1 つの列にデータが多すぎると、Microsoft Excel スプレッドシートが読みにくくなることがあります。これを改善するには、「テキストを列に変換」または「フラッシュ フィル」機能を使用して列を分割することを検討する必要があります。
「テキストを列に変換」は、同じデータを使用して単一の列を複数の列に置き換えます。 「フラッシュ フィル」はデータを複製し、元の列をそのまま残したまま新しい個別の列に分割します。
Excel の列にテキストを使用する方法
Microsoft Excel には、非常に長い列を分割できる特別な機能が含まれています。これは、データを分割するカンマやセミコロンなどの区切り文字を使用して列を区切ることによって行われます。
この機能は、Microsoft Excel リボン バーの [データ] タブからアクセスできる Text to Columns を使用して機能します。
この機能をテストするには、単一列の一連のデータ (名前、生年月日、その他の情報を示す従業員リスト) を使用します。データの各セクションは単一のセル内にあり、セミコロンで区切られます。
最初にデータを含むセル (上記の例ではセル A1 ～ A12) を選択する必要があります。
Excel の [データ] タブから、[データ ツール] セクションにある [テキストを列に変換] ボタンをクリックします。
これにより、「テキストを列に変換ウィザード」ウィンドウが表示され、データの分割を開始できるようになります。オプションから「区切り文字付き」ラジオボタンを選択し、「次へ」をクリックして続行します。
デフォルトでは、Excel は単一列のデータを、見つかったタブごとに分割することを選択します。これは問題ありませんが、この例ではセミコロンで区切られたデータを使用しています。
サイドメニューから区切り文字オプションを選択します。この例では、選択した区切り文字はセミコロンです。
変換されたデータがどのように表示されるかは、メニューの下部にある「データ プレビュー」セクションで確認できます。
準備ができたら、「次へ」をクリックして続行します。
次に、各列のセルの種類を設定する必要があります。たとえば、日付を含む列がある場合、その列に適切な日付形式を設定できます。デフォルトでは、各列は「一般」設定に設定されます。
このオプションを使用すると、Excel は各列のデータ型を自動的に設定しようとします。これらを手動で設定するには、まず [データ プレビュー] セクションで列をクリックします。そこから、「列データ形式」セクションから適切なデータ型を選択します。
列を完全にスキップしたい場合は、列を選択し、「列をインポートしない (スキップ)」オプションを選択します。 「完了」をクリックして変換を開始します。
単一列では、選択したセル書式設定オプションを使用して、区切り文字を使用して各セクションを個別の列に分割します。
Excel でフラッシュ フィルを使用する方法
元のデータをそのままにしてデータを分離したい場合は、代わりに「フラッシュ フィル」機能を使用できます。
従業員リストの例を使用すると、データの各ビットがセミコロン区切り文字で区切られた 1 つの列 (列 A) のヘッダー行があります。
「フラッシュ フィル」機能を使用するには、まず行 1 に列ヘッダーを入力します。たとえば、「従業員 ID」はセル B1 に、「名」はセル C1 などに入力されます。
各列について、ヘッダー行を選択します。 B1 (この例では「従業員 ID」ヘッダー) から開始し、[データ] タブの [データ ツール] セクションで [フラッシュ フィル] ボタンをクリックします。
各ヘッダー セル (C1、D1 など) に対してこの操作を繰り返し、新しい列に一致するデータを自動的に入力します。
元の列でデータが正しく書式設定されている場合、Excel は元のヘッダー セル (A1) をガイドとして使用してコンテンツを自動的に分割します。エラーが表示された場合は、ヘッダー セルの下のセルに次の値を順番に入力し、[フラッシュ フィル] ボタンを再度クリックします。
この例では、B1 のヘッダー セル (「従業員 ID」) の後のセル B2 (「101」) の最初のデータ例になります。
新しい列にはそれぞれ、最初の 1 行目または 2 行目を正しいデータを選択するためのガイドとして使用して、元の列のデータが入力されます。
上の例では、長い列 (列 A) が 6 つの新しい列 (B ～ G) に分割されています。
1 行目から 12 行目までのレイアウトは同じであるため、「フラッシュ フィル」機能では、ヘッダー行とデータの最初のビットを使用してデータをコピーして分離できます。
