Excel ワークシートを PowerPoint プレゼンテーションにリンクまたは埋め込む方法

Excel スプレッドシートのデータを Microsoft PowerPoint プレゼンテーションに含めたい場合があります。これを行うには、ソース Excel シートとの接続を維持するかどうかに応じて、いくつかの方法があります。見てみましょう。

リンクと埋め込みの違いは何ですか?

実際、PowerPoint プレゼンテーションにスプレッドシートを含めるには 3 つのオプションがあります。 1 つ目は、単純にスプレッドシートからデータをコピーし、ターゲット ドキュメントに貼り付ける方法です。これは問題なく機能しますが、実際に行われるのはデータを PowerPoint の単純な表に変換することだけです。 PowerPoint の基本的な表の書式設定ツールは使用できますが、変換後は Excel の機能を使用できません。

これは便利な場合もありますが、他の 2 つのオプション (リンクと埋め込み) の方がはるかに強力であり、この記事でその方法を説明します。どちらも、最終的にターゲット プレゼンテーションに実際の Excel スプレッドシートを挿入するという点で非常に似ています。 Excel シートのように表示され、Excel のツールを使用して操作できます。違いは、これら 2 つのオプションが元の Excel スプレッドシートへの接続をどのように扱うかにあります。

• プレゼンテーションで Excel ワークシートをリンクすると、ターゲット プレゼンテーションと元の Excel シートの接続が維持されます。 Excel ファイルを更新すると、それらの更新はターゲットのプレゼンテーションに自動的に反映されます。
• Excel ワークシートをプレゼンテーションに埋め込むと、その接続は切断されます。元の Excel シートを更新しても、ターゲット プレゼンテーションのデータは自動的に更新されません。

もちろん、どちらの方法にも利点があります。ドキュメントをリンクすることの (接続の維持以外の) 利点の 1 つは、データの大部分が引き続き Excel シートに保存され、PowerPoint でのみ表示されるため、PowerPoint プレゼンテーションのファイル サイズが小さく抑えられることです。欠点の 1 つは、元のスプレッドシート ファイルを同じ場所に保存する必要があることです。そうでない場合は、再度リンクする必要があります。また、元のスプレッドシートへのリンクに依存しているため、その場所にアクセスできない人にプレゼンテーションを配布する必要がある場合にはあまり役に立ちません。

一方、そのデータを埋め込むと、すべての Excel データが実際には PowerPoint ファイルに埋め込まれるため、プレゼンテーションのサイズが増加します。ただし、埋め込みには明確な利点がいくつかあります。たとえば、元の Excel シートにアクセスできない可能性のあるユーザーにそのプレゼンテーションを配布する場合、またはプレゼンテーションが特定の時点で (更新されるのではなく) その Excel シートを表示する必要がある場合、埋め込み (および破損)元のシートとの接続) の方が理にかなっています。

以上のことを念頭に置いて、Microsoft PowerPoint に Excel シートをリンクして埋め込む方法を見てみましょう。

Excel ワークシートを Microsoft PowerPoint にリンクまたは埋め込む方法

Excel ワークシートを PowerPoint プレゼンテーションにリンクまたは埋め込むことは実際には非常に簡単で、どちらのプロセスもほぼ同じです。まず、編集する Excel ワークシートと PowerPoint プレゼンテーションの両方を同時に開きます。

Excel で、リンクまたは埋め込みたいセルを選択します。ワークシート全体をリンクまたは埋め込みたい場合は、左上隅の行と列の接続点にあるボックスをクリックしてシート全体を選択します。

Windows では CTRL+C を押すか、macOS では Command+C を押して、これらのセルをコピーします。選択したセルを右クリックして、コンテキスト メニューの [コピー] オプションを選択することもできます。

ここで、PowerPoint プレゼンテーションに切り替え、リンクまたは埋め込まれたマテリアルを配置する場所をクリックして挿入ポイントを配置します。リボンの [ホーム] タブで、[貼り付け] ボタンの下の下矢印をクリックし、ドロップダウン メニューから [形式を選択して貼り付け] コマンドを選択します。

これにより、「形式を選択して貼り付け」ウィンドウが開きます。ここで、ファイルのリンクまたは埋め込みのプロセスにおける唯一の機能の違いがわかります。

スプレッドシートを埋め込みたい場合は、左側にある「貼り付け」オプションを選択します。スプレッドシートにリンクする場合は、代わりに「リンクを貼り付け」オプションを選択してください。真剣に、それだけです。それ以外の点では、このプロセスは同じです。

どちらのオプションを選択する場合でも、次に右側のボックスで「Microsoft Excel ワークシート オブジェクト」を選択し、「OK」ボタンをクリックします。

そして、PowerPoint プレゼンテーションに Excel シート (または選択したセル) が表示されます。

Excel データをリンクした場合、PowerPoint で直接編集することはできませんが、データ上の任意の場所をダブルクリックして元のスプレッドシート ファイルを開くことができます。元のスプレッドシートに加えた更新はすべて、PowerPoint プレゼンテーションに反映されます。

Excel データを埋め込んだ場合は、PowerPoint で直接編集できます。スプレッドシート内の任意の場所をダブルクリックすると、同じ PowerPoint ウィンドウが表示されますが、PowerPoint リボンが Excel リボンに置き換えられ、Excel のすべての機能にアクセスできるようになります。なんだかクールですね。

スプレッドシートの編集を中止して PowerPoint コントロールに戻りたい場合は、スプレッドシートの外側の任意の場所をクリックするだけです。