電子メールは 死んだわけで も、 時代遅れになったわけ でもありません。実際、 メールは 1 日あたり 100 億通以上 増加しており、その多くが受信トレイに届くことになります。相手に圧倒されないよう、しっかりと把握する方法をご紹介します。
あなたの受信箱がミニマルな白の砂漠で、時折送られるメールに素早い整理整頓を敢えて汚すようなメールを素早く処理するのであれば、おそらくこれはあなたには向いていません。皆さんにとってもっと興味のある あります。しかし、受信トレイに数百、数千、さらには数万の電子メールが含まれている場合は、状況を管理する方法が必要です。受信箱を空にしておくことを目的とした「Inbox Zero」は流行していますが、私たちにはそれよりも優れたソリューションがあります。
ここでは、OHIO (「Only Handle It Once」) として知られるシステムに焦点を当てますが、多くの人が誤解しているような方法ではありません。オハイオ州の情報管理原則は、簡単に言えば、必要な最小限の回数、理想的には 1 回だけ情報を扱うべきであるというものです。これは効率化の補助として非常に役立ちます。しかし、すべての優れたアイデアと同様に、一部の人々はそれを極端に解釈し、オハイオ州を文字通りに受け取らなければならない黄金律として説きました。これは、特に電子メールを扱う場合には不必要であり、逆効果です。
「オハイオ」とはどういう意味ですか?
「一度だけ処理する」というのは、電子メールを一度読んだら二度と読まないでください、という意味ではありません。これでは意味がありません。特に送信者が簡潔さを理解していない場合、メールを理解するために何度も読む必要がある場合があります。また、オハイオ州は、メールが受信箱から出た後はその内容を二度と見てはいけないという意味でもありません。現在の優先順位や責任を考慮せずに、その場ですべてのメールに返信する必要があるため、これも意味がありません。
「一度だけ処理する」とは、受信トレイ内の電子メールを一度だけ処理する必要があることを意味します 。 メールの内容を理解したら、「処理」して、メールを削除するかアーカイブする必要があります。 To Do リストのタスクの一部として、または会議の準備として、電子メール内の情報を何度も見ることがありますが、その電子メールが受信箱に再び表示されることはありません。扱うのは一度だけです。
オハイオ州が役に立つのはなぜですか?
OHIO は非常に理解しやすいですが、なぜそれをお勧めするのでしょうか?受信トレイ内のメールを 1 回だけ処理するメリットは何でしょうか?答えは簡単です。受信トレイはアーカイブでも、ゴミ箱でも、ファイルキャビネットでも、ゴミ捨て場でもありません。受信箱ですよ！
受信トレイに何百、何千ものメールがあると、すぐに埋もれてしまい、目に見えないことは気にならなくなります。特定の電子メールを見つけるのが非常に難しくなり、メール クライアントの動作が遅くなり (Gmail などのブラウザを介して電子メールにアクセスする場合でも)、ストレージを消費します (これは、Outlook または Apple Mail を使用している場合に特に問題になります)携帯電話のアプリ）。
結論: すべてのメールを受信トレイに保存しておいても意味がありません。そうしない理由はたくさんあります。 「Only Handle It Once」は、電子メールを読んだ後、その電子メールに対して何らかの処理をすること、つまり電子メールを処理することを奨励するシステムであり、最終的に電子メールをアーカイブするか削除するかにかかわらず、電子メールは残りません。あなたの受信箱に。
「ハンドル」とは正確には何を意味しますか?
「処理する」とは、メールを理解したら、次の 1 つ以上のことを行うことを意味します。
- メールに返信します。
- メールを転送します。
- メールに関する会議を企画します。
- メールを ToDo リスト項目に変えます。
- 何もしない (上記の 4 つのオプションがどれも必要ない場合)
電子メールに対して必要な操作をすべて行った後、電子メールを削除するか、アーカイブします。一度処理したメールを受信トレイに残すことはありません。
今、メールを処理する時間がありませんか?それは問題ありません。あなたは Inbox Zero を追求しているわけではありません。受信トレイにメールが残っているのは失敗ではなく、まだ取り組んでいないタスクにすぎません。時間があるときに必ずメールを処理してください。
なるほど、それは当然ですね。オハイオ州を実装するにはどうすればよいですか?
OHIO を実装する最も簡単な方法は、単純なフローチャートを使用することです。
受信トレイ内の電子メールごとに処理し、電子メールを削除またはアーカイブします。それでおしまい。
それが奇妙に単純に見えるかもしれませんが、それは実際にそうであるからです。 OHIO は原則としてシンプルであり、実装もシンプルであるべきです。目的は、シンプルな意思決定プロセスを使用して受信トレイを整理することで、受信トレイを把握できるようにすることです。電子メールを見たとき、返信したり、転送したり、それに関する会議を設定したり、電子メールを To Do リストの項目に変更したり、それらのオプションが必要ない場合は何もしません。その後、電子メールを保存する必要がない場合は削除し、保存する必要がある場合はアーカイブします。受信トレイが空になるまで、次のメールを洗い流して繰り返します。
これが「 受信トレイ ゼロ 」を達成する別の方法のように疑わしく聞こえる場合も、心配しないでください。そうではありません。少なくとも、Inbox Zero について人々が一般に考えるような考え方ではありません。確かに、受信トレイを空にすることにはある程度の利点 (および満足感) がありますが、それがここでの最終的な目的ではありません。 OHIO は、受信トレイに必要な時間だけを費やし、受信トレイがストレスの原因にならないという、Inbox Zero の哲学の実際の要点に到達するのに役立ちます。
OHIO を使用して受信トレイを空にするには数日から数週間かかる場合があるので、気を落とさないでください。オハイオ州へのすべてのメールは勝利です!受信トレイにあるメールに満足している限り、問題はありません。オハイオ州は目標ではなくプロセスです。ここでは、それを成功させるためのヒントをいくつか紹介します。
- まずは今日からメールに対処してみましょう。夕方に仕事を終えるときに、受信箱に今日のメールがなくなるようにしてください。
- 毎週金曜日 (または週の最終日) に少し時間を確保し、その週に取り残されたメールを処理します。
- Outlook で 閲覧ウィンドウのオプションを 好きなように設定するか、Gmail で 。
- Gmail を使用している場合は、[アーカイブ] ボタンと [削除] ボタンがあります。使ってください！
- Outlook を使用している場合は、アイテムを既読としてマークし、一度にアーカイブする 簡単な手順を設定します 。
- お店の列に並んでいるとき、電車に乗っているとき、Uber や Lyft に乗っているとき、または平日の時間があるときはいつでも、スマートフォンを使ってメールを処理できます。
何よりも、続けてください！メールは今後も届き続けますが、OHIO を使用してメールを把握できれば、今後もメールを把握し続けることがはるかに簡単になります。
