Outlook Online の組み込みスイープ機能を使用して不要なメールを削除する

Outlook には、受信トレイを整理整頓できるようにするための便利なツール ( 「低優先メール」、「会話のクリーンアップ」、「集中受信トレイ」など) が電子メールクライアントに組み込まれています。 Outlook Online には、単純なルールを使用して電子メールを削除または移動するために使用されるツール、スイープと呼ばれる機能が含まれています。仕組みは次のとおりです。

スイープは、特定の送信者からのメールの送信先に関するルールを設定できるツールです。スイープルールは 24 時間ごとに実行され、受信トレイだけでなく、任意のフォルダーにルールを作成できます。

スイープツールは、 Outlook Online の上部にあるツールバーから利用できます。これは、自分がいるフォルダーから電子メールを選択すると表示されます (ただし、Clutter によって一部のメッセージが移動されたことを通知する自分自身および Microsoft からのメッセージは除きます)。

スイープは移動ツールです。つまり、どの電子メールを移動するかを選択するオプションと、電子メールの移動先フォルダーを選択するオプションがあります。

デフォルトでは、スイープは選択した送信者からのすべての電子メールを削除済みアイテムフォルダーに移動します。したがって、スイープは移動ツールですが、電子メールの削除にも使用できます。

削除済みアイテムの「移動先」を、受信トレイを含む任意のフォルダーに変更できます。これは、スイープは受信トレイを空にするためだけのものではないことを意味します。

たとえば、電子メールの分類を開始することに決めた場合、スイープを使用して、アーカイブフォルダー内の特定の送信者からのすべての電子メールを処理フォルダーにすばやく移動し、すべての電子メールに一度にカテゴリを適用できます。これは手動で電子メールを見つけるよりもはるかに迅速です。

2 番目のオプション — [フォルダからのすべてのメッセージと今後のメッセージを移動する] — は、選択した送信者からのすべての電子メールも移動しますが、その送信者からの今後のメッセージもすべて移動します。

最初のオプションと同様、2 番目のオプションも見た目以上に強力です。このオプションはどのフォルダーでも機能するため、ファイルシステムを自動化するために使用できます。あなたが電子メール用のファイルシステムを持っているタイプだとしましょう。メールを扱うたびに、メールを適切なフォルダーに手動で移動する必要がありました。しかし、スイープを使用すると、それを自動化できます。

アーカイブフォルダーにスイープルールを設定して、特定の送信者からのすべての電子メールを正しいフォルダーに移動します。次に、受信トレイ内の電子メールを処理したら、アーカイブに移動し、スイープルールによってそこから正しいフォルダーに電子メールが送信されます。

3 番目のオプション — 「常に最新のメッセージを保持し、残りをフォルダーから移動する」 — は、Outlook クライアントの会話クリーンアップツールの動的バージョンです。このツールは指示に応じて手動で実行され、使用をお勧めする優れたツールですが、スイープバージョンは自動的に実行されます。

人々からのメッセージの場合、さまざまな内容について電子メールを送信することができるため、このオプションは適用できない場合があります。ただし、タイムシートシステムや定期的な警告メッセージなどからのリマインダーメールには最適です。

最後のオプション — [10 日より古いメッセージを常にフォルダーから移動する] — は、受信トレイに川床の沈泥のように電子メールが溜まってしまう人に最適です。

1週間以内に対処しないとまったく対処されないメールがたくさんあります。したがって、それらを受信トレイから自動的に移動してみませんか?

それが適切ではない場合でも、このオプションは、時間制限のある情報を含む電子メールを処理する場合に役立ちます。来週の地元のイベントに関するメールは届きますか?このオプションはそれらを取り除くのに最適です。それらを読む機会があれば、それは素晴らしいことです。自分で対処できるようになります。そうでない場合は、スイープに対処させてください。

これらは任意のフォルダーに送信できるため、削除する必要はありません。そのため、クーポン取引は削除される可能性がありますが、今週空で起こったことに関する地元の天文学協会からのメールはアーカイブされる可能性があります。

すべてのスイープルールを表示し、必要に応じて削除するには、[設定] > [すべての Outlook 設定を表示] をクリックします。