データを読みやすくするために長いスプレッドシートを整理するのは難しい場合があります。 Microsoft Excel には、自動アウトラインを使用してデータを要約するための便利なグループ化機能が備わっています 。作り方は次のとおりです。
Excelでアウトラインを作成するために必要なもの
Microsoft Excel では、行、列、またはその両方のアウトラインを作成できます。このトピックの基本を説明するために、行のアウトラインを作成します。列のアウトラインが必要な場合も、同じ原則を適用できます。
この機能がその目的を果たすためには、データに次のことを含める必要があります。
- 各列の最初の行にはヘッダーまたはラベルが必要です。
- 各列には同様のデータが含まれている必要があります。
- セル範囲にはデータが含まれている必要があります。空白の列や行を含めることはできません。
要約行を要約するデータの下に配置するのが最も簡単です。ただし、現在集計行が上に配置されている場合は、これに対応する方法があります。最初にこれを行う方法を説明します。
アウトライン設定を調整する
アウトラインを作成するセルを選択し、「データ」タブに移動します。
リボン右側の「アウトライン」をクリックします。次に、ポップアウト ウィンドウの右下にあるダイアログ ランチャー (小さな矢印) をクリックします。
[設定] ウィンドウが開いたら、[詳細の下の概要行] チェックボックスをオフにします。
「OK」をクリックする前に、オプションで「自動スタイル」のチェックボックスをオンにすることができます。これにより、アウトライン内のセルが太字、斜体、および同様のスタイルで書式設定され、目立つようになります。ここで自動スタイルを使用しないことを選択した場合、後で自動スタイルを適用する方法も示します。
「OK」をクリックしてアウトラインを作成する準備をします。
自動アウトラインを作成する
概要行とその他のアウトライン要件を設定したら、アウトラインを作成します。
セルを選択し、「データ」タブに移動して、「アウトライン」をクリックします。
[グループ] 矢印をクリックし、ドロップダウン リストから [自動アウトライン] を選択します。
スプレッドシートがすぐに更新され、アウトラインが表示されるはずです。これには、行の左側または列の上部にある灰色の領域の数字、対応する行、プラス記号とマイナス記号が含まれます。
最も低い数字 (1) と 1 より下の一番左のボタンは、最上位のビューに使用されます。
次に大きい番号 (2) とその下のボタンは、2 番目に高いレベルを表します。
数字とボタンは各レベルで最後のレベルまで続きます。 Excel アウトラインには最大 8 つのレベルを含めることができます。
数字、プラス記号とマイナス記号、またはその両方を使用して、行を折りたたんだり展開したりできます。番号をクリックすると、そのレベル全体が折りたたまれたり、展開されたりします。プラス記号をクリックすると、アウトライン内の特定の行セットが展開されます。マイナス記号を使用すると、その特定の行セットが折りたたまれます。
アウトライン作成後のスタイルの書式設定
前述したように、アウトラインにスタイルを適用して、行と概要行を目立たせることができます。アウトライン自体に加えて、これによりデータが読みやすくなり、他のデータと区別しやすくなります。
アウトラインを作成する前に自動スタイル オプションを使用しないことを選択した場合は、後で使用することができます。
書式設定するアウトライン内のセルを選択するか、必要に応じてアウトライン全体を選択します。 [データ] > [アウトライン] を選択してアウトライン設定ウィンドウに戻り、ダイアログ ランチャーを開きます。
[設定] ウィンドウで、[自動スタイル] チェックボックスをオンにし、[スタイルを適用] をクリックします。
アウトラインに適用された 書式スタイルが 表示されるはずです。 「OK」をクリックしてウィンドウを閉じます。
アウトラインを削除する
アウトラインを作成し、後で削除する場合は、数回クリックするだけです。
アウトラインを選択し、もう一度その [データ] タブに戻ります。 「アウトライン」をクリックし、「グループ解除」の下の矢印をクリックします。 「輪郭をクリア」を選択すれば完了です。
アウトラインにスタイルを適用した場合は、テキストを手動で再フォーマットする必要があります。
アウトラインは文書の準備に役立つだけではありません。 Excel では、アウトラインを使用すると、 データを整理し、より簡単に分析するため の優れた方法が得られます。自動アウトラインにより、ほとんどすべての手動作業がプロセスから排除されます。
