オフィスで毎日大量のメールを整理し、追跡することは、それ自体が仕事になることがあります。今日は、メッセージの件名と送信者を簡単に識別できるようにするためのカラーコードの使用について見ていきます。この機能は Office 2007 では最初から利用可能でしたが、まだ取り上げておらず、見落としていました。しかし、しばらく試してみたところ、毎日受け取る大量のメールを管理するのに良い方法であることがわかりました。ここでは、メッセージを送信しているコンタクトを見つけやすくするために色を付ける方法について説明します。また、主題をさまざまな色のグループに分類すると、物事をわかりやすくするのに役立つようです。 送信者を色分けする Outlook を開き、色分けするメッセージをクリックして強調表示します。 [ツール]、[整理] の順に移動します。
[受信トレイを整理する方法] が開くので、[色の使用] をクリックします。これで、その連絡先に関連付ける色を選択できるようになりました。自分だけに送信されるメッセージに特定の色を選択することもできます。これは、グループ メッセージと個人メッセージを区別する方法として便利です。
以下は色を使って何ができるかの例です。ただし、最も重要な送信者に対して数色だけを作成したい場合もありますが、この例では少しやりすぎました。
カラー カテゴリ メッセージを視覚的に整理するもう 1 つの便利な方法は、メッセージにカラー カテゴリを追加することです。どの電子メールの件名を各色カテゴリに関連付けるかをカスタマイズできます。
メッセージの上部にはカテゴリのカラー バーがあり、バーを右クリックして色を変更できます。
[カテゴリ] セクションにあるメッセージを右クリックして、カテゴリを変更することもできます。
各カテゴリの名前は、自分にとってわかりやすい名前に変更できます。
さまざまなメール用に新しいカテゴリを作成するとよいでしょう。 「アクション」→「分類」および「すべてのカテゴリ」に移動します。
[カラー カテゴリ] 画面で [新規] をクリックし、カテゴリに名前と色を指定します。キーボード ショートカットを割り当てることもできます。
電子メール メッセージを、属するカテゴリの種類に基づいて並べ替えることができるようになりました。
メールをざっと見て内容を把握したい場合は、カラー カテゴリを使用すると便利です。これをきっかけにメールの整理を始めて、とがった髪の上司があなたに何をより効果的に実行してほしいかを理解していただければ幸いです。
