プロフェッショナルな文書に必須の Word の 5 つの機能

Microsoft Word には、文書を専門的かつ印象的に表現できる方法で文書をフォーマットするためのツールが多数用意されています。読者に好印象を与えるために使用できる 5 つのツールをステップバイステップのガイドで紹介します。

ステップ 1: Word のスタイルを設定する

これはフォーマットされていない文書であり、これから整えていきます。

最初のステップは、Word が提供するスタイルをカスタマイズして使用することです。これは文書の主な外観であり、何をどのように表示するかの大部分を決定します。「スタイル」は「ホーム」タブにあります。

見出しと通常のテキストを、スタイルで表示したい形式に設定します。設定を変更するには、[スタイル] グループ内のスタイルを右クリックし、[変更] をクリックします。次の変更をお勧めします。

すべてのスタイルに同じフォント書体を使用します。サイズ 12 は、通常のテキストの開始点として適しています。サイズ 14 は見出しに適しており、使用する見出しと小見出しごとに 0.5 ポイントずつ減少します。
すべてのスタイルで 1 行または 1.5 行の間隔を使用します。
すべてのスタイルで、段落間隔を前で 0 ポイント、後で 12 ポイント (本文でサイズ 12 のフォントを使用している場合) に設定します。
見出しがすべて太字であり、「次と続ける」に設定されていることを確認してください。
通常のスタイルを両端揃えに設定します。

Word のフォーマットペインタを使用して時間を節約します。スタイルを使用して最初の見出しを書式設定したら、「書式ペインタ」アイコンをダブルクリックし、同じスタイルにしたいすべての見出しをクリックするだけです。ドキュメント内の他のスタイルにも同じ方法を使用します。

スタイルを変更して適用した後の結果は次のとおりです。

ステップ 2: Word の複数レベルのリストを作成する

次に、マルチレベルリスト関数を使用して見出しに番号を付ける必要があります。見出しスタイルを適用したので、Word はこれらの部分に番号を付ける必要があることを認識します。最初の見出しをクリックし、「複数レベルのリスト」アイコンをクリックします。次に、「新しいマルチレベルリストを定義」をクリックします。

ここでは既存の複数レベルのリストスタイルを選択できますが、柔軟性が低下するため、独自の設定を定義することが最善であると考えられます。

表示されるダイアログボックスで、設定を希望どおりに変更します。

私たちは次の設定を使用することを好みます。

「数値の書式を入力してください」ボックスに既に書き込まれているものはすべて削除します。
数字のスタイルを選択します。「1、2、3」はリストの最初のレベルの推奨スタイルで、その後にピリオドが続きます。
[フォント] ボタンをクリックして、リスト内のこのレベルに適切な書式設定 (サイズ 14、見出し 1 を太字など) にフォントを設定します。
「テキストのインデント」を1cmに設定します。
「詳細」をクリックすると、右側にその他の設定が表示されます (「詳細」ボタンが「未満」に変わります)。
「数字の後に続く」オプションで「タブ文字」を選択し、「タブストップを追加する」がチェックされていることを確認し、1 cmに設定します。

次に、ダイアログボックスの上部にあるレベル 2 に移動し、フォントサイズ (この場合は 13.5 ポイント) を除いて同じ設定を行い、[レベル番号を含める] 設定で [レベル 1] を選択します。」。この手順が完了したら、「OK」をクリックします。

最初のヘッダーが正しくフォーマットされるようになりました。フォーマットペインタを使用して、文書内の他のレベル 1 の見出しにマルチレベルリストを適用します。次に、レベル 2 の見出しのいずれかをクリックし、複数レベルのリストアイコンに戻り、作成したばかりのスタイルを選択します。レベル 2 の番号付けが正確でない場合は、番号を右クリックして [番号付けを続行] をクリックします。

スタイルを追加し、複数レベルのリストを作成した後のドキュメントは次のようになります。

ステップ 3: Word の改ページを挿入する

ここで、改ページを追加して、文書内の導入セクションを残りの章から分離したいと思います。まず、「ホーム」タブの「段落」グループにある「¶」アイコンをクリックして「表示/非表示」機能をオンにします。これにより、改ページを追加した後で改ページがどこにあるかを確認できるようになります。

2 番目のセクションの見出しの前 (区切りを表示する場所) をクリックします。次に、リボンの「レイアウト」タブで、「ページ設定」グループの「区切り」をクリックします。最後に、表示されるドロップダウンオプションで [ページ] をクリックします。

文書内の序文が次のセクションから分離されていることがわかります。

また、結論を別のページに分割したいので、これを行うには、同じ手順を再度実行します。

複数レベルのリストの番号付けが改ページ後に消えた場合は、フォーマットペインタを使用して修正します。