Gmail でメールを会話ごとに分類する方法が好きですか? Outlook でもこの便利な機能を使用する方法を説明します。
Outlook の優れた機能の 1 つは、メールを会話ごとに並べ替えてリンクできることです。これにより、電子メールで何が議論されているかを簡単に把握できるようになり、受信トレイをより整理整頓した状態に保つことができます。一部のユーザーは自分の電子メールが会話にリンクされることを好まないため、Outlook の最終リリースではデフォルトでオフになっています。これは新しい機能であるため、新規ユーザーはそれを見落とし、それが利用可能であることに気づかない可能性があります。ここでは、会話ビューを有効にして、電子メールでの会話をアクセスしやすく効率的に保つ方法を説明します。
会話ビューをアクティブにする
デフォルトでは、Outlook の受信トレイは、Outlook で常に表示されているものとほぼ同じように表示されます…個々のメールのリストです。
会話ごとにメールを表示するには、[表示] タブを選択し、左上の [会話として表示] ボックスをオンにします。
または、メールの上にある [並べ替え] タブをクリックし、[会話として表示] を選択します。
Outlook では、このフォルダーのみで会話ビューをアクティブにするか、すべてのフォルダーでアクティブにするかを尋ねられます。 [すべてのフォルダー] を選択すると、Outlook の会話内のすべてのメールが表示されます。
Outlook は受信トレイを再ソートし、同じ会話内のメールをリンクします。会話に属さない個々のメールは以前と同じように見えますが、会話ではメッセージ タイトルの左上に白い三角形のニンジンが表示されます。メッセージを選択して、会話内の最新の電子メールを読みます。
または、三角形をクリックすると、会話内のすべてのメッセージが表示されます。これで、いずれかを選択して読むことができます。
ほとんどの電子メール プログラムおよびサービスでは、返信するときに前の電子メールが電子メールの本文に含まれます。 Outlook はこれらの以前のメッセージも認識できます。古いメールのヘッダーの上にカーソルを置くと表示されるポップアップの [次へ] ボタンと [前へ] ボタンから、古いメッセージと新しいメッセージの間を移動できます。これは、標準の Outlook プレビュー ウィンドウでも、電子メールを独自のウィンドウで開いた場合でも機能します。
会話ビュー設定の編集
[Outlook ビュー] タブに戻ると、会話ビューを調整して希望どおりに動作させることができます。 Outlook で常に会話を展開する、送信者を件名の上に表示する、クラシック インデント ビューを使用するなどを選択できます。デフォルトでは、Outlook は会話内の他のフォルダーからのメッセージを表示します。これは一般的に役に立ちます。ただし、これが気に入らない場合は、ここでチェックを外すことができます。これらの設定はすべて、すべての Outlook アカウントで同じままになります。
[インデント表示] を選択すると、上部にタイトルが表示され、その下に送信者の名前を示すインデントされたメッセージ エントリが表示されます。
[件名の上に送信者を表示] ビューを使用すると、電子メールの送信者と会話に参加している他のユーザーがより明確になります。これは、通常、特定のトピックについて特定の人にのみ電子メールを送信し、件名の関連性が低くなっている場合に特に便利です。
または、会話ビューが必要ないと判断した場合は、上記のように [表示] タブのチェックボックスをオフにして会話ビューをオフにすることができます。
結論
新しいユーザーが慣れるまでに時間がかかるかもしれませんが、会話ビューは受信トレイを整理し、重要なメールをまとめておくのに非常に役立ちます。電子メール アカウントを Outlook と同期している Gmail ユーザーの場合は、オフラインでも Outlook が Gmail と同じように動作するため、これが便利だと感じるかもしれません。
Gmail アカウントを Outlook と同期したい場合は、 に関する記事を参照してください。
