OHIO (Only Handle It Once) を使用してメールを優先順位付けすることを お勧めします。オハイオ州の重要な部分は、保存する必要があるメールをアーカイブすることです。メールを受信箱から取り出してください。アーカイブが重要である理由、そしてフォルダーを気にするべきではない理由をここで説明します。
メールをアーカイブする必要がある理由
オハイオ州の記事から簡単に要約すると、受信トレイはアーカイブ、ゴミ箱、ファイルキャビネット、ゴミ捨て場ではありません。受信箱ですよ！
受信トレイに何百、何千ものメールがあると、すぐに埋もれてしまいます。視界の外は気の外です。特定のメールを見つけるのがはるかに難しくなり、メール クライアントの動作が遅くなり (Gmail などのブラウザを介してメールにアクセスする場合でも)、携帯電話で Outlook または Apple Mail を使用している場合はストレージを使い果たす可能性があります。
結論: すべてのメールを受信トレイに保存しておいても意味がありません。そうしない理由はたくさんあります。
このことを念頭に置いて、電子メールを処理 (返信/転送、タスクへの変換、会議の設定) してから、電子メールを削除するかアーカイブする必要があります。以下にその方法を示します。
メールをアーカイブする場所
メールはアーカイブ フォルダーに保存される必要があります。慎重に整理された数百のフォルダーの 1 つにそれらを入れるべきではありません。これらは 1 つのアーカイブ フォルダーに入れる必要があります。
これはかなり大胆な発言なので、少し正当化する必要があります。
まず、フォルダー階層の設定と維持には時間がかかりますが、その時間を電子メールの処理に費やしたほうがよいでしょう。次に、電子メールをどこに送信するかを決定するのにかなりの労力がかかる場合があります。プロジェクトの締め切りに間に合わない可能性がある理由についての同僚からの電子メールは、そのプロジェクトのフォルダーに入れられますか?あの人のフォルダ？教訓をまとめたフォルダ?— 意思決定には時間がかかり、骨の折れる仕事です 。最後に、メールが複数のフォルダーのいずれかに存在し、各フォルダーに数百のメールが含まれている場合、後日メールを見つけるのが非常に困難になることがあります。
単一のアーカイブを使用すると、思考や意思決定のリソースを使用する必要がないため、受信トレイからメールを簡単に移動できます。メールを処理してアーカイブに移動するだけです。これほどシンプルなことはありません。終わりのない電子メール フローを常に把握しようとしている場合、プロセスをできるだけシンプルかつ簡単にしたいと考えます。すべての困難やイライラは大規模に拡大するため、1 通のメールでは些細な迷惑や時間がかかるものでも、何百通ものメールでは大きな迷惑となり、時間の浪費となります。
一部の人にとって、これはフォルダ構造の苦痛から解放される歓迎の方法ですが、苦労して設計された、複雑で論理的で美しいフォルダ構造が失われることを考えるだけで、紙袋に息を吹き込む必要がある人もいます。もしあなたがそうなら、残念ながら、これを受け入れるのは難しいでしょう。単一のアーカイブの長期的なメリットが、システム変更による短期的な苦痛を十分に補ってくれると確信していますが、私たちはあなたの苦痛を認識しています。
メールを一括でアーカイブする方法
おそらく、電子メールをアーカイブするには、電子メールをアーカイブ フォルダーに移動するだけでよいことは明らかだと思われますが、それは正しいことです。しかし、受信トレイに数百、数千のメールがある場合、それらを個別に移動するのはかなり大変なことのように思えます。理想的には、それらを一括で移動する方法を見つける必要があります。
Microsoft Outlook や Apple Mail などのクライアントを使用している場合は、メールを簡単に一括選択できます。受信トレイ内の電子メールをクリックし、下にスクロールし、キーボードの Shift キーを押して別の電子メールを選択します。最初のメールと 2 番目のメールの間のすべてのメールが選択されます。これらをアーカイブ フォルダーにドラッグ アンド ドロップするか、[アーカイブ] ボタンを使用できます。保存を表すために使用されるフロッピー ディスク アイコンと同様に、従来の段ボールのアーカイブ ボックスに似た標準のアーカイブ アイコンがあります。これは、Outlook と Apple Mail の両方 (クライアント アプリケーションとモバイル アプリケーションの両方) の [アーカイブ] ボタンにあります。
Outlook クライアントを使用している場合は、選択したすべてのメールを既読としてマークし、ボタン 1 回のクリック (またはキーボード ショートカット) でアーカイブ フォルダーに移動する クイック ステップ アクションを作成する こともできます。
新たに始める場合は、Ctrl + A キーボード ショートカット (Mac の場合は Command + A) を使用して、いつでも受信トレイ内のすべてのメールを選択し、アーカイブすることができます。それが正しいことかどうかはわかりませんが、すぐに受信箱が空になることは間違いありません。
Gmail などの Web インターフェイスでは、ページの上部にあるチェックボックスをクリックして一度にページを選択できます。
メールを選択したら、「アーカイブ」をクリックしてメールを移動します。
Gmail の受信トレイ内のすべてのメールを選択するキーボード ショートカットはありません (ただし、* + a を押すとページ上のすべてのメールが選択されます)。ただし、ページ上のすべてのメールを選択すると、メールの上にメッセージ バーが表示されます。受信箱内のすべてのメールを選択するオプションが表示されます。
このリンクをクリックして、受信トレイ内のすべてのメールを選択します。メッセージ バーが変化し、選択をキャンセルできるようになります。
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何件のメールをアーカイブする必要がありますか?
一度にアーカイブするメールの数はあなた次第です。以前にも述べたように、 受信トレイが空になるのは良くても一時的なもので 、最悪の場合はほぼ不可能です。あなたのアドレスを知っている人なら誰でもあなたに何かを送信できるため、受信箱に何が届くかを制御することはできません。そのため、たとえ受信トレイを空にできたとしても、空のままではありません。とはいえ、たとえ短時間であっても受信トレイを空にしておくと、確実に肩の負担が軽くなるので、目標とするのは悪くありません。ただし、メールが空のままになることはありません。そのため、メールの管理は目標ではなくプロセスです。そしてもちろん、電子メールを保存する必要がない場合は、アーカイブする必要はなく、削除できます。これは、スペースを節約するための優れたオプションです。
したがって、受信トレイ内のすべてのメールをアーカイブ (または削除) することに全力を注ぐのではなく、メールのストレスを軽減する達成可能な目標に焦点を当ててください。何がメールのストレスを軽減するのかはあなただけが知っていますが、ターゲットの例は次のとおりです。
- 一日の終わりに優先度の高いメールが残らない
- 2 営業日以上経過したメールが受信箱にない
- 週の終わりにスタッフ、マネージャー、顧客からメールが来ない（必要に応じて削除する）
どのメールが最もストレスを感じているかを考えてみましょう。それらの電子メールを優先的に処理し、アーカイブ (または削除) します。
