Outlook.com ユーザーであれば、受信メールと送信メールを管理するルールを設定すると、作業が大幅に簡素化されることに興味があるかもしれません。
ルールとは何ですか?
最も単純な形式の Outlook ルールは、指定したガイドラインに基づいて電子メール アカウントが自動的に実行するアクションです。作成できるルールには主に 2 つのカテゴリがあります。これらは組織ルールと通知ベースのルールです。これらのルールは遡及的ではありません。つまり、未読メッセージにのみ適用されます。
- 電子メールを整理する – これらのルールは、Outlook アカウント内の送信者、件名のキーワード、フォルダーに基づいてメッセージをファイリングおよび整理することに重点を置いています。これらは、電子メールを関連するフォルダーまたはカテゴリに入れるのに役立ちます。
- 最新の状態に保つ – これらのルールは、受信メッセージに基づいて通知を送信します。これらは、モバイル デバイスに新しい電子メールの通知を受け取りたい場合に便利です。
Outlook.com での新しいルールの作成
Outlook.com 電子メール アカウントにログインしたら、[設定] ボタンをクリックし、[ルールの管理] オプションをクリックして新しいルールを作成します。
次に、「新規」ボタンをクリックして最初のルールを作成します。ご覧のとおり、2 つの主要なセクションがあります。左側で、新しいルールが適用される電子メールを識別するための 1 つまたは複数の条件を割り当てます。右側では、Outlook が電子メールに対して実行するアクションを定義します。
この例では、電子メールが満たす必要がある 9 つの条件のうち 2 つと、8 つのアクションのうち 2 つを選択します。
条件 アクション
まず、条件リンクをクリックして 2 番目の条件を追加します。 「Sender@emailaddress.com」からの件名に「apple」という単語が含まれるメールはすべて「Apple Emails」というフォルダーに送信され、「IMPORTANT!!!」として分類される必要があるとします。
これを行うには、2 つのセクションが以下の画像のようになるまでルールを編集します。
最後に、「ルールの作成」をクリックして有効にします。今後、Sender@emailaddress.com からのメールに「apple」という単語が含まれるメールはすべて重要として分類され、「Apple Emails」フォルダーに移動されます。
以前に作成したルールを編集したい場合は、ルールをクリックして、ポップアップ表示されるウィンドウで編集するだけです。ルールを削除するには、ルールの横にある小さなごみ箱をクリックするだけです。
電子メールメッセージからルールを作成する
「ルールの管理」ページは、電子メールのルールを作成する唯一の方法ではありません。あるいは、受信した電子メールに基づいてルールを作成する場合は、受信トレイでその電子メールを見つけて右クリックします。次に、「ルールの作成」オプションを選択します。
あるいは、電子メールをクリックして開き、「拡張メニュー」からオプションを選択してルールを作成することもできます。
これを実行すると、以下に示すようなポップアップ ウィンドウが表示され、必要に応じてルールをカスタマイズできます。
ルールを整理する
Outlook.com では、定義したルールが自動的に選択され、ルールのリストに表示される順序に基づいて実装されることに注意してください。このため、ルールを重要度の順に整理することが重要です。ルールの横にある上矢印と下矢印をクリックするだけで、必要に応じてルールを並べ替えることができます。
ルールの制限
ルールを作成して整理する方法がわかったので、Outlook.com Web App のルールにはいくつかの制限があることも知っておく必要があります。作成できるルールの数には制限があります。何らかの理由で、Outlook.com ルールには 64 KB しか割り当てられていません。ルールのサイズはルールの長さと、定義した条件とアクションの数によって異なるため、作成できるルールの数について明確な答えはありません。制限に達すると、Outlook.com はそれ以上ルールを作成できないことを通知します。この場合、ルールを統合するか、不要になった古いルールを削除する必要があります。
作成できるルールの数の制限に加えて、Microsoft Outlook デスクトップ アプリケーションをルールとともに使用すると、ルールがデスクトップ アプリのルールと競合するという警告が表示される場合があります。競合するルールを無効にできるか、必要に応じて削除できるかを再確認する必要があります。
おめでとうございます。これで、Microsoft Outlook Web App でのルールの作成、操作、使用について知っておくべきことはほぼすべて理解できました。 Outlook.com でデジタル コミュニケーションを簡単に管理してください。
