Microsoft Outlook で署名を作成、編集、適用する方法

Outlook では、新しいメッセージ、返信、転送にデフォルトの署名を適用できます。新しいメッセージと返信/転送に異なるデフォルトの署名を使用することもできます。追加の署名を作成して、その場で任意のメッセージに適用することもできます。仕組みは次のとおりです。

メールの署名は、あなたが誰であるか、何をしているか、連絡方法についての情報を含めるのに便利な方法です。多くの企業では、これが必須であり、入社前に署名が設定されている可能性があります。

ただし、Outlook にはデフォルトの署名が用意されていないため、会社が署名を作成していない場合、または自宅のコンピューターに Outlook をインストールしている場合は、自分で署名を作成する必要があります。これを行うには、[ファイル] > [オプション] > [メール] をクリックし、[署名] ボタンを押します。

これにより、「署名とひな形」ウィンドウが開き、署名を追加、編集、削除できます。新しい署名を追加するには、「新規」をクリックします。

新しい署名に名前を付けて、[OK] をクリックします。

新しい署名が署名のリストに表示され、「署名の編集」エリアで署名の内容を追加できます。

連絡先から写真、ハイパーリンク、名刺を挿入する機能など、さまざまな書式設定ツールが利用可能です。

これらの書式設定ツールを使用してあらゆる種類の情報を追加できますが、正式な署名の場合は、少なくとも次の情報を含める必要があります。

• あなたのフルネーム
• あなたの電話番号 (固定電話と携帯電話)
• あなたのメールアドレス
• あなたの会社のウェブサイト

自分用の署名を作成する場合、そこに何を入れるかはあなた次第です。企業電子メール アドレスの署名を設定している場合は、含める必要がある特定のものがないかどうかを確認する価値があると考えられます。

署名を希望どおりに設定したら、それをデフォルトに設定します。まず、適切なメールボックスを選択し (複数のメールボックスにアクセスできるように Outlook を設定している場合)、次に「新規メッセージ」の署名と「返信/転送」の署名も選択します。

また、デフォルトの署名を持つ必要もありません。署名なしで開始したい場合は、いずれかのドロップダウン メニューで「(なし)」を選択します。

合理的な範囲内で、必要なだけ署名を作成できます。問題なく 15 個の異なる署名を作成できました。使用できる署名の最大数は 128 であるという逸話的証拠がありますが、これについての検証は見つかりません。また、ほとんどの人がこの問題に遭遇する可能性は低いです。

新しいメッセージを作成するか、既存のメッセージに返信/転送すると、Outlook は選択した既定の署名を適用します。ただし、[メッセージ] > [署名] をクリックして、必要な署名を選択すると、別の署名を選択できます。

新しい署名を選択すると、デフォルトの署名が置き換えられます。デフォルトとして「(なし)」を選択した場合、Outlook は電子メール セクションの下部に署名を追加します。