ホワイトボードは、他のユーザーと共同作業するための優れたツールです。ただし、リモートで作業していて物理的に集まることができない場合は、Microsoft ホワイトボードなどの仮想ソリューションが必要になります。
ホワイトボードは、無料の Microsoft アカウントまたは有料の Microsoft 365/Office 365 (M365/O365) サブスクリプションを持つ人なら誰でも利用できますが、コラボレーション機能は現在、 同じ組織のメンバーとのみ動作します 。
したがって、個人用の M365/O365 サブスクリプションを使用している場合は、まだコラボレーションできません。ただし、Microsoft はこれが将来的に変更されるだろうと述べています。
ホワイトボードの共有は簡単で、 ホワイトボード クライアントを 使用している場合でも、 Web アプリを 使用している場合でも、プロセスは同じです。
Windows 10 クライアントにはより多くの機能があり、推奨される方法であるため、Windows 10 クライアントを使用します。
ボードを誰かと共有する方法
ボードを個人と共有するには、ホワイトボード クライアントでボードを開き、青い [誰かを招待] ボタンをクリックします。
表示される「招待」パネルで、共有したい人の名前を入力するか、「連絡先の候補」リストからその人の名前を選択します。
誰かを選択すると、デフォルトでその人にボードに対する編集権限が付与されます。これは、ボードの内容を編集したり、他の人と共有したり、名前を変更したりできることを意味します。その人にこれらの権限を与えたくない場合は、「編集可能」の横にあるペンのアイコンをクリックし、権限を「読み取り専用」に変更します。
次に「招待」をクリックします。
ホワイトボードを共有した相手には、リンクが記載された招待状が電子メールで届きます。彼女がそれをクリックすると、ホワイトボードが表示されます。ホワイトボードはホワイトボード アプリのフロント ページに表示されるため、リンクを含むメールに戻ることなくホワイトボードにアクセスできます。
誰かとのボードの共有を停止するには、ホワイトボード クライアントのフロント ページに移動します。共有を停止するボードの横にある省略記号 (. . .) をクリックし、[参加者を招待] をクリックします。
共有を停止する相手の名前の横にある省略記号 (. . .) をクリックし、[参加者の削除] をクリックします。
ボードは彼女のホワイトボード アプリから削除され、受け取ったリンクは機能しなくなります。
ボードを複数人で共有する方法
ボードを複数のユーザーと共有するには、ホワイトボード クライアントでボードを開き、青い [誰かを招待] ボタンをクリックします。
開いた [招待] パネルで省略記号 (. . .) をクリックし、[共有リンクの作成] を選択します。
「Web 共有リンクをオフ」オプションをオンに切り替えます。
固有の共有リンクが作成されます。
リンクは個人アカウント間で共有できると書かれているにもかかわらず、 Microsoft のドキュメントには 、組織内の他のユーザーとのみ機能すると記載されています。テスト中は、個人アカウントのボードを別の個人アカウントと共有できませんでした。
これは将来ほぼ確実に変更されるでしょうが、この記事の執筆時点では、ボードを共有できるのは社内の誰かとのみです。
「リンクをコピー」をクリックしてクリップボードにコピーします。
このリンクを組織内の誰にでも送信できるようになりました。クリックするとボードが開きます。ホワイトボード アプリのトップページにも表示されるため、リンクに戻ることなくアクセスできます。
他のユーザーがボードにアクセスできないようにするには、[Web 共有リンク オン] ボタンをオフにしてリンクを削除します。その後クリックすると、そのボードにアクセスできないことを示すエラー メッセージが表示されます。
