Microsoft Office でドキュメントと PDF をパスワード保護する方法

Microsoft Office を使用すると、Office ドキュメントや PDF ファイルを暗号化して、パスワードを持たない限りファイルを表示することさえできなくなります。最新バージョンの Office では、強力なパスワードを設定している場合に限り、信頼できる安全な暗号化が使用されます。

以下の手順は Microsoft Word、PowerPoint、Excel、Access 2016 に適用されますが、他の最新バージョンの Office でもプロセスは同様です。

Microsoft Office のパスワード保護はどの程度安全ですか?

Microsoft Office のパスワード保護機能は、過去に悪い評価を受けてきました。 Office 95 から Office 2003 まで、暗号化スキームは非常に脆弱でした。 Office 2003 以前のバージョンでドキュメントがパスワードで保護されている場合、広く利用されているパスワードクラッキングソフトウェアを使用すると、パスワードを簡単かつ迅速に回避できます。

Office 2007 では、Microsoft はセキュリティに対してさらに真剣になりました。 Office 2007 は、128 ビットキーを使用する Advanced Encryption Standard (AES) に切り替わりました。これは安全であると広く考えられており、パスワードを設定するときに Office が実際の強力な暗号化を使用してドキュメントを保護するようになったことを意味します。 PDF 暗号化機能をテストしたところ、Office 2016 でも 128 ビット AES 暗号化が使用されていることがわかりました。

注意しなければならないことが大きく 2 つあります。まず、ドキュメントを完全に暗号化するパスワードのみが安全です。 Office では、ファイルにパスワードを設定して「編集を制限」することもできます。理論上は、パスワードがなければファイルを表示できても編集できないようになります。このタイプのパスワードは簡単に解読されて削除され、ファイルを編集できるようになります。

また、Office の暗号化は、.docx などの最新のドキュメント形式で保存する場合にのみ適切に機能します。 Office 2003 以前と互換性のある .doc などの古いドキュメント形式で保存すると、Office は安全ではない古いバージョンの暗号化を使用します。

ただし、ファイルを最新の Office 形式で保存し、「編集を制限する」オプションではなく「パスワードで暗号化する」オプションを使用している限り、ドキュメントは安全であるはずです。

Office ドキュメントをパスワードで保護する方法

Office ドキュメントをパスワードで保護するには、まず Word、Excel、PowerPoint、または Access でドキュメントを開きます。画面左上の「ファイル」メニューをクリックします。情報ウィンドウで、[ドキュメントの保護] ボタンをクリックし、[パスワードで暗号化] を選択します。

このボタンの名前は Microsoft Word では「文書の保護」のみですが、他のアプリでも同様の名前が付けられています。 Microsoft Excel では「ワークブックの保護」を、Microsoft PowerPoint では「プレゼンテーションの保護」を探してください。 Microsoft Access では、[情報] タブに [パスワードで暗号化] ボタンが表示されます。それ以外の場合、手順は同じように機能します。

注: ドキュメントの編集のみを制限したい場合は、ここで「編集を制限する」を選択できますが、前述したように、これはあまり安全ではなく、簡単に回避される可能性があります。可能であれば、ドキュメント全体を暗号化した方がよいでしょう。

文書を暗号化するパスワードを入力します。ここでは適切なパスワードを選択する必要があります。脆弱なパスワードは、誰かが文書にアクセスした場合、ソフトウェアをクラッキングすることで簡単に推測できます。

警告 : パスワードを忘れるとドキュメントにアクセスできなくなるため、パスワードは安全に保管してください。 Microsoft では、ドキュメントの名前とパスワードを書き留めて安全な場所に保管することをお勧めします。

ドキュメントが暗号化されると、情報画面に「このドキュメントを開くにはパスワードが必要です」というメッセージが表示されます。

次回文書を開くと、「ファイルを開くためのパスワードを入力してください」ボックスが表示されます。正しいパスワードを入力しないと、文書をまったく表示できなくなります。

文書のパスワード保護を解除するには、「文書の保護」ボタンをクリックし、再度「パスワードで暗号化」を選択します。空のパスワードを入力し、「OK」をクリックします。 Office は文書からパスワードを削除します。

パスワードで保護された PDF ファイルを作成する方法

Office ドキュメントを PDF ファイルにエクスポートし、その PDF ファイルをパスワードで保護することもできます。 PDF ドキュメントは、指定したパスワードで暗号化されます。これは Microsoft Word では機能しますが、何らかの理由で Excel では機能しません。

これを行うには、Microsoft Word で文書を開き、[ファイル] メニューボタンをクリックして、[エクスポート] を選択します。「PDF/XPS の作成」ボタンをクリックして、ドキュメントを PDF ファイルとしてエクスポートします。

表示される保存ダイアログウィンドウの下部にある「オプション」ボタンをクリックします。オプションウィンドウの下部で、[パスワードを使用してドキュメントを暗号化する] オプションを有効にして、[OK] をクリックします。

PDFファイルを暗号化するパスワードを入力し、「OK」をクリックします。

完了したら、PDF ファイルの名前を入力し、[発行] ボタンをクリックします。 Office はドキュメントをパスワードで保護された PDF ファイルにエクスポートします。

警告：パスワードを忘れるとPDFファイルを閲覧できなくなります。必ず記録しておいてください。記録しないと PDF ファイルにアクセスできなくなります。

PDF ファイルを開くときにパスワードを入力する必要があります。たとえば、Windows 10 のデフォルトの PDF ビューアである Microsoft Edge で PDF ファイルを開くと、表示する前にパスワードの入力を求められます。これは他の PDF リーダーでも機能します。

この機能は、特に機密性の高い文書を USB ドライブや Microsoft OneDrive などのオンラインストレージサービスに保存する場合に保護するのに役立ちます。

ただし、 Windows PC の Device Encryption や BitLocker 、 Mac の FileVault などのフルディスク暗号化は、特にコンピュータが盗難された場合に、コンピュータ上のすべてのドキュメントを保護するために、より安全で手間がかかりません。