Excel スプレッドシートのデータを Microsoft Word 文書に含めたい場合があります。これを行うには、ソース Excel シートとの接続を維持するかどうかに応じて、いくつかの方法があります。見てみましょう。
リンクと埋め込みの違いは何ですか?
実際、Word 文書にスプレッドシートを含めるには 3 つのオプションがあります。 1 つ目は、単純にスプレッドシートからデータをコピーし、ターゲット ドキュメントに貼り付ける方法です。ほとんどの場合、これは本当に単純なデータでのみ機能します。そのデータは Word の基本的なテーブルまたは列のセットになるだけであるためです (選択した貼り付けオプションに応じて)。
これは便利な場合もありますが、他の 2 つのオプション (リンクと埋め込み) の方がはるかに強力であり、この記事でその方法を説明します。どちらも、最終的に実際の Excel スプレッドシートをターゲット ドキュメントに挿入するという点で非常に似ています。 Excel シートのように表示され、Excel のツールを使用して操作できます。違いは、これら 2 つのオプションが元の Excel スプレッドシートへの接続をどのように扱うかにあります。
- ドキュメント内で Excel ワークシートをリンクすると、ターゲット ドキュメントと元の Excel シートの接続が維持されます。 Excel ファイルを更新すると、その更新は対象のドキュメントに自動的に反映されます。
- Excel ワークシートをドキュメントに埋め込むと、その接続は切断されます。元の Excel シートを更新しても、ターゲット ドキュメント内のデータは自動的に更新されません。
もちろん、どちらの方法にも利点があります。ドキュメントをリンクすることの (接続の維持以外の) 利点の 1 つは、データの大部分が引き続き Excel シートに保存され、Word でのみ表示されるため、Word ドキュメントのファイル サイズが小さく抑えられることです。欠点の 1 つは、元のスプレッドシート ファイルを同じ場所に保存する必要があることです。そうでない場合は、再度リンクする必要があります。また、元のスプレッドシートへのリンクに依存しているため、その場所にアクセスできない人にドキュメントを配布する必要がある場合にはあまり役に立ちません。
一方、文書を埋め込むと、実際にはすべての Excel データが Word ファイルに埋め込まれるため、Word 文書のサイズが増加します。ただし、埋め込みには明確な利点がいくつかあります。たとえば、元の Excel シートにアクセスできない可能性のあるユーザーにそのドキュメントを配布する場合、またはドキュメントが特定の時点で (更新されるのではなく) その Excel シートを表示する必要がある場合、埋め込み (および破損)元のシートとの接続) の方が合理的です。
以上のことを念頭に置いて、Excel シートを Microsoft Word にリンクして埋め込む方法を見てみましょう。
Excel ワークシートを Microsoft Word にリンクまたは埋め込む方法
Excel ワークシートを Word にリンクまたは埋め込むことは実際には非常に簡単で、どちらのプロセスもほぼ同じです。まず、編集する Excel ワークシートと Word 文書の両方を同時に開きます。
Excel で、リンクまたは埋め込みたいセルを選択します。ワークシート全体をリンクまたは埋め込みたい場合は、左上隅の行と列の接続点にあるボックスをクリックしてシート全体を選択します。
Windows では CTRL+C を押すか、macOS では Command+C を押して、これらのセルをコピーします。選択したセルを右クリックして、コンテキスト メニューの [コピー] オプションを選択することもできます。
次に、Word 文書に切り替えて、リンクまたは埋め込み素材を配置する場所をクリックして挿入ポイントを置きます。リボンの [ホーム] タブで、[貼り付け] ボタンの下の下矢印をクリックし、ドロップダウン メニューから [形式を選択して貼り付け] コマンドを選択します。
これにより、「形式を選択して貼り付け」ウィンドウが開きます。ここで、ファイルのリンクまたは埋め込みのプロセスにおける唯一の機能の違いがわかります。
スプレッドシートを埋め込みたい場合は、左側にある「貼り付け」オプションを選択します。スプレッドシートにリンクする場合は、代わりに「リンクを貼り付け」オプションを選択してください。真剣に、それだけです。それ以外の点では、このプロセスは同じです。
どちらのオプションを選択する場合でも、次に右側のボックスで「Microsoft Excel ワークシート オブジェクト」を選択し、「OK」ボタンをクリックします。
Word 文書内に Excel シート (または選択したセル) が表示されます。
Excel データをリンクした場合、Word で直接編集することはできませんが、データ上の任意の場所をダブルクリックして元のスプレッドシート ファイルを開くことができます。元のスプレッドシートに加えた更新は Word 文書に反映されます。
Excel データを埋め込んだ場合は、Word で直接編集できます。スプレッドシート内の任意の場所をダブルクリックすると、同じ Word ウィンドウが表示されますが、Word リボンが Excel リボンに置き換えられ、Excel のすべての機能にアクセスできるようになります。なんだかクールですね。
スプレッドシートの編集を中止して Word コントロールに戻りたい場合は、スプレッドシートの外側の任意の場所をクリックするだけです。
注: Word 文書で作業していて、まだ作成していないスプレッドシートを含めたい場合は、含めることができます。実際には、リボンの [テーブル] ドロップダウン メニューから直接 Excel スプレッドシートを挿入 できます。
