Dropbox 共有フォルダのユーザーガイド

Dropbox は、コンピュータとクラウド間ですべてのファイルを同期しておくための非常に便利なツールです。ここでは、Dropbox 共有フォルダを使用してチーム全員が同じ認識を保つ方法を見ていきます。 共有フォルダの作成 Dropbox での共有フォルダの設定は簡単です。共有するファイルをコンピュータ上の Dropbox のフォルダに追加し、フォルダ内で右クリックして [Dropbox] を選択し、[このフォルダを共有] を選択します。または、オンラインで Dropbox アカウントにログインし、共有するフォルダーの横にあるドロップダウンメニューをクリックして、[このフォルダーを共有] をクリックします。

次に、フォルダーを共有する相手の電子メールアドレスを入力し、オプションでフォルダーを共有する理由を説明するメッセージを入力します。

招待した人には、共有フォルダーを表示して参加するよう招待する電子メールが届きます。 Dropbox にサインアップしていない場合は、直接サインアップできます。それ以外の場合は、Dropbox アカウントにログインするだけで、ファイルの追加または編集を開始できます。

Dropbox 内の共有フォルダのアイコンは少し異なります。左側の共有フォルダーには 2 人のアイコンが表示され、右側の共有されていないフォルダーには内容のプレビューが表示されていることに注目してください。

共有フォルダーの履歴を確認する 共有フォルダーの共同作業者がファイルを追加または変更すると、変更内容を通知するツールチップ通知が表示されます。

変更内容はオンラインでも確認できます。ブラウザで Dropbox アカウントにログインし、[イベント] タブを選択します。これには Dropbox へのすべての変更が表示されますが、左側のサイドバーで共有フォルダーの名前を選択すると、共有フォルダー内の変更のみを表示できます。

これで、フォルダーに対する最近の変更をすべて確認できるようになり、各ファイルを追加または削除したユーザーも確認できます。

ページの下部には、すべての共同作業者に表示されるコメントを追加することもできます。

まだ必要なファイルが誰かに削除された場合は、このオンライン履歴内のリンクをクリックしてファイルを復元できます。または、エクスプローラーで Dropbox フォルダーを右クリックすると、削除されたファイルを表示できます。「Dropbox」を選択し、「削除されたファイルを表示」をクリックします。

変更が行われたときに通知を受け取る あなたは常にコンピューターの前にいるわけではありません。結局のところ、あなたにはプロジェクト以外にも人生があるのです（少なくともそう願っています）。ただし、プロジェクトで何が起こっているかを常に把握しておきたい場合は、どこにいても簡単にそれを行うことができます。共有 Dropbox フォルダの履歴ページには、フォルダに対するすべての変更の RSS フィードが表示されます。 [このフィードを購読する] ハイパーリンクをクリックします。

次に、開いたポップアップで「クリップボードにコピー」をクリックして、この RSS フィードを使用できるようにします。

RSS フィードは、多くの Web ブラウザ、電子メールクライアント、専用のフィードリーダーなどを通じて購読できます。 Firefox、Internet Explorer 7/8、または Opera では、フィードアドレスをアドレスバーに貼り付けて、ブラウザーで直接フィードを購読できます。

ただし、デスクトップアプリケーションでフィードを購読しても、コンピューターから離れているときはあまり役に立ちません。優れたオプションの 1 つは、人気のある Google Reader を購読することです。その後、任意のブラウザ、任意のコンピュータ、またはモバイルデバイスからフィードを確認できます。 Dropbox フィードを Google Reader に追加するには、Google Reader (以下のリンク) にログインし、左上の [購読を追加] をクリックし、Dropbox から RSS フィードを貼り付けて、[追加] をクリックします。

ファイルやフォルダへの変更を Google Reader で確認できるようになりました。

フィードを iGoogle ホームページに追加することもできます。 Google Reader のフロントページの右側にある [今すぐ追加] ボタンをクリックして、フィードを iGoogle に追加します。

これで、ホームページからファイルの更新を確認できるようになりました。別のコンピュータを使用している場合は、Google アカウントにログインして、何が起こっているかを確認してください。

iPhone、Windows Phone、Blackberry など、ほとんどの主要なスマートフォンの多くのプログラムやアプリから Google Reader フィードにアクセスすることもできます。 変更が加えられたときにツイートまたはテキストを受信する あなたが非常につながりのある人であれば、外出先でもツイートを送受信する可能性があります。その場合、Dropbox 共有フォルダに変更が加えられたときに通知を受け取るには、これが最適な方法である可能性があります。これを行うには、まず、変更を公開するための新しい Twitter アカウントを作成します。自分の更新を全世界に公開したくない場合は、[設定] をクリックし、新しい Twitter アカウントを非公開に設定します。

新しいアカウントを作成したら、通常の Twitter アカウントでフォローすると更新情報が表示されます。それでは、Dropbox RSS フィードを Twitter に公開してみましょう。 Twitterfeed でアカウントを作成します (以下のリンク)。

アカウントが設定されたら、フィードをアカウントに追加します。フィードに名前を付け、Dropbox のフィードアドレスを入力します。 [詳細設定] をクリックして、フィードを希望どおりに機能させることができます。

[詳細設定] で、頻度を「30 分ごと」に変更して、変更内容をできるだけ早く更新できるようにします。必要に応じて他の設定を変更することもできます。

[ステップ 2 に進む] をクリックし、利用可能なサービスの下にある Twitter をクリックしてアカウントを追加します。