Outlook ではすべてのメールが表示されると思うかもしれませんが (結局のところ、なぜ表示しないのでしょう)、デフォルトでは、Outlook クライアントは過去 1 年間の電子メールのみをコンピュータに保存します。すべてのメールは Microsoft Exchange サーバー上にまだ存在しますが、Outlook には表示されません。ここでは、Microsoft がこのデフォルトを設定する理由と、必要に応じて変更する方法を説明します。
注 : 次の情報は、Outlook 365 を含む、2013 から 2019 までの Outlook のすべてのバージョンを対象としています。また、これは Microsoft Exchange サーバーに接続している場合にのみ適用されます。これには、Hotmail または Outlook.com に接続する場合も含まれます。 Gmail や個人メール サーバーなどの別のサービスに接続する場合は、これらのオプションを構成できますが、Outlook はそれらを無視します。
Outlook にすべてのメールが表示されないのはなぜですか?
Microsoft Office をインストールすると、ディスク サイズがチェックされ、すべてのアプリケーションをインストールするのに十分な領域があるかどうかが確認されます。また、このチェックを使用して、次のディスク サイズに基づいて、ローカル マシンにダウンロードされるメールの量を決定するパラメータを Outlook に設定します。
- 32 GB 以下: Outlook はシステム上に 1 か月分の電子メールを保持します。
- 32 ～ 64 GB (これを含みません): Outlook は 3 か月間の電子メールを保持します。
- 64 GB 以上: Outlook は 12 か月分の電子メールを保持します。
Microsoft がこのようなことを行うのは、メールがハード ディスク上のスペースを占有するためです。また、小さなハード ディスクしか持っていない場合は、2 年前に誰かが電子メールで送信したいくつかの大きなファイルによってそのスペースが多く取られることを望まないでしょう。 Outlook は引き続き、予定表の予定、連絡先、タスクなどすべてをダウンロードします。この制限はメール (および RSS フィード) にのみ影響します。
メール アカウントが Microsoft Exchange サーバー (Hotmail、Microsoft Live、O365、または多くの企業メール システムなど) を使用している場合、このパラメータによってコンピュータにダウンロードされるメールの量が決まります。 Google や Yahoo などの別のメール プロバイダーを使用している場合、Outlook はこのパラメータを無視し、すべてのメールをダウンロードします。
私のメールはどこにあり、どのようにアクセスすればよいですか?
良いニュースは、あなたのメールはどこにも消えていないということです。それはまだ電子メールサーバー上にあります。 (電子メール サーバーが何なのかよくわからない場合は、簡単に言うと、電子メール プロバイダーがすべてのメールを保存する大容量のハードディスクを備えた強力なコンピューターであるということです。 より長い回答 を書いていますので、読む価値があります。 .) Outlook 経由、または Outlook のバージョンに応じて Web インターフェイス経由でいつでも (インターネットにアクセスできる限り) メールにアクセスできます。
Outlook でメールを表示するには、フォルダーの一番下までスクロールします。電子メール サーバー上にさらに電子メールがある場合は、それを通知するメッセージが表示されます。
「ここをクリックして Microsoft Exchange の詳細を表示」をクリックすると、Outlook が残りのメールをコンピュータにダウンロードします。すべてダウンロードするのに十分なディスク容量があることを確認してください。
Office 365 を使用している場合は、Outlook Web アプリを通じてメールにアクセスすることもできます。 Web アプリは基本的に Exchange Server への単なるウィンドウであるため、すべての電子メールが表示されます。職場で Outlook を使用している場合は、IT サポート担当者が Outlook Web アプリへのアクセスを支援できるはずです。自宅にいる場合は、Office.com にアクセスしてサインインします。ログインすると、Outlook やアクセスできるその他の Web アプリにアクセスできます。
デフォルト値を変更できますか?
はい、できます。 Outlook で、[ファイル] > [アカウント設定] に進み、ドロップダウン メニューから [アカウント設定] を選択します。
[アカウント設定] ウィンドウで、デフォルトを変更するアカウント (おそらくアカウントは 1 つだけです) を選択し、[変更] ボタンをクリックします。
開いた [アカウントの変更] ウィンドウで、[Exchange キャッシュ モードの使用] が有効になっていることがわかります。これを有効のままにしておく必要があります。有効にしないと、メールはコンピュータにダウンロードされません。 「オフラインにしておくメール」スライダーを希望の期間に移動します。
オプションは次のとおりです。
- 3日
- 一週間
- 3週間
- 一か月
- 3ヶ月
- 六ヶ月
- 1年
- 2年
- 5年
- 全て
注: 3 日、1 週間、2 週間のオプションは Office 2013 では使用できませんが、それ以降のバージョンでは使用できます。
Outlook ですべてのメールをコンピュータにダウンロードする場合は「すべて」を選択するか、適切な値を選択します。 (スライダーを変更できない場合は、管理者が意図的にこの値を設定し、変更を阻止した可能性があります。)
選択を行ったら [次へ] をクリックすると、Outlook を再起動する必要があるという警告が表示されます。
[OK] をクリックし、[アカウント設定] ウィンドウを閉じて、Outlook を再起動します。ダウンロードする必要があるメールの量によっては、Outlook が各フォルダーを更新するのに少し時間がかかる場合があります。 Outlook が各フォルダーにメールをダウンロードすると、Outlook の下部にメッセージが表示されます。
以上です;もう終わりです。今後、Outlook はすべてのメール (または選択したメール数) をダウンロードします。
