契約書が日常のワークフローの一部である場合、文書やフォームの変更すべきではない部分を変更することがどれほどイライラするかご存知でしょう。幸いなことに、Microsoft Word には、空白を埋めることを許可しながら文書内のテキストを保護できる開発者ツールがあります。
ドキュメントを編集可能ではなく入力可能にする
たとえば、入社する従業員に送信する 機密保持契約 があるとします。受信者に文書内の空白を埋める権限を与えたいと考えていますが、同時に NDA 内の情報がいかなる形でも変更または変更されないようにしたいと考えています。 Word でこれを実現するには、いくつかの手順を実行するだけです。その方法は次のとおりです。
まず、扱いたい法的文書を入手します。 Microsoft はいくつかの基本的なテンプレートを提供していますが、実際の弁護士が作成した詳細で包括的な法律テンプレートをオンラインで無料で提供する Web サイトも多数あります。この例では、上記のリンクから取得した NDA を使用します。
ドキュメントを取得したら、それにいくつかの制御と保護を追加します。まず、「開発者」タブに入る必要があります。 Word のデフォルトではこれがリボンに表示されないので、先に進んで修正しましょう。
「ファイル」をクリックします。
メニューの一番下にある「オプション」を選択します。
[オプション]メニューの左ペインで、[リボンのカスタマイズ]を選択します。
右側の「リボンのカスタマイズ」の下にある「開発者」チェックボックスにチェックを入れ、「OK」をクリックします。
[開発] タブが [表示] タブと [ヘルプ] タブの間に表示されることがわかります。 「開発者」タブに切り替えてください。
そこに移動したら、「コントロール」グループを見つけます。ここには、リッチ テキストまたはプレーン テキスト、画像、コンボ ボックス、ドロップダウン リスト、日付ピッカー、チェックボックス、ビルディング ブロック コントロールなどのいくつかのコンテンツ コントロール オプションが表示されます。
実践してみましょう。 NDA テンプレートの署名セクションに、契約書の日付と印刷名をそれぞれ入力するための日付ピッカーとリッチ テキスト ボックスを挿入します。
まず、日付ピッカーを挿入する領域にカーソルを移動します。ここに私たちのものを置きます:
次に、「開発者」タブで「日付ピッカー コンテンツ コントロール」(カレンダー アイコン) を選択します。
ボックスが表示されます。矢印をクリックし、ポップアップ表示されるカレンダーから日付を選択します。
次に、「By:」の横の行を削除し、リッチ テキスト ボックスに置き換えましょう。行を削除したら、必要な場所に挿入ポイントを置きます。
「開発者」タブに戻り、「リッチテキストコンテンツコントロール」ボタンをクリックします。
テキストボックスが表示されます。名前を入力する次の行に対して手順を繰り返すと、次のようになります。
ご覧のとおり、テキストと日付を入力できるセクションができました。
この機能の使用は、頻繁に送信され、受信側が入力する必要があるセクションがいくつかあるフォームの場合に特に便利です。たとえば、NDA の最初の段落を見てみましょう。
その 1 つの段落だけでも、記入する必要がある部分が 7 つあります。それを入力可能なフォームに変えるのは理にかなっています。
今後、NDA は内容が頻繁に変更される文書ではありません。同様に、署名する契約書を送信するときは、内容が変更されていないことを確認し、知らないうちに送り返されないようにする必要があります。受信側の編集権限を制限することは、文書の完全性と自分自身を保護するための優れた方法です。
文書を編集不可にするには、まず Ctrl+A を押して文書内のすべてのテキストを選択します。すべてのテキストが強調表示されたら、「開発」タブの「保護」グループにある「編集を制限」をクリックします。
右側に表示される「編集の制限」ペインで、「編集の制限」セクションにあるオプションを選択します。
次に、同じセクションで矢印をクリックしてドロップダウン メニューを表示し、[フォームへの入力] を選択します。
最後に、「はい、保護の強制を開始します」を選択します。
文書に保護層を追加するには、パスワードを作成するように求められます。これは完全にオプションです。パスワードを入力する場合は、パスワードを入力して「OK」をクリックします。それ以外の場合は、「キャンセル」をクリックしてください。
それでおしまい。これで、意図的でない (または意図的な) 編集から保護された入力可能なドキュメントが完成しました。ここで使用した例は、この機能が役立つ多くの使用例のうちの 1 つにすぎません。次回、アンケートや法的フォームを送信したい場合は、この機能を活用してください。
