Microsoft Word ドキュメントを電子メールの添付ファイルとして他の人に送信する従来の方法とは別に、クラウドからドキュメントをアップロードして共有することもできます。始めるために必要なのは OneDrive アカウントだけです。その方法は次のとおりです。
Word 文書をクラウドに保存するのは簡単で、ユーザー側で必要な手順はいくつかだけです。ただし、これを実現するには、OneDrive アカウントが必要です。 Microsoft 365 または Office 365 のサブスクライバーであれば、すでに所有しています。そうでない場合は、 Microsoft アカウントを作成し、 OneDrive にサインインします。
OneDrive アカウントを設定したら、共有する Word 文書を開きます。開いたら、ウィンドウの右上隅にある「共有」ボタンを選択します。
選択すると、「共有」ウィンドウが表示されます。ここから選択できるオプションがいくつかあります。 「代わりにコピーを添付」グループでは、文書を Word または PDF の添付ファイルとして送信することを選択できます。これらのオプションのいずれかを選択すると、デフォルトの電子メール クライアントが開き、ファイルが添付ファイルとして設定されます。
ただし、私たちが興味があるのは 、OneDrive からの共有 です。これを行うには、[共有] で [OneDrive] アカウントを選択します。
選択すると、Word は文書のコピーを OneDrive にアップロードし始めます。 ドキュメントのサイズ によっては、これには少し時間がかかる場合があります。
ドキュメントのアップロードが完了すると、「リンクの送信」ウィンドウが表示されます。デフォルトでは、リンクを知っている人は誰でも編集できます。この設定を変更したい場合は、「リンクを知っている人は誰でも編集できる」ボックスを選択します。
次の画面で、(1)「編集を許可する」のチェックを外して権限を削除します。これにより、ドキュメントが読み取り専用になります。また、(2) 有効期限を設定したり、(3) パスワードを設定してドキュメントのセキュリティを向上させることもできます。設定を調整したら、「適用」を選択します。
最後に受信者のメールアドレスを入力し、「送信」をクリックします。
受信者は、ドキュメントへのアクセスを提供する電子メールを受け取ります。招待状を受信した場合は、スパム フォルダーにフラグが立てられる場合があるので、必ずスパム フォルダーを確認してください。
あるいは、共有リンクをコピーし、 Slack や Zoom などのチャット アプリで受信者にリンクを直接送信することもできます。これを行うには、「リンクをコピー」オプションを選択します。
次のウィンドウで「コピー」を選択します。
リンクがクリップボードにコピーされ、共有できるようになりました。受信者がリンクを受信すると、ドキュメントにアクセスできるようになります。
