私たちのほとんどは、返信を先延ばしにしたメールの山を常に抱えています。結局のところ、1 日に読んで送信できる量には限りがあります。ありがたいことに、Gmail にはメールの作成に役立つさまざまなツールが用意されています。
メールのオートコンプリート
メールのオートコンプリートのようなものです。ユーザーのメールの書き方を学習し、文章を完成させようとします。これにより、メッセージの作成速度が向上し、より短い時間でより多くの応答を送信できるようになります。入力すると候補が表示され、キーを押すだけで、提案を受け入れるか無視することができます。
Smart Compose は、明らかな入力に対して最適に機能します。たとえば、受信者の名前がスーザンの場合、先頭に「こんにちは、スーザン」を自動的に追加できます。
Gmail Web サイト からスマート作成を有効にするには、サインインして、右上の歯車アイコンをクリックします。次に、「すべての設定を表示」をクリックします。
[全般] タブの [スマート作成] セクションまで下にスクロールし、[候補の作成] の横にあるラジオ ボタンをクリックします。
Smart Compose は個人の文章スタイルにも対応できますが、それは Google によってより多くのデータが収集されることを意味します。オプトインするには、[Smart Compose Personalization] セクションの [Personalization On] の横にあるラジオ ボタンを選択します。
下部にある「変更を保存」をクリックして選択内容を適用します。
iPhone 、 iPad 、または Android デバイス で、Gmail アプリを起動します。左上のハンバーガー メニューをタップして、サイドバー メニューを開きます。
リストの一番下までスクロールし、「設定」をタップします。
メールアドレスをタップします。次の画面で、「スマート作成」オプションの横にあるチェックボックスをタップします。
これで、メールを入力するたびに、Gmail の候補が明るい灰色で表示されます。候補を選択するには、候補を右にスワイプするか、Tab キーを押します。
スマート リプライで入力を完全に省略
大量の電子メールへの返信には、ほんの数文字しか必要ありません。多くの場合、「いいですね」と時間を確認するか、簡単に「ありがとうございます」を送るだけで十分です。 Gmail のスマート リプライを使用すると、このような簡単なフレーズの入力を完全に省略できます。
受信したメールのテキストに基づいて、Gmail は 3 つの返信定型文を推奨します。たとえば、誰かがディナーの招待状を送ってきた場合、Gmail は「参加します」「申し訳ありませんが、行けません」「楽しみにしています」などの提案をします。これらのいずれかを選択すると、一言も入力せずにすぐに応答できます。
コンピュータで Gmail Web サイト にアクセスし、ログインします。スマート リプライを有効にするには、歯車アイコン メニュー > [すべての設定を表示] > [全般] をクリックします。 [スマート リプライ] セクションで、[スマート リプライ オン] の横にあるラジオ ボタンをクリックします。
iPhone 、 iPad 、または Android デバイス の Gmail アプリで、ハンバーガー メニューをタップしてサイド メニューを開きます。 [設定] > [メール アドレス] に進み、[スマート リプライ] の横にあるチェックボックスをタップします。
スマート リプライを有効にするとすぐに、Gmail はすべての受信メールのテキストの下に 3 つの自動生成された返信を表示し始めます。
最も頻繁に送信されるテキストをテンプレートで再利用する
毎週のプロジェクトのステータス更新や支払いのリマインダーなど、数日おきに定期的にメールを送信する人がたくさんいます。 Gmail ではこれらをテンプレートに変換できるため、毎回再入力する必要はありません。
ただし、テンプレートの作成と追加は Gmail ウェブサイト でのみ行うことができます。まず、[設定] メニューでこの機能を有効にする必要があります。右上の歯車アイコンをクリックし、[すべての設定を表示] > [詳細設定] をクリックします。 「テンプレート」セクションで、「有効にする」の横のラジオボタンを選択します。
新しいテンプレートを保存するには、受信トレイに戻り、左側のプラス記号 (+) をクリックして新しいメールを作成します。定期的なメールに通常使用するテキストと件名を入力します。毎回同じ人にメールを送信しない場合は、[受信者] フィールドを空白のままにしておきます。
下書きが完了したら、右下の 3 つの点をクリックします。 [テンプレート] > [下書きをテンプレートとして保存] をクリックし、[新しいテンプレートとして保存] を選択します。テンプレートの名前を入力し、[保存] をクリックします。
次回定期的にメールを送信する必要がある場合は、プラス記号 (+) をクリックして新しいメールを作成します。下部にある 3 つの点をクリックし、[テンプレート] の上にマウスを置き、テンプレートを選択します。
電子メールの署名を作成する
すべてのメールの最後に自分の名前を入力する必要がなければ、毎日数分余分に時間を節約することもできます。ありがたいことに、Gmail で署名を作成すると、すべてのメールの末尾に自動的に追加されます。
Gmail Web サイト でサインインし、歯車アイコンをクリックします。次に、「すべての設定を表示」>「一般」に進みます。 「署名」セクションで「新規作成」をクリックします。
署名に名前を付けて、[作成] を選択します。新しいメールと返信用に異なる署名を保存することもできます。テキストボックスに署名を入力し、書式設定ツールを使用してカスタマイズするだけです。
テキスト ボックスの下に、[新規メールの使用] および [返信/転送の使用] ドロップダウン メニューが表示されます。それぞれに使用する署名を選択し、[変更を保存] をクリックします。
これで、メールには自動的に署名が含まれるようになります。
