複数の受信者 (中にはお互いに知らない人もいる) に電子メールを送信する場合は、全員の電子メール アドレスを表示しないことをお勧めします。 Outlook でこれを行う方法は次のとおりです。
複数の受信者に電子メールを送信する場合、電子メール アドレスを入力するためのオプションがいくつかあります。 「To」または「Cc」（カーボンコピー）フィールドに複数のアドレスを入力できますが、そのアドレスは電子メールを受信する全員に表示されます。誰もがお互いを知っている小さなグループであればこれは問題ありませんが、より大きなグループ、またはお互いのことを知らない可能性のあるグループにメッセージを送信する場合、これはあまり良いアイデアではありません。自分のメール アドレスが知らない人に共有されると動揺する人もいるかもしれません。ここで、「Bcc」（ブラインド カーボン コピー）フィールドと「非公開受信者」という名前の連絡先が登場します。
Bcc フィールドの使用
「Bcc」フィールドにアドレスを入力すると、メッセージの受信者はそのアドレスを見ることができなくなります。 「Bcc」フィールドは、さまざまな状況で役立ちます。
- 主な受信者に気づかれずに、マネージャーや管理アシスタントなどの誰かの注意を引くメッセージのブラインド コピーを送信したい場合。
- たくさんの人にメッセージを送信する場合。こうすることで、電子メールのヘッダーに大量のアドレスが詰め込まれることがなくなります。
- お互いのこと、または少なくともお互いの電子メール アドレスをまだ知らない複数の人にメッセージを送信する場合。
実は、Outlook では「Bcc」フィールドがデフォルトで非表示になっています。ただし、オンにするのは簡単です。
メッセージを作成するときに、メッセージ ウィンドウで [オプション] タブをクリックします。 「フィールドの表示」セクションで、「Bcc」オプションをクリックします。
「Bcc」フィールドがメッセージ ウィンドウに追加され、「To」または「Cc」フィールドと同じ方法でアドレスの追加を開始できます。さらに良いことに、「Bcc」フィールドがデフォルトですべての新規メッセージに表示されるようになりました。 [オプション] タブの同じ [Bcc] ボタンをクリックすると、再度オフにすることができます。
「To」または「Cc」フィールドには、「Bcc」フィールドに入力したアドレスと同様に、任意のアドレスを入力できます。 「Bcc」フィールドのアドレスのみが受信者から非表示になることに注意してください。 「To」または「Cc」フィールドを空白のままにして、「Bcc」フィールドのアドレスにメッセージを送信することもできます。
注: 同じ大人数のグループに頻繁にメッセージを送信する場合は、作業を容易にするために配布リストを作成することを検討してください。また、一部の ISP は電子メールを送信できる人数に制限を設けていることが知られています。問題が発生した場合は、一度に約 20 人の受信者にまとめてメッセージを送信してみてください。
ただし、問題が 1 つ発生する可能性があります。 「宛先」フィールドを空白のままにすると、多くのスパム チェッカーがメッセージをスパムとして解釈し、受信者がそのメッセージを見ることができない可能性があります。この問題は 2 つの方法のいずれかで回避できます。 1 つ目は、「To」フィールドに自分のアドレスを入力することです。あなたがメッセージを送信しているのですから、受信者はあなたのアドレスを知ることになります。もう 1 つの方法は、「非公開受信者」連絡先を作成することです。
非公開の受信者の連絡先の使用
「非公開受信者」の連絡先を作成すると、「宛先」フィールドに何かを入力して、他の人も同じメッセージを受信しており、名前が非表示であることを受信者に明確にすることができます。それは礼儀だと考えることができます。メッセージを受信した人には、メッセージの主な受信者として「非公開受信者」が表示されるだけです。
「非公開受信者」連絡先は、Outlook では特別なエンティティではありません。むしろ、それはあなた自身のメールアドレスが添付された単なる別の連絡先です。連絡先には好きな名前を付けることができますが、「非公開の受信者」は一種の伝統として受け入れられています。
Outlook のメイン ウィンドウで、ナビゲーション バーの [ユーザー] ボタンをクリックします。 ナビゲーション バーがコンパクト表示になっている 場合は、アイコン (左側と下) が表示されるだけです。バーがコンパクト ビュー (右側、下) に表示されていない場合は、「People」という単語が表示されます。
「連絡先」ウィンドウで「ホーム」タブに切り替えます。リボンの「新規」セクションで「新しい連絡先」ボタンをクリックします。
[フルネーム] ボックスに、新しい連絡先の名前を入力します。先ほども述べたように、任意の名前を付けることができますが、「非公開受信者」という名前は、人々が見慣れている可能性が高いものです。 「電子メール」ボックスに自分の電子メール アドレスを入力し、「保存して閉じる」ボタンをクリックします。
新しいメッセージを作成するときに、「宛先」フィールドに「非公開受信者」連絡先を使用し、すべての受信者のアドレスを「Bcc」フィールドに入力できるようになりました。
