Outlook のメールボックス クリーンアップは、メールボックスからゴミを取り除くために設計された一連のツールです。これを使用して、メールボックスのサイズを確認したり、サイズと日付に基づいてアイテムを自動的に削除したり、その他のいくつかの機能を実行したりできます。それらを見てみましょう。
まず、ツールを開く必要があります。 [ファイル] > [ツール] に進み、[メールボックスのクリーンアップ] をクリックします。
利用可能なツールがいくつかありますが、まずはメールボックス内のデータ量を確認することから始めます。
メールボックスのサイズを確認する
Outlook メールボックスは、受信トレイ、送信済みアイテム、アーカイブなどのフォルダーで構成されており、フォルダーのサイズを知ると、すべてのメールがどこにあるかを確認するのに役立ちます。確認するには、[メールボックス サイズの表示] をクリックします。
これにより、[フォルダー サイズ] ウィンドウが開き、各フォルダーのサイズが表示されます。デフォルトでは、[ローカル データ] タブで開きます。ローカル データは、コンピュータ上の .pst および .ost ファイルに保存されているデータです。
列には、フォルダーの名前、サイズ、および合計サイズ (サブフォルダーを含むサイズ) が表示されます。このビューの最も優れた点は、カレンダーなど、通常は考慮しないフォルダーが表示されることです。数年分の予定や会議のリクエストがある場合、カレンダーにかなりの量のキロバイトが簡単に存在する可能性があり、古いイベントを削除してクリーンアップできます。
メールサーバー
上のフォルダーのサイズを確認したい場合は、「サーバーデータ」タブをクリックしてください。初めてこのタブを開いたときは、データが入力されるまでに少し時間がかかる場合があります。これは、Outlook が Exchange サーバーに接続してファイルのデータを要求し (その場で計算されます)、結果をダウンロードして表示しているためです。
以降このタブを開くたびに、Exchange は差分分析のみを実行する必要があり、ほとんどのフォルダーのサイズはそれほど変更されないため、データの取得がはるかに速くなります。タブが読み込まれると、Exchange サーバー上のフォルダーのサイズが表示されます。
Outlook では必ずしもすべてのメッセージがコンピュータにダウンロードされるわけではない
ため、これは [ローカル データ] タブのサイズと同じではない場合があります。
たとえば、[ローカル データ] タブでは、アーカイブ フォルダーの合計サイズは 116805 kb ですが、[サーバー データ] タブでは、合計サイズは 363399 kb であり、その差は 246594 kb (265 MB) です。ローカル データには表示されないメールが大量にあります。どうしたの？
デフォルトでは、電子メールが多くのスペースを占有しないように、Outlook はローカル クライアントに一定量のメールのみを保持します。 64 GB を超えるハード ディスクを搭載したコンピューター (最近のほとんどのコンピューター) では、Outlook は昨年のメールのみをコンピューターに保存します。古いメールは電子メール サーバーに保存されており、アクセスできます。古いメールをダウンロードし、必要に応じて
このデフォルトを変更できます
。デフォルトを変更して、ダウンロードされるメールの量を減らすこともできるので、スペースに困っている場合は、デフォルトを 1 年から 6 か月 (またはそれ以下) に変更するとよいでしょう。
(注: これは、Hotmail、live.com、O365、および一部の企業アカウントなど、Microsoft Exchange サーバーを使用するアカウントにのみ影響します。Outlook を使用して Google や Yahoo などの他のプロバイダーからメールをダウンロードしている場合、この設定は無視され、すべてのメールがダウンロードされます。）
フォルダーに含まれるデータの量がわかったので、クリーンアップするデータの優先順位を付けることができます。
古いメールやサイズの大きいメールを検索する
多数の異なるフォルダーにメールがある場合は、メールボックス全体で古いメールやサイズの大きいメールを検索できます。
これは、削除できる、または Outlook からハード ドライブまたはクラウド サービスに移動できる大きな添付ファイルを含むメールを検索する場合に非常に便利です。たとえば、5 MB を超えるすべてのメールを検索する場合は、[次より大きいアイテムを検索] フィールドを 5000 kb に変更して、[検索] ボタンをクリックします。
標準の Outlook 検索パネルには、少なくとも 5 MB のメールのリストが表示されます。
これらの結果は電子メールのみを返しますが、より広い範囲に目を向けたい場合は、「Look」フィールドを特定の種類のファイルに変更できます。
検索結果から、各メールを開いて削除したり、添付ファイルを削除したりできます。添付ファイルを保存する必要がある場合は、削除する前に必ず保存してください。
自動アーカイブの開始
Outlook の個々のフォルダーごとに自動アーカイブ パラメーターを設定できます。
これについては、Outlook をスムーズに実行し続けるための広範な検討の一環として以前に説明しました
。自動アーカイブ ルールを設定している場合は、[自動アーカイブ] ボタンをクリックして、メールボックスのクリーンアップでルールを開始できます。
このプロセスは、Outlook 内のすべてのフォルダーを処理し、設定した自動アーカイブ ルールを適用します。何も設定していない場合は、誤ってこのボタンを押してしまうのではないかと心配するかもしれませんが、心配する必要はありません。デフォルトの自動アーカイブ ルールでは何も行われません。
削除されたアイテムを表示して空にする
メールを [削除済みアイテム] フォルダーに移動して「論理的な削除」を行い、メールを空にすることがほとんどない場合は、このオプションが最適です。
注
: 削除済みアイテム フォルダーを一種のアーカイブとして使用し、そこに物を放り込み、決してフォルダーを空にしない人もいます。削除済みアイテム フォルダーを簡単に空にする方法はたくさんあるため、これは良い考えではありません。メッセージを保存する必要がある場合は、代わりにアーカイブを設定してください。
[削除済みアイテムのサイズを表示] をクリックして、削除済みアイテムが占有しているスペースを確認し、深呼吸して [空にする] をクリックします。
これにより、[削除済みアイテム] フォルダーからすべてのアイテムが削除されます。それが怖い場合は、ぜひ最初に重要なメールをアーカイブに移動してください。ただし、削除したアイテムは定期的に空にし、アーカイブとして使用しないでください。
競合メールの表示と削除
メールボックス クリーンアップの最後のオプションは、競合メッセージを削除することです。これらは、同じヘッダー情報を持つため、Outlook が既存の電子メールと競合すると判断する電子メールです。通常、これは Exchange サーバーとの一時的な同期の問題が原因であり、これらの電子メールは問題なく削除できるはずです。競合フォルダーに電子メールがあるかどうかを確認するには、[競合サイズの表示] ボタンをクリックして、フィルターされたバージョンの [フォルダー サイズ] ウィンドウを表示します。
そこに電子メールが存在する場合は、[フォルダー サイズ] ウィンドウを閉じて、[メールボックス クリーンアップ] ウィンドウの [削除] ボタンをクリックします。
それがメールボックス クリーンアップ ツールです。特に派手ではありませんが、効果的で便利です。
