最新の電子メール システムではメールがクラウドに保存されるため、どこからでもアクセスできますが、そのシステムにもストレージ制限があります。ここでは、Microsoft Outlook メールのバックアップを作成し、それらのメッセージが再び必要になった場合にそれを復元する方法を説明します。
Microsoft Outlook でバックアップを作成する方法
Microsoft Outlook でバックアップを作成するのは非常に簡単です。バックアップは PST ( Personal Storage Table ) ファイルに保存され、Outlook で直接開くことができます。作成方法は次のとおりです。
コンピューターで Microsoft Outlook を開き、リボンの [ファイル] をクリックし、[開くとエクスポート] > [インポート/エクスポート] を選択します。
「ファイルにエクスポート」をクリックし、「次へ」ボタンを選択します。
次のウィンドウで、「Outlook データ ファイル」を強調表示し、「次へ」をクリックして続行します。
「アーカイブ」などの個別のフォルダーを選択できますが、すべての電子メールのバックアップを作成する場合は、メールボックスの名前をクリックし、「サブフォルダーを含める」がチェックされていることを確認して、「次へ」をクリックします。
デフォルトでは、ファイルは「backup.pst」という名前で Windows のデフォルトの Microsoft Outlook フォルダーに保存されますが、場所とファイル名は変更できます。
その場所に別の PST ファイルと同じ名前でファイルを保存すると、電子メールは同じファイルに保存されます。これが「オプション」セクションの目的です。重複電子メールを置換するか、重複電子メールを作成するか、重複電子メールをまったくエクスポートしないかを選択します。完了したら、「完了」をクリックします。
Outlook は、指定した場所に PST ファイルを作成します。フォルダーのプロパティ (ビュー、アクセス許可、自動整理の設定)、メッセージ ルール、受信拒否リストなどのメタデータはエクスポートされません。
バックアップ機能をオフサイト バックアップとして使用すると、IMAP アカウントにスペースを確保したり、電子メールを別のアカウントまたは別のデバイス上の Microsoft Outlook に移動したりできます。
Microsoft Outlookでバックアップを復元する方法
PST ファイルを作成したので、その中のデータを Microsoft Outlook にインポートできるようにする必要があります。これは、ファイルをエクスポートするのと同じくらい簡単です。
コンピューター上で Outlook アプリケーションを開き、[ファイル] をクリックし、[開くとエクスポート] > [インポート/エクスポート] を選択します。
次に、「別のプログラムまたはファイルからインポート」を選択し、「次へ」をクリックします。
[Outlook データ ファイル] オプションを強調表示し、[次へ] を選択します。
インポートする PST ファイルを選択し、重複電子メールを置き換えるか、重複電子メールを作成するか、重複電子メールをまったくインポートしないかを選択します。完了したら、「次へ」をクリックします。
インポートするフォルダー (エクスポートしたフォルダーの場合はメールボックス全体) を選択し、ファイルを現在のフォルダーにインポートするか、エクスポートしたのと同じ名前のフォルダーにインポートするかを選択します。
バックアップから復元する場合、またはメールを新しいデバイスに移動する場合は、「アイテムを同じフォルダーにインポート」し、インポート先のメール アカウントを選択する必要があります。これにより、PST にエクスポートしたのと同じフォルダー構造が作成されます。完了したら、「完了」をクリックします。
メールが Microsoft Outlook にインポートされます。別のアカウントからメールをインポートし、IMAP または MAPI を使用している場合、インポートされたメッセージはメール サーバーと同期され、他のデバイスからアクセスできるようになります。メールの量によっては、同期が完了するまでに少し時間がかかる場合があります。
フォルダー プロパティ (ビュー、アクセス許可、自動整理の設定)、メッセージ ルール、受信拒否送信者リストなどのメタ データは PST にエクスポートされないため、インポートされず、再作成する必要があることに注意してください。
