Microsoft Outlook のクイックステップガイド

Outlook には、ワンクリックでメッセージに複数のアクションを適用できるクイックステップ機能が含まれています。 Outlook にはデフォルトのクイックステップがいくつか含まれていますが、独自のクイックステップを作成することもできます (必要がない場合はデフォルトのクイックステップを削除することもできます)。同じ一連のアクションを定期的に実行する場合は、クイックステップを作成してホットキーを割り当てると、時間を大幅に節約できます。仕組みは次のとおりです。

デフォルトのクイックステップ

クイックステップは、Outlook の [ホーム] タブにあります。初めて起動すると、デフォルトのクイックステップが表示されます。それらのいずれかをクリックすると、含まれているアクションを選択したメッセージに適用できます。

デフォルトのクイックステップには次のものが含まれます。

? に移動: メッセージの移動先フォルダーを選択するウィンドウが開きます。
マネージャーへ: マネージャーのアドレスを含む、現在選択されているメッセージの転送コピーを作成します。
チーム電子メール: チームのメンバーに宛てた空のメッセージを作成します。 (メールが雇用主によって管理されている場合、Exchange 管理者がメールボックスをどのように構成したかによっては、Outlook はマネージャーやチームメンバーをすでに知っている可能性があります。そうでない場合は、初めて使用するときにこれらを入力する必要があります。簡単な手順。)
完了: メッセージを既読および完了としてマークし、指定されたフォルダーに送信します。これを初めて使用するときはフォルダーを指定する必要がありますが、それ以降、Outlook は選択を記憶し、クイックステップを使用するたびにそのフォルダーに送信します。
再生と削除: 現在選択されているメッセージへの返信を開き、返信を送信した後、現在選択されているメッセージを削除します。

Outlook には、利用可能なクイックステップのみが表示されます。たとえば、メッセージが選択されていない場合は、他のデフォルトが既存のメッセージで機能するため、「チーム電子メール」クイックステップのみが表示されます。

クイックステップを作成する方法

新しいクイックステップを追加するには、[クイックステップ] ボックスの [新規作成] オプションをクリックします。

これにより、新しいウィンドウが開き、クイックステップに名前を付け、実行するアクションを選択できます。

[アクションの選択] ドロップダウンメニューをクリックすると、実行可能なアクションのリストが表示され、それぞれのアクションで追加のオプションを選択できます。

2 つのアクションを追加します。1 つはメッセージをフォルダーに移動するアクション、もう 1 つはメッセージを既読としてマークするアクションです。

[フォルダーに移動] アクションを選択し、メッセージを移動するフォルダーを選択します。

次に、「アクションの追加」をクリックして 2 番目のアクションを追加します。

ドロップダウンメニューから「既読にする」を選択します。

必要に応じて、組み込みのショートカットキーの 1 つを選択し、ポインタをクイックステップの上に置いたときに表示されるテキストを追加できます (クイックステップで実行されるアクションを思い出させる簡単な説明が役に立ちます)。

[完了] をクリックすると、Outlook の [クイックステップ] ボックスに新しいクイックステップが表示されます。クイックステップの上にマウスを置くと、選択したショートカットキーと入力したツールヒントテキストが表示されます。

あとはメッセージを選択し、新しい QuickStep をクリックする (またはショートカットキーのコンボを押す) だけでアクションを適用できます。

QuickStep を編集または削除する方法

クイックステップを編集または削除する場合は、リボンの [クイックステップ] グループの右下にある小さな矢印をクリックします。

これにより、「クイックステップの管理」ウィンドウが開きます。

ここでは、クイックステップを編集、複製 (類似したものをわずかに変更して必要な場合は、選択したクイックステップの正確なコピーを作成します)、または削除するオプションがあります。

リボン上にクイックステップが表示される順序を変更したり、新しいクイックステップを作成したりすることもできます。

最後に、「デフォルトにリセット」というオプションがあります。

[デフォルトにリセット] オプションを選択すると、作成したクイックステップが削除され、削除したデフォルトのクイックステップが再作成されます。また、デフォルトのクイックステップに加えた変更も削除されます。この操作は元に戻せないため、警告が表示されます。「はい」をクリックしてリセットを実行します。

リボン内のクイックステップを右クリックして、個々のクイックステップアクションの [クイックステップの管理] ウィンドウをバイパスすることもできます。これにより、クイックステップを編集、複製、または削除できるコンテキストメニューが表示されます。

それがクイックステップです。クイックステップに追加できるすべてのアクションについてはまだ説明していません。アクションはたくさんあり、仕組みを理解すれば非常に直感的なインターフェイスであるためです。 Outlook のエクスペリエンスをより効率的にし、時間を短縮したい場合は、クイックステップから始めるのが最適です。