サーバー側ルールは Outlook クライアントではなくサーバー上で実行されるため、メッセージがシステムに到達する前にルールを適用できます。これらがどのように機能し、それを使用して何ができるかを次に示します。
サーバー側のルールとは何ですか?
Outlook で通常のルールを設定すると、システム上で Outlook アプリが開いている場合にのみ機能します。これらは Outlook クライアント アプリで機能するため、クライアント側ルールと呼ばれます。 Outlook を開いたとき、またはメッセージが受信トレイに届いたときにルールが起動されるため、電子メールを別のフォルダーにフィルターする場合などに最適です。
しかし、休暇中に同僚にメッセージを転送するなど、Outlook を閉じたときに起動するルールが必要な場合はどうすればよいでしょうか?そのためには、コンピューター上で Outlook が開いているかどうかに関係なく、メールを処理するサーバー上で機能するサーバー側のルールが必要です。 Outlook ではこれらを作成することもできるので、手順を追って説明します。
注意: サーバー側のルールは、電子メール サーバー (クラウドベースの O365 またはオンプレミスの Exchange サーバー) に Microsoft Exchange を使用している場合には機能しますが、Outlook を使用して Gmail や Yahoo などのプロバイダーからのメールを処理している場合には機能しません。 !。 Microsoft 以外のアカウントに対しても不在時の返信やルールを設定することはできますが、Outlook をオンにして実行したままにしておく必要があります。それが必要な場合は、 。
サーバー側のルールを設定する方法
通常の (クライアント側) ルールは、ルール マネージャーで [ホーム] > [ルール] に移動して作成しますが、ここでは使用しません。代わりに、[ファイル] > [オプション] に移動し、[自動応答] ボタンをクリックします。
サーバー側ルールの作成を開始するには、[ルール] ボタンをクリックします。
これにより、[自動返信ルール] パネルが表示されます。ご覧のとおり、[ルールの追加] ボタンをクリックする以外にできることはあまりありません。
開いた「ルールの編集」ウィンドウで、新しいサーバー側ルールを作成できます。
これらのルールのオプションは、ルール マネージャーのオプションよりもはるかに単純であることがわかります。これは、サーバーによって実行できるアクションが制限されているためです。上司からのメールが届いたときに Outlook で特定のサウンドを再生したい場合は、クライアント側のルールを使用する必要があります。
チームの 1 人が不在で、How-To-Geek に関するメールを特定のフォルダーに移動して、特定の人に転送したいとします。まず、「直接私に送信」オプションを選択します。次に、件名に「How-To-Geek」と入力します。次に、[コピー先] オプションを選択し、フォルダーを選択します。最後に、「転送」オプションをチェックし、アドレス帳から受信者を選択して、「OK」をクリックします。
ルールはサーバー側ルールのリストに追加され、Outlook が開いているかどうかに関係なく実行されます。
これらのルールは好きなだけ追加できます。そして明らかに、ここで示した単純な例よりもさらに多くのことが可能です。これらを使用して、特定の連絡先からのメッセージや、件名に特定の単語が含まれるメッセージの重要性を変更できます。または、サーバー側のルールで特定の種類のメッセージを受信トレイに届く前に削除することもできます。
