コラボレーション機能が強化されており、複数の作成者が 1 つのドキュメントでリアルタイムに作業できるようになりました。 OneDrive でドキュメントを共有し、誰が作業しているかを表示したり、他のユーザーにドキュメントに簡単にアクセスするためのリンクを取得したりすることもできます。
この記事では Word を使用して、ドキュメントを共同編集する方法を説明します。ただし、このリアルタイム コラボレーション機能は Excel および PowerPoint でも利用できます。
まず、共有したい文書を開き、Word ウィンドウの右上隅にあるリボン バーの [共有] ボタンをクリックします。
注: 共有するドキュメントを設定する前に、 があることを確認する必要があります。または、アカウントにデフォルトで存在する「パブリック」フォルダーを使用することもできます。
「共有」ペインが表示されます。 OneDrive アカウントで共有したフォルダーにドキュメントを保存するには、[クラウドに保存] をクリックします。
バックステージの [名前を付けて保存] 画面で、ドキュメントを保存する共有の場所を選択するか、[参照] ボタンをクリックして OneDrive アカウント内の最近のリストにない場所を選択します。
必要に応じて、「名前を付けて保存」ダイアログボックスで共有フォルダーに移動します。ファイル名を変更する場合は、「ファイル名」エディットボックスに新しい名前を入力します。 「保存」をクリックします。
ドキュメントに戻ると、「共有」ペインが接続され、ファイルを表示または編集するか、単に表示するように他のユーザーを招待できるようになります。ドキュメントでの共同作業に誰かを招待するには、そのユーザーの電子メール アドレスを [人を招待] 編集ボックスに入力します。ドロップダウンリストから「編集可」または「閲覧可」を選択します。カスタムメッセージを送信したい場合は、「メッセージを含める」ボックスにメッセージを入力します。ドキュメントを共有するには、「共有」をクリックします。
ユーザーは、ドキュメントを共有した人のリストに追加されます。
また、「変更を自動的に共有する」ドロップダウン リストからオプションを選択することで、変更を自動的に共有するか「常に」または「しない」か、または変更が行われるたびに確認する (「確認する」) かを指定することもできます。
ドキュメントを共有したユーザーは、次の画像のような電子メールを受け取ります。 「OneDrive で表示」をクリックしてドキュメントにアクセスします。
注: [共有] ウィンドウの下部にある [共有リンクを取得] をクリックすると、共有ドキュメントへのリンクを簡単に取得できるので、ユーザーに電子メールで送信できます。
「共有」ペインに 2 つのボタンが表示されます。ユーザーが文書を表示および編集できるようにするリンクを送信する場合は、「編集リンクを作成」ボタンをクリックします。ユーザーに文書の表示のみを許可し、編集は許可しないリンクを送信するには、「表示専用リンクを作成」ボタンをクリックします。
[リンクの編集] ボックスに、適切な権限でドキュメントにアクセスするための URL が表示されます。ボックスの右側にある [コピー] ボタンをクリックして URL をコピーすると、電子メールなどでリンクを共有できます。
ユーザーが電子メールで受信したリンクをクリックすると、適切な Office 2016 アプリのオンライン バージョンでドキュメントが開きます。
ユーザーがドキュメントの編集を開始すると、「ゲストがこのドキュメントを編集中です」というメッセージがポップアップ表示されます。
他の人が行った変更は、ドキュメントのインスタンス内で強調表示されたテキストとして表示されます。
ユーザーにドキュメントの編集を許可した後で気が変わった場合は、そのユーザーの権限を簡単に変更できます。リスト内のユーザー名を右クリックし、「アクセス許可を次のように変更: 表示可能」を選択します。また、その逆の方法で、ユーザーに文書の表示のみを許可した後で編集の許可を与えることもできます。
ユーザーとのドキュメントの共有が完了したら、ユーザーによるドキュメントの表示または編集の許可を停止できます。リスト内のユーザー名を右クリックし、ポップアップ メニューから「ユーザーの削除」を選択します。
「共有」ペインを閉じるには、ペインの右上隅にある「X」をクリックします。
作業しているプロジェクトが大規模であっても小規模であっても、リアルタイム編集と OneDrive とのクラウド統合を備えた Office 2016 のこの新しいコラボレーション機能は強力です。
