Outlook フォルダーを完全に管理し、電子メールを論理的で最小限のフォルダー構造にきちんと分類して保存することを好む人もいます。私たちのほとんどはそうではないため、Microsoft は役立つツールを提供しています。これらのツールの 1 つは、あまり知られていない会話クリーンアップ ツールです。このツールは、会話から冗長な電子メールを削除または移動します。仕組みは次のとおりです。
会話クリーンアップ ツールは、単一の会話、フォルダー、またはフォルダーとそのすべてのサブフォルダーに対して実行できます。冗長な電子メール、つまり会話内の別のメッセージに完全に含まれている電子メールが検索されます。その後、設定に応じて、これらの電子メールを (デフォルトで) 削除するか、別のフォルダーに移動します。これにより、メールボックスが同じメッセージの複数のコピーでいっぱいになるのを防ぐことができます。
まず、会話クリーンアップパラメータを設定する必要があります。 [ファイル] > [オプション] > [メール] に進み、[会話のクリーンアップ] セクションまで下にスクロールします。
デフォルトでは、会話クリーンアップはアイテムを削除しますが、代わりに冗長なアイテムをフォルダーに移動したい場合は、[参照] をクリックして、移動先のフォルダーを選択します。これは、ツールが検出したメッセージが本当に冗長であるかどうかを自分で再確認したい場合に便利です。私たちの経験では、会話クリーンアップ ツールは信頼できますが、場合によっては、自分でチェックすることに代わるものがない場合もあります。
他のデフォルトのオプションは非常に意味があるため、おそらくそのままにしておくことができますが、状況や好みが異なる場合は、必要に応じてパラメータをオンまたはオフに切り替えてください。希望どおりに設定したら、[OK] をクリックして Outlook に戻ります。
次に、ツールを開く必要があります。 「ホーム」タブで「クリーンアップ」ボタンをクリックします。ドロップダウン メニューには、フォルダー内で現在選択されている会話、フォルダー全体、またはフォルダー全体とすべてのサブフォルダーをクリーンアップするオプションが表示されます。
[会話のクリーンアップ] オプションが必要ない場合は、[フォルダー] > [フォルダーのクリーンアップ] をクリックしてこのメニューにアクセスすることもできます。
ここでは「フォルダーのクリーンアップ」を使用しますが、会話、フォルダー、またはフォルダーとそのサブフォルダーのいずれをクリーンアップしても、プロセスは同じです。また、ワンクリック オプションの場合は、いつでもナビゲーション ウィンドウでフォルダーを右クリックし、[フォルダーのクリーンアップ] を選択できます。
このツールを初めて実行するときは、警告がポップアップ表示され、設定を変更するか、ツールを実行するか、操作をキャンセルするかを選択できます。
このポップアップを表示せずにツールを実行したい場合は、「今後このメッセージを表示しない」オプションを有効にします。
[フォルダーのクリーンアップ] をクリックしてツールを実行します ([このメッセージを再度表示しない] オプションをオンにしている場合は、今後はツールを選択するとすぐにツールが実行されます)。ツールの実行中 (大量のメッセージが含まれるフォルダーで初めてツールを実行する場合は少し時間がかかることがあります)、Outlook の下部にあるバーにステータス通知が表示されます。
これの実行中も Outlook を使い続けることができます。ステータス通知が消えると、ツールは終了です。終了したことは通知されません — このツールは、メッセージを大量に送りつけるのではなく、ユーザーを支援するためにバックグラウンドで実行されるように設計されています — が、クリーンアップするメッセージが見つからないかどうかは通知します。
それだけです。 2487 件のメールが含まれるサンプル フォルダーでこのツールを実行したところ、削除できるメールが 502 件見つかりました。フォルダー内のメールの 5 分の 1 以上が冗長だったので、これは目を見張るものであり、スペースが不足している場合や会話にうんざりしている場合に使用する価値のあるツールです。
