのサービスを使用して、読みたいもののリストを作成します。このようなサービスは、Web ページを取得して、読みやすいテキストのみの記事に変換し、モバイル デバイスにオフラインで保存して、後で印刷せずに Web ページを読むこともできます。
- 地図の印刷 : GPS を備えたスマートフォンをお持ちの場合は、地図を印刷する必要はありません。 Google マップを使用している場合は、Google マップ アプリにサインインし、PC 上の Google マップ Web サイトで行った検索のリストを表示できます。もちろん、地図を PDF に印刷することもできます。
- 文書の FAX 送信 : 石灰化した古い企業の中には、依然として FAX を要求しているところもあります。 HelloFax などのサービスを使用して、Web 経由で FAX を送信できます。 HelloFax では月に 5 回の無料 FAX を提供しています。企業に FAX をたまにしか必要としない家庭ユーザーにとっては、これで十分です。
- 誰かが印刷された文書を要求する場合 : 悲しいことに、一部の組織は依然として印刷された文書を要求しています。これを回避する方法はありません。 PDF を電子メールで受け取れない場合は、印刷する必要があるかもしれません。
- 古い紙の文書をどうするか : 古い紙の文書をすべてデジタル バージョンに系統的に変換することを決定するよりも、ペーパーレスの方法で進め始めるほうが簡単です。これは多大な作業になる可能性があります。それでも、スキャナーを使用して古い文書をスキャンして PDF ファイルにすることができます。
デジタル ファイルの使用
デジタル ワークスペースには、紙にはない多くの利点があります。
- バックアップ : Evernote、Dropbox、Google Drive、SkyDrive などのサービスを使用してファイルを保存した場合、ファイルはバックアップされます。たとえ家が全焼しても、重要な書類を失うことはありません。
- 検索 : 山のような紙をふるいにかけることなく、すべての電子ドキュメントを簡単に検索して、必要なドキュメントを見つけることができます。 Evernote、Dropbox、Google Drive、SkyDrive、さらには Windows にも、全文検索機能が備わっています。
- どこからでもアクセス : PC、スマートフォン、タブレットからどこにいても論文にアクセスできます。外出中に何か調べたいことがあれば、家に帰って書類を調べなくても、スマートフォンから調べることができます。
- 散らかりません : 書類の保管、整理、スペースの確保、整理整頓について心配する必要はありません。
- 印刷コストがかからない: 高価なインク、安価なプリンター、大量のプリンター用紙を購入する必要がなければ、お金を節約できます。
もちろん、文書によっては機密性が高すぎてオンラインに保存できない場合もあります。このような状況では、いつでも暗号化を使用できます。 暗号化されたコンテナを作成し 、Dropbox、Google Drive、SkyDrive などのサービスに保存します。ドキュメントにアクセスするにはパスワードが必要です。
画像クレジット: Sarah Kolb-Williams on Flickr 、 cellanr on Flickr 、 jeremyfoo on Flickr
